Kalender und Verbindungen

Den eigenen Kalender führen, ihn mit Outlook oder Google verbinden und Kontakten von der eigenen Adresse aus schreiben.

Der Kalender befindet sich unter Organisation › Kalender. Die Verbindung mit Microsoft oder Google wird unter Organisation › Verbindungen eingerichtet.

Der Kalender

Jedes Teammitglied sieht und füllt seinen eigenen Kalender. Der Kalender eines Kollegen lässt sich von diesem Bildschirm aus nicht öffnen.

Die Ansichten

• Auf großem Bildschirm: die Woche in sieben Spalten, von Montag bis Sonntag, von 07:00 bis 20:00.
• Auf dem Telefon: eine Liste Tag für Tag. Ein Tag ohne Termin zeigt „Nichts geplant.“ an.
• Um die Woche zu wechseln: Vorige Woche, Diese Woche, Nächste Woche.
• Jeder Termin zeigt an, woher er stammt: „Outlook“, „Google Kalender“ oder „Nur hier“. Solange er noch nicht an Outlook oder Google übertragen wurde, trägt er den Vermerk „wartet auf Versand“.
• Ein importierter ganztägiger Termin zeigt „Ganztägig“ statt der Uhrzeit an.
• Wenn Sie Mitglied mehrerer Agenturen sind, erscheinen Ihre Termine der anderen Agenturen als einfaches Zeitfenster „Belegt“, ohne Titel und Ort, und lassen sich nicht öffnen.
• Ohne verbundenes Konto führt ein Link Outlook oder Google Kalender verbinden zu Verbindungen. Muss ein Konto neu verbunden werden, erscheint der Link „Ein Konto muss neu verbunden werden“.

Einen Termin erstellen

1. Klicken Sie auf Neuer Termin oder auf ein leeres Feld der Woche (Tag und Uhrzeit werden dann übernommen, für eine Stunde).
2. Füllen Sie Titel (Pflichtfeld), Tag, Beginn und Ende aus.
3. Fügen Sie bei Bedarf einen Ort und Notizen hinzu.
4. Lassen Sie das Kästchen Belegt (blockiert dieses Zeitfenster für Besichtigungen) angekreuzt, wenn dieser Zeitraum den Bewerbern nicht angeboten werden soll.
5. Klicken Sie auf Speichern. Die Meldung „Termin erstellt.“ erscheint.

• Es gelten die belgischen Uhrzeiten.
• Der Titel umfasst höchstens 200 Zeichen, der Ort 300, die Notizen 5 000.
• Das Ende muss nach dem Beginn liegen.

Einen Termin ändern oder löschen

1. Klicken Sie auf den Termin: Das Fenster Termin ändern öffnet sich.
2. Ändern Sie die Felder und klicken Sie dann auf Speichern („Termin geändert.“).
3. Um ihn zu löschen, klicken Sie auf Löschen und bestätigen Sie: „Diesen Termin löschen? Er verschwindet auch aus Ihrem Outlook- oder Google-Kalender.“.

Sie können nur Ihre eigenen Termine ändern oder löschen.

Outlook oder Google verbinden

Jeder verbindet seine eigenen Konten, höchstens ein Microsoft-Konto und ein Google-Konto. Eine Verbindung verknüpft zugleich den Kalender und das E-Mail-Postfach.

1. Öffnen Sie Organisation › Verbindungen.
2. Klicken Sie auf der Karte Microsoft 365 / Outlook oder Google (Gmail, Kalender) auf Verbinden.
3. Melden Sie sich bei Microsoft oder Google an und kreuzen Sie alle Berechtigungen an: Kalender, E-Mails senden und lesen.
4. Zurück auf der Seite, warten Sie: „Verbindung läuft… Die Seite aktualisiert sich selbst.“.
5. Die Karte zeigt das Abzeichen „Verbunden“, die Adresse des Kontos und dann „Synchronisiert am“ gefolgt vom Datum (oder „Erste Synchronisierung läuft“).

Die Synchronisierung

• Sie funktioniert in beide Richtungen: Was Sie hier erstellen, ändern oder löschen, geht an Outlook oder Google, und die dort vorgenommenen Änderungen kommen hierher zurück.
• Sie läuft alle 5 Minuten und sofort nach jeder Änderung im Kalender.
• Nur der Hauptkalender des Kontos wird gelesen und gefüllt.
• Bei der ersten Synchronisierung übernimmt die Anwendung die Termine der letzten 30 Tage und des kommenden Jahres.
• Wenn Sie zwei Konten verbunden haben, gehen Ihre hier erstellten Termine an das zuerst verbundene Konto.
• Wenn Sie hier einen Termin ändern, den Sie hier erstellt haben, hat Ihre Änderung Vorrang vor einer gleichzeitigen Änderung in Outlook oder Google.

Wenn ein Konto nicht mehr synchronisiert wird:

• Abzeichen „Neu verbinden“: „Microsoft oder Google akzeptiert den Zugriff nicht mehr (Passwort geändert, Zugriff entzogen). Nichts wird synchronisiert, bis Sie sich neu verbinden.“ Klicken Sie auf Neu verbinden;
• „Die letzte Synchronisierung ist fehlgeschlagen. Sie wird alle 5 Minuten erneut versucht; wenn dies anhält, trennen Sie das Konto und verbinden Sie es neu.“.

Das E-Mail-Postfach

• Nur der Posteingang wird gelesen, ab dem Zeitpunkt der Verbindung: Ältere Nachrichten werden nicht übernommen.
• Nur Nachrichten, die von einem Kontakt Ihrer Agentur gesendet wurden, werden abgerufen. Sie erscheinen auf seinem Datenblatt unter E-Mail-Austausch und sind für das ganze Team lesbar.
• Nachrichten, die Sie direkt aus Outlook oder Gmail senden, werden nicht übernommen.
• Um einem Kontakt von Ihrer eigenen Adresse aus zu schreiben: auf seinem Datenblatt E-Mail-Austausch › Schreiben, wählen Sie bei Bedarf eine Vorlage, füllen Sie Betreff und Nachricht aus und klicken Sie dann auf Senden. Die angezeigte Meldung lautet „Nachricht wird von Ihrer Adresse gesendet.“. Siehe Die Kontakte und Die E-Mail-Vorlagen.
• Ohne verbundenes Konto zeigt das Datenblatt den Link „Verbinden Sie Ihr Postfach, um von hier zu schreiben“ an.

Ein Konto trennen

1. Klicken Sie auf der Karte des Kontos auf Trennen.
2. Bestätigen Sie: „Dieses Konto trennen? Die aus Ihrem Kalender importierten Termine verschwinden hier; hier erstellte Termine bleiben.“.

Die Meldung „Konto getrennt.“ erscheint. Die in ImmoBooking erstellten Termine bleiben erhalten, markiert mit „Nur hier“. Eine neue Verbindung beginnt wieder mit einer vollständigen Synchronisierung.