Aufgaben und Nachfassen
Die eigenen Aufgaben und die des Teams verfolgen, Aufgaben von Hand anlegen und die automatischen Erinnerungen einstellen.
Die Aufgaben befinden sich unter Organisation › Aufgaben. Die Erinnerungen werden unter Organisation › Nachfassen eingestellt.
Die Aufgabenliste
Das ganze Team hat Zugriff auf die Aufgaben der Agentur.
- Wählen Sie Meine Aufgaben oder Ganzes Team.
- Wählen Sie Zu erledigen oder Erledigt.
- Die zu erledigenden Aufgaben sind nach Fälligkeit sortiert, die nächstliegende zuerst; Aufgaben ohne Fälligkeit stehen am Ende.
- Die erledigten Aufgaben sind von der neuesten zur ältesten sortiert.
- Die Liste zeigt höchstens 200 Aufgaben.
| Spalte | Was sie zeigt |
|---|---|
| Aufgabe | die Bezeichnung, mit dem Abzeichen „Automatisch“ für eine von der Anwendung angelegte Aufgabe und „Vorrangig“ für eine dringende Aufgabe |
| Immobilie | die Adresse der Immobilie, mit einem Link zum Auftrag oder zum Mietvertrag |
| Fällig | das Datum, mit dem Abzeichen „Überfällig“, wenn es überschritten ist |
| Verantwortlich | die mit der Aufgabe betraute Person; ändern Sie sie in der Liste, um neu zuzuweisen („Aufgabe neu zugewiesen.“) |
- Als erledigt markieren schließt die Aufgabe („Aufgabe erledigt.“).
- Wieder öffnen setzt sie wieder auf zu erledigen („Aufgabe wieder geöffnet.“).
- Jedes Teammitglied kann jede Aufgabe der Agentur neu zuweisen, schließen oder wieder öffnen.
Eine Aufgabe von Hand anlegen
- Klicken Sie auf Neue Aufgabe.
- Füllen Sie die Bezeichnung aus (Pflichtfeld).
- Wählen Sie bei Bedarf ein Fälligkeitsdatum.
- Wählen Sie den Verantwortlichen (standardmäßig Sie selbst; ein aktives Mitglied der Agentur).
- Klicken Sie auf Aufgabe anlegen. Die Meldung „Aufgabe angelegt.“ erscheint.
Die automatischen Aufgaben
Die Anwendung legt selbst Aufgaben an, mit dem Abzeichen „Automatisch“.
| Woher sie kommt | Angezeigte Bezeichnung |
|---|---|
| Ein fehlendes Dokument in der Akte eines Auftrags | „Beschaffen:“, gefolgt vom Dokument |
| Eine über das Portal eingegangene Kontaktanfrage | „… antworten“, mit dem Namen davor |
| Eine Bewertungsanfrage eines Verkäufers | „Bewertung für“, gefolgt vom Namen |
| Der Verlauf eines Auftrags | „Vor dem … entscheiden: den Auftrag verlängern oder widersprechen“, „Der Auftrag läuft am … ab“, „Dem Auftraggeber die informierten Interessenten mitteilen, spätestens am …“ |
| Ein unterzeichneter Mietvertrag | die Registrierung des Mietvertrags, die Mietkaution, die Übergabeprotokolle, die Indexierung, die Nebenkostenabrechnung, das Ende des Mietvertrags… |
| Eine unbezahlte Miete | „Mahnung: Miete für … (Einschreiben zu versenden)“ |
| Eine Erinnerung | „Nachfassen: … (Erinnerung n)“, siehe unten |
- Eine Aufgabe „Beschaffen:“ wird dem Makler des Auftrags zugewiesen, mit einer Fälligkeit in 7 Tagen. Sie schließt sich von selbst, wenn das Dokument „Erhalten“ oder „Nicht zutreffend“ ist oder eine Datei hochgeladen wird. Sie öffnet sich wieder, wenn das Dokument erneut fehlt.
- Eine Aufgabe eines Mietvertrags wird 7 Tage vor ihrer Fälligkeit „Vorrangig“.
Die Erinnerungen
Eine Erinnerung ist eine Aufgabe, die bei der verantwortlichen Person erscheint, wenn eine Arbeit ansteht. Es wird keine E-Mail gesendet.
Das ganze Team kann die Einstellungen lesen; nur ein Mitglied mit dem Recht „Arbeitseinstellungen“ kann sie ändern (standardmäßig der Administrator und der Manager).
| Abfolge | Wann sie ausgelöst wird | Anfangseinstellung |
|---|---|---|
| Lead ohne Antwort | eine über das Portal eingegangene Anfrage, deren Aufgabe „… antworten“ noch zu erledigen ist | aktiv, 1. Erinnerung nach 1 Tag, dann alle 2 Tage, 2 Erinnerungen |
| Besichtigung ohne Bericht | eine bestätigte Besichtigung, die seit weniger als 60 Tagen vorbei ist und deren Bericht nicht freigegeben ist (außer wenn der Interessent als abwesend markiert ist) | aktiv, 1. Erinnerung nach 1 Tag, dann alle 2 Tage, 2 Erinnerungen |
| Fehlendes Dokument | eine noch zu erledigende Aufgabe „Beschaffen:“ | aktiv, 1. Erinnerung nach 7 Tagen, dann alle 7 Tage, 3 Erinnerungen |
Eine Abfolge einstellen
- Öffnen Sie Organisation › Nachfassen.
- Kreuzen Sie auf der Karte der Abfolge Aktiv an oder ab.
- Stellen Sie Erste Erinnerung nach (Tagen) (0 bis 60), Dann alle (Tage) (1 bis 60) und Anzahl der Erinnerungen (1 bis 5) ein.
- Klicken Sie auf Speichern. Die Meldung „Nachfassen gespeichert.“ erscheint.
Was danach geschieht:
- die Erinnerungen werden jede Stunde berechnet;
- jede Erinnerung ist eine Aufgabe mit Fälligkeit am selben Tag, die nur einmal angelegt wird; die letzte der Reihe ist „Vorrangig“;
- sie geht an den Verantwortlichen der ursprünglichen Aufgabe oder Besichtigung; ist dieser nicht mehr aktiv, an den dienstältesten aktiven Administrator;
- sobald die Arbeit erledigt ist (ursprüngliche Aufgabe erledigt, Anfrage bearbeitet, Bericht freigegeben, Dokument erhalten), schließen sich die noch offenen Erinnerungen von selbst;
- eine abgewählte Abfolge legt keine Erinnerung mehr an.