Einen Auftrag anlegen

Einen Verkaufs- oder Vermietungsauftrag eröffnen, ihn Schritt für Schritt ausfüllen, dann die Übersicht durchgehen und das PDF-Dokument erstellen.

Die Aufträge befinden sich im Menü Immobilien und Aufträge › Aufträge. Ein Auftrag ist entweder ein Verkauf oder eine Vermietung; bei einer Vermietung sprechen die Bildschirme von Vermieter, Miete und Honorar.

Wer was tun darf

• Administrator, Manager und Makler eröffnen, füllen aus, lassen unterzeichnen und schließen die Aufträge ab. Ein besonderes Recht ist nicht erforderlich.
• Ein Makler sieht alle Aufträge der Agentur, nicht nur seine eigenen, und kann alle ändern.
• Der Makler des Auftrags ist die Person, die ihn anlegt. Er lässt sich danach nicht ändern.
• Nur der Administrator füllt Meine Agentur aus: die rechtlichen Angaben der Agentur (Unternehmensnummer, IPI, Versicherung), die in den Auftrag übernommen werden.
• Jeder Schritt (Anlage, geändertes Feld, geöffneter Schritt, Dokument, Unterzeichnung) wird mit seinem Urheber im Prüfprotokoll des Auftrags eingetragen. Dieses Protokoll lässt sich weder ändern noch löschen.

Die Liste der Aufträge

Die Seite Aufträge zeigt eine Tabelle:

• Die Aufträge sind vom zuletzt geänderten zum ältesten sortiert.
• Klicken Sie auf eine Zeile, um den Auftrag zu öffnen.
• Die Liste hat weder Filter noch Folgeseiten: Sie zeigt die 50 zuletzt geänderten Aufträge.

Einen neuen Auftrag eröffnen

Aus der Liste

1. Klicken Sie auf Neuer Auftrag.
2. Wählen Sie bei der Frage „Was vertraut Ihnen der Eigentümer an?“ Verkauf oder Vermietung (Verkauf ist vorausgewählt).
3. Geben Sie unter Kontakt suchen mindestens 2 Zeichen des Namens des Verkäufers (oder Vermieters) ein.
4. Klicken Sie auf den gefundenen Kontakt. Existiert er noch nicht, klicken Sie auf Kontakt „…“ anlegen: Er wird mit dem eingegebenen Namen angelegt („Marie Dupont“ ergibt den Vornamen Marie und den Nachnamen Dupont).

Aus der Karte eines Kontakts

Klicken Sie auf der Karte des Kontakts auf Auftrag öffnen. Der Auftrag wird als Verkauf eröffnet, mit diesem Kontakt als erstem Verkäufer.

Aus einem Privatverkäufer

Klicken Sie unter Kundenbeziehung › Privatverkäufer bei der erhaltenen Schätzung auf Auftrag erstellen. Der Auftrag wird als Verkauf eröffnet und übernimmt die Merkmale der Immobilie, den Preis und den Energieausweis PEB, die die Privatperson eingegeben hatte. Existiert der Auftrag bereits, wird die Schaltfläche zu Auftrag öffnen. Siehe Die Privatverkäufer.

Was danach geschieht, in allen drei Fällen:

• der Auftrag wird mit dem Status „Entwurf“ angelegt, mit dem gewählten Kontakt als erstem Verkäufer;
• der Auftragsassistent öffnet sich bei Schritt 1;
• ein Ereignis „Auftrag“ erscheint im Verlauf des Kontakts;
• bei einer Vermietung wird das Honorar „In Monatsmieten“ vorgeschlagen.

Der Assistent in sechs Schritten

• Jedes Feld wird von selbst gespeichert, sobald Sie es verlassen. Es gibt keine Schaltfläche „Speichern“. Oben auf dem Bildschirm lesen Sie „Wird gespeichert…“, dann „Gespeichert“ oder „Nicht gespeichert — erneut versuchen“.
• Ein Schritt öffnet sich nur, wenn alle vorherigen Schritte vollständig sind. Ein gesperrter Schritt trägt ein Schloss und den Hinweis „Vervollständigen Sie zuerst Schritt n.“. Ein vollständiger Schritt trägt ein Häkchen.
• Wechseln Sie mit Vorheriger Schritt und Nächster Schritt von einem Schritt zum anderen. Nächster Schritt bleibt ausgegraut, solange der aktuelle Schritt unvollständig ist.
• Unten in jedem Schritt listet der Kasten „Um zum nächsten Schritt zu gelangen“ genau auf, was fehlt.
• Wenn Sie einen Auftrag erneut öffnen, öffnet sich der Assistent beim ersten unvollständigen Schritt.
• Sobald der Auftrag „In Unterzeichnung“ oder „Unterzeichnet“ ist, sind die Schritte 1 bis 5 schreibgeschützt (siehe Den Auftrag unterzeichnen).

Schritt 1 — Agentur und Verkäufer

Die Agentur und der Makler

Die Karte Agentur übernimmt Firmenname, Adresse, Unternehmensnummer, IPI, Berufshaftpflicht und Kaution der Agentur. Fehlt etwas, erscheint die Meldung „Rechtliche Angaben der Agentur unvollständig: … Sie werden für die Ausstellung des Auftrags benötigt.“. Der Administrator sieht den Link In Meine Agentur ergänzen. Siehe Meine Agentur.

Die Karte Makler zeigt den Namen des Maklers des Auftrags und seine IPI-Nummer oder „nicht angegeben“.

Die Verkäufer

Eine Karte pro Verkäufer. Oben auf der Karte die Liste dessen, was noch fehlt.

• Natürliche Person: Vorname, Nachname, Geburtsdatum, Adresse, Postleitzahl, Ort, E-Mail-Adresse (gültig), Telefon und Familienstand sind Pflicht. Ist der Familienstand „Verheiratet“, ist auch der Güterstand Pflicht. Geburtsort und Personalausweisnummer sind freiwillig.
• Juristische Person: Firmenname und Unternehmensnummer (ZDU) sind Pflicht, und ihr Bevollmächtigter Vertreter muss benannt werden.
• Rechte an der Immobilie: Recht an der Immobilie (Volleigentum, Bloßes Eigentum oder Nießbrauch) und Anteil (zum Beispiel 1, 1/2 oder 1/3).
• Ist der Verkäufer im gesetzlichen Güterstand verheiratet: Beantworten Sie „Gehört die Immobilie zum gemeinsamen Vermögen des Paares?“.
• Ist der Verkäufer verheiratet oder gesetzlich zusammenwohnend: Kreuzen Sie bei Bedarf Es ist die Familienwohnung des Verkäufers an und benennen Sie den Ehepartner oder gesetzlich Zusammenwohnenden (mit seiner E-Mail-Adresse).

Um einen Miteigentümer hinzuzufügen, klicken Sie auf Verkäufer hinzufügen und suchen oder erstellen Sie den Kontakt. Um einen zu entfernen, klicken Sie auf Diesen Verkäufer entfernen (nicht möglich, wenn nur ein Verkäufer übrig ist). Datensatz ansehen öffnet die Kontaktkarte.

Die erforderlichen Unterzeichner

Die Karte Erforderliche Unterzeichner füllt sich von selbst: Sie wird nicht eingegeben. Die Anwendung trägt dort ein:

• jeden Inhaber eines Rechts an der Immobilie;
• bei einer Gesellschaft ihren bevollmächtigten Vertreter;
• den Ehepartner, wenn der Verkäufer in allgemeiner Gütergemeinschaft verheiratet ist, oder im gesetzlichen Güterstand, wenn die Immobilie gemeinsames Vermögen ist;
• den Ehepartner oder gesetzlich Zusammenwohnenden, wenn die Immobilie die Familienwohnung ist.

Jeder Unterzeichner wird mit seiner E-Mail und dem Grund seiner Unterschrift angezeigt („Eigentümer“, „Nießbraucher“, „Ehepartner — Familienwohnung“…).

Um zu Schritt 2 zu gelangen

• mindestens ein Verkäufer, und jeder Verkäufer vollständig;
• die Anteile decken die gesamte Immobilie ab (zum Beispiel zweimal 1/2, oder ein Nießbrauch und ein bloßes Eigentum);
• jeder Unterzeichner hat eine gültige E-Mail-Adresse.

Schritt 2 — Die Immobilie

1. Geben Sie unter Adresse der Immobilie die Postleitzahl und dann den Anfang der Straße ein: Wählen Sie die vorgeschlagene Adresse (sie stammt aus den amtlichen belgischen Registern). Ergänzen Sie Hausnummer und bei Bedarf Briefkasten.
2. Erscheint ein Vorschlag „Parzelle im Kataster gefunden: …“, klicken Sie auf Übernehmen, um den Kataster auszufüllen. Sie können Gemarkung, Flur, Parzelle und Katastereinkommen (€) auch von Hand eingeben.
3. Wählen Sie die Art der Immobilie: Haus, Wohnung, Grundstück, Renditeobjekt, Gewerbe, Büro, Garage oder Sonstiges. Sie können das Datum der Erwerbsurkunde und den Notar der Urkunde vermerken.
4. Geben Sie die Nutzung an: Frei, Vom Eigentümer bewohnt oder Vermietet (in diesem Fall Mietbeginn, Mietende und Monatsmiete).

• Eine aus den Vorschlägen gewählte Adresse trägt das Abzeichen „Amtliche Adresse“ und die Region der Immobilie („Wallonien“, „Brüssel-Hauptstadt“, „Flandern“). Eine von Hand nachbearbeitete Adresse verliert dieses Abzeichen.
• Um zu Schritt 3 zu gelangen: Straße, Hausnummer, Postleitzahl, Ort und Art der Immobilie.

Schritt 3 — Beschreibung

Pflicht: Wohnfläche (m²), Schlafzimmer und Allgemeiner Zustand (Neu, Ausgezeichnet, Gut, Aufzufrischen, Zu renovieren, Abrissreif).

Der Rest ist freiwillig: Grundstücksfläche, Flächen je Raum (Raum hinzufügen), Badezimmer, WCs, Etagen, Bau- und Renovierungsjahr, Heizung und Dämmung, Garten und Terrasse, Garagen und Stellplätze, Küche und Ausstattung.

Das Feld Beschreibung wird in der Sprache des Verkäufers verfasst; geben Sie diese unter Sprache der Beschreibung an. Dieser Text und diese Sprache dienen danach als Grundlage für das Inserat.

Schritt 4 — Dokumente

Die Liste der rechtlichen Dokumente richtet sich nach der Region der Immobilie, die aus der Postleitzahl abgeleitet wird. Ist sie falsch, korrigieren Sie die Region in der Karte Rechtliche Dokumente.

1. Wählen Sie für jedes Dokument seinen Stand: Beizubringen, Angefordert, Erhalten oder Nicht zutreffend.
2. Laden Sie die Datei mit Datei hochladen hoch (PDF oder Foto, höchstens 20 MB).
3. Füllen Sie für den Energieausweis Energieklasse, Verbrauch (kWh/m².Jahr), Nummer des Ausweises und Gültig bis aus.

• Bei einer Vermietung wird nur der Energieausweis verlangt.
• Jedes noch beizubringende Dokument wird zu einer Aufgabe, eine einzige pro Dokument. Die Anzahl der offenen Aufgaben wird in der Karte angezeigt.
• Ein Dokument, dessen Gültigkeit in weniger als 30 Tagen endet, trägt „Läuft bald ab“, dann „Abgelaufen“.
• Um zu Schritt 5 zu gelangen: Der Energieausweis (PEB, oder EPC in Flandern) muss mindestens Angefordert sein. „Nicht zutreffend“ genügt nicht.

Schritt 5 — Bedingungen

Der Auftrag und der Preis

• Art des Auftrags: Exklusiv (Standard) oder Nicht exklusiv.
• Laufzeit (Monate): von 1 bis 60. Beginn. Ort der Unterzeichnung (leer: der Ort der Agentur).
• Angebotspreis (€) (Vermietung: Monatsmiete ohne Nebenkosten (€)).
• Verhandlungsspielraum (€): Er bleibt vertraulich und erscheint in keinem dem Verkäufer übergebenen Dokument und in keiner Veröffentlichung.
• Bei einer Vermietung: Nebenkosten (Vorschuss (mit jährlicher Abrechnung) oder Pauschale) und Monatliche Nebenkosten (€).

Geben Sie die Beträge wie „345 000“ oder „12 523,50“ ein.

Die Mietbedingungen (nur Vermietung)

• Vorgeschlagene Art des Mietvertrags: Hauptwohnsitz, Kurze Dauer, Studierende oder Wohngemeinschaft (keine Wohngemeinschaft in Flandern).
• Mietkaution (Monatsmieten): Der Bildschirm erinnert an die für die Region der Immobilie geltende Obergrenze.
• Verfügbar ab und in Brüssel die Referenzmiete (Brüssel).
• Kästchen Möbliert, Die Agentur verwaltet auch die vermietete Immobilie (Mietverwaltung) und Der Vermieter bestätigt den Bewerber selbst.

Die Provision

1. Wählen Sie die Art der Provision: Prozentsatz des Preises oder Pauschale (bei einer Vermietung: In Monatsmieten oder Pauschale).
2. Geben Sie den Satz (%), die Pauschale (€) oder das Honorar (Monate) ein.
3. Kreuzen Sie Betrag inkl. MwSt. eingegeben an, wenn Ihr Betrag die MwSt. enthält.

Der Bildschirm berechnet den Betrag ohne MwSt. und inkl. MwSt. (MwSt. 21 %). Ein Prozentsatz liegt nicht über 100 %, und das Vermietungshonorar liegt nicht über 12 Monatsmieten.

Laufzeit, Verlängerung, Kündigung

• Widerspruchsfrist (Monate) (Standard 1) und Kündigungsfrist nach Verlängerung (Monate) (Standard 2). Der Bildschirm berechnet das Ende des Auftrags und den Letzten Tag für den Widerspruch gegen die Verlängerung (einschließlich).
• Kündigung und Entschädigungen: Die Prozentsätze und Fristen werden vorgeschlagen; ändern Sie sie bei Bedarf.

Werbung, Dokumente und Einwilligungen

• Vereinbarte Werbeträger: Kreuzen Sie die mit dem Verkäufer vereinbarten Kanäle an (Immoweb, Immovlan, Zimmo, ImmoBooking, Website der Agentur, soziale Medien, Schild, Käuferkartei, Schaufenster).
• Verkaufsunterlagen (Artikel 5): Geben Sie für jedes Dokument aus Schritt 4 an, ob es Beschafft durch Der Makler oder Der Auftraggeber wird. Ist es der Makler, geben Sie die Kosten inkl. MwSt. (€) an und kreuzen Sie Ausdrückliche Zustimmung des Auftraggebers an.
• Verkaufsbedingungen: vereinbarte Bedingungen, Kosten zulasten des Verkäufers, Übergabe der Schlüssel.
• Einwilligungen: Die drei Kästchen sind Pflicht — allgemeine Geschäftsbedingungen akzeptiert, vorvertragliche Informationen übergeben, Information über die personenbezogenen Daten.

Um zu Schritt 6 zu gelangen

• der Preis (oder die Miete), die Provision, die Laufzeit und das Beginndatum;
• die drei Einwilligungen angekreuzt;
• bei einer Vermietung zusätzlich: die Nebenkosten, eine in der Region mögliche Art des Mietvertrags, eine Kaution innerhalb der Obergrenze.

Die Übersicht und das PDF-Dokument

Wenn die Schritte 1 bis 5 vollständig sind, zeigt der Assistent „Der Auftrag ist vollständig: Gehen Sie die Übersicht mit dem Verkäufer durch und erstellen Sie das Dokument.“.

1. Klicken Sie auf Übersicht ansehen.
2. Gehen Sie mit dem Verkäufer durch: die Parteien, die Unterzeichner, die Immobilie, die Laufzeit und ihre Daten, den Preis und die Provision, die Entschädigungen, die Werbung, die Dokumente, die Bedingungen und das Prüfprotokoll. Der Verhandlungsspielraum erscheint dort nicht.
3. Klicken Sie auf PDF erstellen.
4. Warten Sie auf „Dokument bereit (Text …).“ und klicken Sie dann auf PDF öffnen, um es zu prüfen.

Was danach geschieht:

• der Auftrag erhält seine Referenz in der Form „IB-AAAA-NNNN“;
• das Dokument wird bei den Dokumenten der Immobilie abgelegt. Wenn Sie den Auftrag korrigieren und dann auf Erneut erstellen klicken, wird eine neue Version hinzugefügt: Die alte wird nicht überschrieben;
• Schritt 6 ermöglicht dann, den Auftrag zur Unterzeichnung zu senden (siehe Den Auftrag unterzeichnen).