Die E-Mail-Vorlagen
Muster-E-Mails für die ganze Agentur vorbereiten und sie nutzen, um einem Kontakt zu schreiben.
Die Vorlagen befinden sich unter Organisation › E-Mail-Vorlagen.
Wer was tun darf
- Das ganze Team liest die Vorlagen und nutzt sie.
- Nur ein Mitglied mit dem Recht „Arbeitseinstellungen“ legt sie an, ändert oder löscht sie (standardmäßig der Administrator und der Manager). Ohne dieses Recht sind weder die Schaltfläche Neue Vorlage noch die Karten anklickbar.
Eine Vorlage anlegen
- Klicken Sie auf Neue Vorlage.
- Füllen Sie den Namen aus (Pflichtfeld, höchstens 80 Zeichen).
- Wählen Sie die Sprache: FR, NL, EN oder DE (standardmäßig FR).
- Füllen Sie den Betreff aus (Pflichtfeld, höchstens 300 Zeichen).
- Schreiben Sie den Text (Pflichtfeld, höchstens 20 000 Zeichen).
- Klicken Sie auf Speichern. Die Meldung „Vorlage gespeichert.“ erscheint.
Die Schaltfläche Speichern bleibt ausgegraut, solange der Name, der Betreff oder der Text leer ist.
- Zwei Vorlagen derselben Sprache können nicht denselben Namen tragen: „Eine Vorlage mit diesem Namen gibt es in dieser Sprache bereits.“.
- Für denselben Brief in mehreren Sprachen legen Sie eine Vorlage pro Sprache an.
Die automatisch ausgefüllten Felder
Schreiben Sie sie unverändert, einschließlich der geschweiften Klammern, in den Betreff oder den Text.
| Feld | Ersetzt durch |
|---|---|
{prenom} | den Vornamen des Kontakts |
{nom} | den Nachnamen des Kontakts |
{agent} | den Namen der Person, die schreibt |
{agence} | den Namen der Agentur |
Ein anderes Wort in geschweiften Klammern bleibt in der E-Mail unverändert.
Eine Vorlage ändern oder löschen
- Klicken Sie auf die Karte der Vorlage: Das Fenster Vorlage ändern öffnet sich.
- Ändern Sie die Felder und klicken Sie dann auf Speichern.
- Um sie zu löschen, klicken Sie auf Löschen und bestätigen Sie „Diese Vorlage löschen?“.
Eine Vorlage nutzen
Die Vorlagen dienen dazu, einem Kontakt von Ihrer eigenen Adresse aus zu schreiben. Dazu müssen Sie zuerst Ihr Outlook- oder Gmail-Postfach verbunden haben (siehe Kalender und Verbindungen).
- Öffnen Sie das Datenblatt des Kontakts, Block E-Mail-Austausch.
- Klicken Sie auf Schreiben.
- Wählen Sie unter Vorlage eine Vorlage (oder Ohne Vorlage). Alle Vorlagen der Agentur werden angeboten, sprachübergreifend, jeweils mit Angabe ihrer Sprache.
- Betreff und Nachricht werden mit den Daten des Kontakts ausgefüllt. Korrigieren Sie sie bei Bedarf.
- Klicken Sie auf Senden.