Les modèles de courriels
Préparer des courriels types pour toute l'agence et s'en servir pour écrire à un contact.
Les modèles se trouvent dans Organisation › Modèles de courriels.
Qui peut faire quoi
- Toute l'équipe lit les modèles et s'en sert.
- Seul un membre qui a le droit « Réglages de travail » les crée, les modifie ou les supprime (par défaut l'administrateur et le manager). Sans ce droit, ni le bouton Nouveau modèle ni les cartes ne sont cliquables.
Créer un modèle
- Cliquez sur Nouveau modèle.
- Remplissez le Nom (obligatoire, 80 caractères au plus).
- Choisissez la Langue : FR, NL, EN ou DE (FR par défaut).
- Remplissez le Sujet (obligatoire, 300 caractères au plus).
- Écrivez le Texte (obligatoire, 20 000 caractères au plus).
- Cliquez sur Enregistrer. Le message « Modèle enregistré. » s'affiche.
Le bouton Enregistrer reste grisé tant que le nom, le sujet ou le texte est vide.
- Deux modèles de la même langue ne peuvent pas porter le même nom : « Un modèle de ce nom existe déjà dans cette langue. ».
- Pour une même lettre en plusieurs langues, créez un modèle par langue.
Les champs remplis automatiquement
Écrivez-les tels quels, accolades comprises, dans le sujet ou le texte.
| Champ | Remplacé par |
|---|---|
{prenom} | le prénom du contact |
{nom} | le nom du contact |
{agent} | le nom de la personne qui écrit |
{agence} | le nom de l'agence |
Un autre mot entre accolades reste tel quel dans le courriel.
Modifier ou supprimer un modèle
- Cliquez sur la carte du modèle : la fenêtre Modifier le modèle s'ouvre.
- Changez les champs, puis cliquez sur Enregistrer.
- Pour l'effacer, cliquez sur Supprimer et confirmez « Supprimer ce modèle ? ».
Se servir d'un modèle
Les modèles servent à écrire à un contact depuis votre propre adresse. Il faut d'abord avoir relié votre boîte Outlook ou Gmail (voir Agenda et connexions).
- Ouvrez la fiche du contact, bloc Échanges par e-mail.
- Cliquez sur Écrire.
- Dans Modèle, choisissez un modèle (ou Sans modèle). Tous les modèles de l'agence sont proposés, toutes langues confondues, avec leur langue indiquée.
- Le Sujet et le Message se remplissent avec les données du contact. Corrigez-les si besoin.
- Cliquez sur Envoyer.