Les contacts

Chercher, créer et tenir à jour les fiches de contact, fusionner les doublons, écrire par e-mail et répondre aux demandes RGPD.

Menu, groupe Relation client, rubrique Contacts. L'administrateur, le manager et l'agent voient tous les contacts de l'agence : il n'y a pas de filtre « mes contacts ».

Chercher un contact

• Rechercher : nom, prénom, dénomination, e-mail, téléphone ou localité, sans tenir compte des accents ni des majuscules. Un numéro partiel suffit : « 0470 12 » trouve 0470123456.
• Rôles : Propriétaire, Candidat acquéreur, Candidat locataire, Prestataire, Apporteur. Un contact sort s'il a au moins un des rôles choisis.
• Trier : Par nom (par défaut) ou Les plus récents (dernière modification d'abord).

La liste montre 50 contacts par page. Un clic sur une ligne ouvre la fiche. Les filtres restent dans l'adresse de la page : un lien partagé montre la même liste.

Créer un contact

1. Cliquez sur Nouveau contact.
2. Choisissez le Type : Personne physique ou Personne morale, et la Langue du contact.
3. Remplissez au moins le Nom. Pour une personne morale, la Dénomination est aussi obligatoire.
4. Cochez ses Rôles, puis complétez ce que vous savez : Adresse e-mail, Téléphone, adresse, Source. Pour une personne physique : Date de naissance, État civil (et Régime matrimonial si « Marié »), Lieu de naissance, N° de carte d'identité.
5. Cliquez sur Créer le contact.

Le message « Contact créé. » s'affiche et la fiche s'ouvre.

La fiche d'un contact

Identité et coordonnées

Modifiez les champs, puis cliquez sur Enregistrer (le bouton s'active dès qu'un champ change). Message : « Contact enregistré. »

L'enregistrement ne refuse que les problèmes nouveaux : une fiche déjà incomplète se corrige champ par champ, sans devoir tout remplir d'un coup.

Notes

Écrivez dans Nouvelle note (5 000 caractères au plus), puis cliquez sur Ajouter la note. Chaque note garde sa date, son heure et son auteur.

Consentements

1. Ouvrez Enregistrer un consentement.
2. Choisissez la Finalité : Être recontacté pour d'autres biens, Recevoir la lettre d'information ou Partage avec les partenaires (notaire, banque…).
3. Indiquez Accordé ou Refusé ou retiré.
4. Remplissez Comment il a été recueilli (obligatoire).
5. Cliquez sur Enregistrer un consentement.

La fiche affiche le dernier état de chaque finalité. Rien n'est écrasé : l'historique complet est gardé.

Liens entre contacts

1. Ouvrez Ajouter un lien.
2. Dans Avec, tapez au moins 2 caractères et choisissez le contact.
3. Choisissez la Nature du lien : Conjoint, Co-indivisaire, Représentant ou Autre lien.
4. Cliquez sur Ajouter un lien.

Retirer le lien le supprime.

Coffre de documents

Les pièces de la personne : identité, preuve d'adresse… Les fichiers ne sont jamais publics.

1. Choisissez le Type de document : Pièce d'identité, Preuve d'adresse ou Autre document.
2. Cliquez sur Ajouter un document.
3. Sur la carte créée, cliquez sur Déposer un fichier, et indiquez si besoin Valable jusqu'au.

Historique

Les 200 derniers événements de la fiche (création, modifications, notes, liens, consentements, fusion, export, opposition, mandat ouvert), avec leur date et leur auteur.

Ouvrir un mandat

Ouvrir un mandat, en haut de la fiche, crée un mandat de vente en brouillon avec ce contact comme vendeur, puis l'ouvre. Voir Créer un mandat.

Écrire au contact par e-mail

Le bloc Échanges par e-mail, sous la fiche, montre les e-mails envoyés depuis l'application et ceux reçus dans les boîtes connectées des agents, rattachés par l'adresse du contact. Toute l'équipe les voit.

1. Cliquez sur Écrire.
2. Choisissez un Modèle si vous voulez : il remplit le prénom, le nom, votre nom et celui de l'agence.
3. Remplissez Sujet et Message.
4. Cliquez sur Envoyer.

• Le message part depuis votre propre boîte e-mail. Message : « Message en cours d'envoi depuis votre adresse. »
• Sans boîte connectée, le lien Connectez votre boîte pour écrire d'ici mène à Connexions (voir Agenda et connexions).
• Un contact sans adresse e-mail affiche « Ce contact n'a pas d'adresse e-mail. »
• Un envoi raté porte le badge « Échec ».

Fusionner deux doublons

1. Dans la liste, cochez exactement deux contacts.
2. Cliquez sur Fusionner les deux contacts choisis.
3. Vérifiez quel contact est « Contact gardé » et lequel est « Fusionné et supprimé ». Inverser échange les deux.
4. Pour chaque information remplie différemment des deux côtés, choisissez la valeur à garder.
5. Cochez Je comprends que la fusion est définitive.
6. Cliquez sur Fusionner.

Ce qui se passe ensuite :

• un champ vide d'un côté prend la valeur de l'autre ; les rôles s'additionnent ; une opposition à la prospection vaut pour les deux ;
• l'identité civile (naissance, état civil, régime, carte d'identité) n'est pas proposée au choix : le contact gardé garde la sienne et ne complète que ce qui lui manque ;
• les notes, consentements, liens, l'historique et les rattachements aux mandats passent sur le contact gardé ;
• l'autre fiche est supprimée. La fusion ne se défait pas.

Données personnelles (RGPD)

Le bloc Données personnelles (RGPD) de la fiche répond aux demandes de la personne.