La fin du bail
Enregistrer un congé, noter la remise des clés, libérer la garantie, remettre l'annonce en ligne et gérer le départ d'un colocataire.
Ces cartes se trouvent sur la fiche d'un bail signé : Biens et mandats › Baux, puis cliquez sur le bail. Cartes Congés, Sortie et garantie et Relocation et colocation.
Enregistrer un congé
- Choisissez Qui donne congé : Le bailleur ou Le preneur.
- Choisissez le Motif.
- Remplissez la Date de notification (au plus 30 jours après aujourd'hui).
- Choisissez Comment : Lettre recommandée, Exploit d'huissier, Remise en main propre ou Autre.
- Remplissez les champs propres au motif, s'il y en a.
- Lisez la simulation : Préavis (durée et point de départ), Fin du bail, Indemnité.
- Cliquez sur Enregistrer le congé et préparer la lettre (congé du bailleur) ou Enregistrer le congé reçu (congé du preneur).
| Qui | Motifs proposés |
|---|---|
| Le bailleur | Occupation personnelle, Travaux, Sans motif (avec indemnité), À l'échéance du bail |
| Le preneur | À tout moment, Contre-préavis, À l'échéance du bail, Fin des études |
Champs propres au motif :
- occupation personnelle : Qui occupera le logement (nom, lien de parenté) et la case Parent au troisième degré ;
- bail étudiant, congé du preneur : la case Exception prouvée (échec, refus d'inscription, abandon, décès d'un parent, cession acceptée).
Ce qui se passe ensuite :
- le congé est figé et apparaît dans l'historique Congés : « notifié le {date}, fin le {date} », avec l'indemnité ;
- l'échéancier des loyers s'arrête à la fin du bail ;
- les rappels sont posés, dont « Faire l'état des lieux de sortie » 30 jours avant la fin ;
- pour un congé du bailleur, une lettre PDF est produite dans la langue du premier preneur, rangée dans les documents du bien et dans l'espace locataire. Elle apparaît sous le lien La lettre ;
- la carte affiche « Le bail prend fin le {date}. ».
- Chaque partie ne peut avoir qu'un congé actif : « Cette partie a déjà donné un congé : annulez-le d'abord s'il est à refaire. »
- Annuler garde le congé dans l'historique, marqué « annulé », et rallonge l'échéancier.
Les règles appliquées
Le préavis commence le premier jour du mois qui suit la notification et finit la veille du même jour, N mois plus tard. Par exemple : notifié le 15/03, préavis de 3 mois, du 01/04 au 30/06. La fin ne dépasse jamais la fin du bail.
L'application range le bail dans un régime : Étudiant pour un bail étudiant ; Courte durée pour un bail de courte durée ou de 36 mois au plus ; Neuf ans sinon. L'indemnité se calcule sur le loyer en vigueur à la date de notification, indexations comprises.
| Régime | Congé | Préavis | Indemnité |
|---|---|---|---|
| Neuf ans, courte durée | bailleur, à l'échéance | 6 mois (neuf ans), 3 mois (courte durée) ; fin à l'échéance | aucune |
| Neuf ans, courte durée | preneur, à l'échéance | 3 mois ; fin à l'échéance | aucune |
| Neuf ans | preneur, à tout moment | 3 mois | 3 mois de loyer si la fin tombe la 1re année, 2 mois la 2e, 1 mois la 3e, rien ensuite |
| Neuf ans | preneur, contre-préavis (après un congé du bailleur enregistré) | 1 mois | aucune |
| Neuf ans | bailleur, occupation personnelle | 6 mois, à tout moment ; pour un parent au 3e degré, fin au plus tôt à la fin du 1er triennat | aucune |
| Neuf ans | bailleur, travaux | 6 mois ; Flandre : fin au plus tôt à la fin du 1er triennat ; Bruxelles, Wallonie : fin à l'expiration du 1er ou du 2e triennat | aucune |
| Neuf ans | bailleur, sans motif | 6 mois ; fin à l'expiration du 1er ou du 2e triennat | 9 mois (1er triennat) ou 6 mois (2e), dus par le bailleur |
| Courte durée | preneur, à tout moment | 3 mois | Bruxelles, Wallonie : 1 mois ; Flandre : 1,5 mois la 1re année, 1 mois la 2e, 0,5 mois la 3e |
| Courte durée | bailleur, occupation personnelle (Bruxelles, Wallonie) | 3 mois, notifié après la 1re année | 1 mois, dû par le bailleur |
| Étudiant, Bruxelles | preneur, à tout moment | 2 mois | aucune |
| Étudiant, Bruxelles | bailleur, à l'échéance | 3 mois ; fin à l'échéance | aucune |
| Étudiant, Wallonie | preneur, à tout moment | 2 mois ; refusé si notifié du 16/03 au 31/08, sauf exception prouvée | 3 mois de loyer, dus par le preneur |
| Étudiant, Flandre | preneur, à tout moment | seulement avant le début du bail ; fin la veille du début | aucune |
| Étudiant, Flandre | preneur, fin des études | 2 mois | aucune |
Tout autre motif est refusé : « Ce motif n'est pas permis pour ce bail, dans cette région. »
Un congé qui doit finir à une date précise (échéance, fin de triennat) est refusé s'il est notifié trop tard : « Trop tard : le préavis ne finirait pas à temps. » Par exemple, pour une fin le 30/06 avec 3 mois de préavis, il faut notifier au plus tard le 31/03.
Les autres messages qui bloquent :
- « Un contre-préavis suppose un congé du bailleur, enregistré d'abord. »
- « Wallonie : l'étudiant ne peut plus donner congé après le 15 mars, sauf exception prouvée. »
- « Le bailleur d'une courte durée ne peut donner congé qu'après la première année. »
- « Le bail doit avoir une région, une date de début et une durée. »
Les avertissements, qui ne bloquent pas :
- « L'occupation doit commencer dans l'année et durer deux ans au moins, sinon le preneur a droit à 18 mois de loyer. »
- « Les travaux doivent être justifiés (permis, devis) et commencer dans les délais, sinon le preneur a droit à 18 mois de loyer. »
- « L'exception doit être prouvée au bailleur. »
- « Ce contre-préavis finirait après le congé du bailleur : il n'avance rien. »
- À Bruxelles : « Bruxelles : le point de départ du préavis a pu changer en 2024 (date de connaissance du congé) — à vérifier. ». L'application calcule quand même le préavis à partir du mois qui suit la notification : vérifiez la date.
Les cas à saisir à la main
Dans ces cas, la carte affiche « Cas que nos règles ne couvrent pas : saisissez la fin et l'indemnité vérifiées, avec leur justification. » :
- un congé « À l'échéance du bail » sur un bail étudiant (sauf celui du bailleur à Bruxelles) ;
- un contre-préavis sur un bail de courte durée ou étudiant ;
- un congé du bailleur sur un bail étudiant en Wallonie ;
- un congé de l'étudiant wallon avec la case Exception prouvée cochée.
- Remplissez Fin du bail vérifiée (entre la notification et la fin du bail).
- Remplissez Indemnité vérifiée (€).
- Remplissez Justification (10 caractères au moins).
- Enregistrez le congé.
L'historique marque ce congé « fin saisie ».
La courte durée qui devient un bail de neuf ans
Pour une courte durée sans congé, la carte prévient : « Courte durée : sans congé notifié au plus tard le {limite}, le bail devient un bail de neuf ans le {lendemain}. ». La limite est calculée avec un préavis de 3 mois avant l'échéance. L'agent du mandat reçoit une tâche 60 jours avant cette limite.
Noter la remise des clés
La carte Sortie et garantie rappelle d'abord l'état des lieux de sortie (voir Les états des lieux).
- Remplissez Clés remises le.
- Cliquez sur Noter la remise des clés.
- La date ne peut être ni dans le futur, ni avant le début du bail. Elle reste modifiable tant que l'accord de libération n'est pas figé.
- Elle fait courir le délai de libération de la garantie, affiché sur la carte.
| Région | Délai de libération, compté depuis la remise des clés |
|---|---|
| Bruxelles, bail signé depuis le 01/11/2024 | 2 mois, délai légal ; au-delà, le bailleur doit 10 % de la garantie par mois de retard |
| Bruxelles, bail plus ancien | 2 mois, simple rappel, sans pénalité |
| Wallonie | pas de délai légal ; rappel à 2 mois |
| Flandre, bail étudiant avec garantie en espèces | 3 mois, délai légal, sans pénalité |
| Flandre, autres baux | 2 mois, simple rappel |
En Flandre, la carte indique aussi : « La créance du bailleur sur la garantie s'éteint le {date}. » (12 mois après la fin du bail).
Libérer la garantie
- Cliquez sur Préparer la libération (il faut la remise des clés notée et une garantie au bail).
- Relisez les Retenues préremplies et chiffrez-les.
- Ajoutez ou retirez des retenues avec Ajouter une retenue et Retirer, puis cliquez sur Enregistrer.
- Cliquez sur Figer l'accord et préparer le PDF.
- Imprimez L'accord de libération à signer et faites-le signer.
- Choisissez le Fondement (Accord écrit des parties ou Jugement), remplissez Signé ou rendu le, puis cliquez sur Noter la signature.
- Faites libérer la garantie, remplissez Garantie libérée le, puis cliquez sur Noter la libération.
Les retenues préremplies :
- Loyers impayés : les échéances dues et non soldées, avec la liste des mois ;
- Indemnité de congé : si le congé du preneur en prévoit une ;
- Dégâts : une ligne par élément dégradé entre l'entrée et la sortie signées, à 0 € : chiffrez chaque ligne ou retirez-la.
Chaque retenue a une Nature (Loyers impayés, Charges, Indemnité de congé, Dégâts, Part bloquée (décompte), Autre), un Libellé, un Montant (€) et une Justification. La carte montre le partage : Au bailleur, Bloqué jusqu'au décompte des charges, Au preneur, Dû en plus par le preneur.
- Chaque retenue doit avoir un montant et une justification (sauf la part bloquée).
- Si les retenues dépassent la garantie, l'excédent s'affiche dans Dû en plus par le preneur.
- L'accord ne peut pas être daté avant la fin du bail : « L'accord ne peut pas précéder la fin du bail. »
- Rouvrir l'accord reste possible tant que la signature n'est pas notée.
- Aucun e-mail ne part avec l'accord : il est à imprimer et à faire signer.
Ce qui se passe à la libération :
- à Bruxelles, en cas de retard sur le délai légal, la carte affiche « Retard de {n} mois : pénalité de {montant} due au preneur. ». L'application compte chaque mois entamé ;
- si la fin du bail est passée, le bail passe Terminé.
La part bloquée jusqu'au décompte
Une retenue Part bloquée (décompte) garde une partie de la garantie jusqu'au décompte des charges.
- Après le décompte (voir Indexation et charges), la carte propose : « Le dernier décompte des charges laisse {montant} à charge du preneur. »
- Remplissez Au bailleur (charges dues) (€) et Justification (5 caractères au moins).
- Cliquez sur Préparer l'accord du solde et faites signer L'accord de libération du solde à signer.
- Remplissez Solde libéré le, puis cliquez sur Noter la libération.
La carte affiche « Solde libéré le {date} : {montant} au bailleur, {montant} au preneur. ». Le montant au bailleur ne peut pas dépasser la part bloquée.
Relouer le bien
Quand un congé est enregistré, ou le bail terminé, la carte Relocation et colocation affiche : « Le bail finit : l'annonce peut repartir pour trouver le prochain locataire. Le nouveau bail se prépare pendant le préavis. »
- Cliquez sur Remettre l'annonce en ligne.
L'annonce repart en ligne et reçoit de nouvelles candidatures (voir Les candidatures). L'ancien candidat retenu ne bloque plus le choix du suivant.
Ce n'est possible que si le mandat de location est toujours signé. Sinon, la carte dit pourquoi :
- « Le mandat de location est clos : un nouveau mandat est nécessaire pour relouer. »
- « L'annonce est close (louée ou retirée) : un nouveau mandat est nécessaire pour relouer. »
- « L'annonce est en ligne : les candidatures arrivent sur l'annonce. »
À Bruxelles : « Bruxelles : le prochain bail reprend d'office le dernier loyer payé (information précontractuelle). »
Le départ d'un colocataire
Pour une colocation signée à Bruxelles ou en Wallonie. La Flandre n'a pas de régime de colocation.
| Région | Règle appliquée |
|---|---|
| Bruxelles | 2 mois de préavis ; le colocataire est libéré par un remplaçant accepté ou une recherche suffisante, au plus tard 6 mois après la fin du préavis |
| Wallonie | 3 mois de préavis ; libéré s'il est remplacé, sinon contre trois fois sa part du loyer versée aux colocataires |
La part du colocataire est celle du pacte, sinon le loyer divisé par le nombre de preneurs. Le préavis commence le premier jour du mois qui suit la notification, comme pour un congé.
- Choisissez Qui part.
- Remplissez la Date de notification (au plus 30 jours après aujourd'hui).
- Cliquez sur Noter le départ.
La ligne affiche « notifié le {date}, préavis jusqu'au {date} », et « libéré au plus tard le {date} » (Bruxelles) ou « {montant} aux colocataires s'il n'est pas remplacé » (Wallonie). Ensuite :
- Remplacer : choisissez Le remplaçant parmi vos contacts. Il entre au bail comme preneur, avec la part du sortant. Le sortant quitte le bail à la fin de son préavis (aujourd'hui si elle est passée) ;
- Libérer : remplissez Libéré le, au plus tôt à la fin du préavis ;
- Annuler : le départ est annulé.
- Le dernier preneur ne peut pas partir ainsi : « C'est le dernier preneur : son départ est un congé. »
- L'agent du mandat reçoit la tâche « Colocataire en partance : remplacé ou libéré ? » 7 jours avant la fin du préavis.
- En Wallonie, un avenant à l'état des lieux peut être fait à chaque arrivée ou départ (voir Les états des lieux).