Préparer le bail
Créer le bail depuis le candidat retenu, choisir entre notre texte et le vôtre, compléter ce que la région exige et produire le document à signer.
Les baux se trouvent dans Biens et mandats › Baux. Un bail naît toujours d'un candidat retenu : il n'y a pas de bouton « Nouveau bail ».
La liste des baux
La liste montre les colonnes Bien, Preneurs, Début, Loyer, État et Modifié. Cliquez sur une ligne pour ouvrir le bail.
| État | Ce qu'il veut dire |
|---|---|
| Brouillon | le bail se prépare ; seul cet état permet de le modifier |
| En signature | les parties signent en ligne |
| Signé | le bail est signé |
| Terminé | la fin du bail est passée et la garantie est libérée |
Tous les membres de l'équipe voient et modifient tous les baux de l'agence.
Créer le bail depuis le candidat retenu
- Ouvrez l'annonce à louer (Biens et mandats › Annonces).
- Dans la carte Candidatures, sur la ligne du candidat retenu, cliquez sur Préparer le bail.
Le bail s'ouvre. Il reprend du mandat :
- le type de bail, la date de début (la date « disponible le »), le loyer, le mode et le montant des charges, la garantie en mois, le caractère meublé et le loyer de référence ;
- une durée d'office : 12 mois pour une courte durée ou un bail étudiant, 108 mois (9 ans) pour les autres ;
- les vendeurs du mandat comme bailleurs, dans leur ordre, et le candidat comme preneur.
- Il n'y a qu'un bail en cours par annonce. Si un bail existe déjà pour ce candidat ou pour cette annonce, c'est lui qui s'ouvre.
- À Bruxelles, si un bail précédent existe sur la même annonce, son dernier loyer est repris dans l'information précontractuelle.
- Si le candidat n'est pas retenu : « Retenez d'abord ce candidat. »
La fiche du bail
La fiche est une seule page, faite de cartes successives. En tête : l'état, la région et le type.
- Chaque champ s'enregistre quand vous le quittez : une coche « ✓ » confirme, ou un message s'affiche sous le champ.
- Seul un bail en Brouillon se modifie. Sinon : « Ce bail n'est plus modifiable. »
- Pendant la production d'un document, la page se met à jour toute seule.
Le texte du bail : généré ou déposé
La carte Le texte du bail propose deux choix.
| Choix | Ce qu'il fait |
|---|---|
| Générer notre bail | « Le bail est rédigé à partir des champs ci-dessous, selon la région. » |
| Déposer le bail de l'agence | « Votre propre bail, en PDF. Nous y ajoutons une page de signatures ; seuls les parties, le type, le début, la durée et le loyer sont demandés ici. » |
Changer de choix efface le document déjà préparé : il faudra le refaire.
Déposer votre bail
- Choisissez Déposer le bail de l'agence.
- Cliquez sur Choisir le PDF et choisissez le fichier.
- Seul un PDF est accepté, de 20 Mo au plus, et non vide.
- Remplacer le PDF dépose une nouvelle version ; les anciennes restent dans les documents du bien.
- Si le bail est complet, le document à signer (votre PDF suivi de notre page de signatures) se prépare aussitôt.
Les champs exigés par région
Pour un bail généré, la carte Avant de générer liste ce qui manque, ou affiche « Tout ce que la région exige est présent. ». La région vient du code postal du bien.
| Message | Région |
|---|---|
| « Ajoutez un bailleur. » / « Ajoutez un preneur. » | toutes |
| « L'identité d'une partie est incomplète (nom, domicile ; en Wallonie et en Flandre, date et lieu de naissance ; pour une société, sa BCE). » | toutes |
| « Choisissez le type de bail. » / « Ce type de bail n'existe pas dans la région du bien. » | toutes (la colocation n'existe pas en Flandre) |
| « Indiquez la date de début. » / « Indiquez la durée. » / « La durée ne correspond pas au type de bail. » | toutes |
| « Indiquez le loyer. » | toutes |
| « Indiquez les charges (forfait ou provision, et leur montant). » | toutes (0 € est accepté) |
| « La garantie dépasse le plafond de la région. » | toutes |
| « Décrivez les pièces louées. » | toutes |
| « Détaillez les charges (privatives et communes, mode de calcul). » | Bruxelles, Wallonie |
| « Indiquez les compteurs (numéros, codes EAN). » | Bruxelles, Wallonie |
| « Indiquez le loyer de référence (Bruxelles). » | Bruxelles |
| « Il faut la classe et la date du certificat énergétique (Wallonie). » | Wallonie |
| « À Bruxelles, on ne peut pas interdire purement et simplement les animaux. » | Bruxelles |
| « Une clause particulière est sans effet en droit (domiciliation ou animaux interdits). » | Bruxelles |
| « Une colocation demande au moins deux preneurs. » / « Rédigez les règles du pacte de colocation. » | colocation |
L'identité d'une partie est complète quand elle a :
- toujours : un nom, une adresse et une localité ;
- pour une société : son numéro BCE ;
- pour une personne : son prénom et, en Wallonie et en Flandre, sa date et son lieu de naissance.
Pour la compléter, cliquez sur Compléter la fiche, à côté de « Identité à compléter ».
Pour un bail déposé, seuls comptent : un bailleur, un preneur, le type, la date de début, la durée et le loyer.
Les durées et les plafonds
| Type de bail | Durée permise |
|---|---|
| Résidence principale | exactement 108 mois (9 ans) |
| Courte durée | 36 mois au plus |
| Étudiant | 12 mois au plus |
| Colocation | 108 mois au plus |
| Région | Plafond de la garantie |
|---|---|
| Bruxelles | 2 mois de loyer hors charges |
| Wallonie | 2 mois de loyer hors charges |
| Flandre | 3 mois (bail étudiant : 2 mois) |
Les sections de saisie
Les parties
- Dans Les parties, cliquez sur Ajouter un bailleur ou Ajouter un preneur.
- Cherchez la personne dans Rechercher un contact (les contacts de l'agence).
- Pour retirer une partie, cliquez sur Retirer.
- Il faut au moins un bailleur et un preneur : « Il faut au moins un bailleur et un preneur. »
- Une personne ne figure qu'une fois : « Cette personne est déjà au bail. »
- En colocation, chaque preneur a un champ Part du loyer (€ / mois).
Les conditions
Les champs : Type de bail (seuls les types de la région sont proposés), Date de début, Durée (mois), Loyer mensuel hors charges (€), Charges (Provision (décompte annuel) ou Forfait), Charges mensuelles (€), Garantie (mois de loyer).
- À Bruxelles, en plus : Loyer de référence (loyers.brussels) (€).
- À Bruxelles et en Wallonie, en plus : Détail des charges (privatives, communes, mode de calcul).
- Sous les champs : le dernier jour du bail et le plafond de la garantie dans la région.
- Changer le type remet d'office la durée de ce type.
Le bien loué (bail généré)
Les champs : Pièces louées et dépendances, Compteurs (numéros, codes EAN) (Bruxelles, Wallonie) et la case Logement meublé.
- Le certificat énergétique est lu au dossier du bien. S'il manque : « Aucun certificat énergétique au dossier du bien (étape 4 du mandat). »
- En Wallonie, en plus : Date du certificat énergétique.
Clauses (bail généré)
- Animaux : Autorisés, Sur accord du bailleur ou Interdits. À Bruxelles, Interdits n'est pas proposé.
- Clauses particulières : à Bruxelles, une clause qui interdit la domiciliation ou les animaux est refusée. Ce repérage est un garde-fou : relisez vos clauses.
Pacte de colocation
Pour une colocation à Bruxelles ou en Wallonie : Règles du pacte (répartition, dégâts, charges, arrivées et départs).
Une saisie qui rendrait le bail moins conforme est refusée, avec la liste des problèmes : type impossible dans la région, durée hors bornes, garantie au-delà du plafond, animaux interdits ou clause interdite à Bruxelles.
Le document PDF
- Quand plus rien ne manque, cliquez sur Générer le bail (bail généré) ou Préparer le document à signer (bail déposé).
- Attendez « Bail prêt (texte {version}). » ou « Document à signer prêt : votre bail, suivi de notre page de signatures. ».
- Cliquez sur Ouvrir le PDF pour le relire.
- Tant qu'il manque quelque chose, le bouton reste inactif : « Complétez d'abord ce qui manque. »
- Chaque génération crée une nouvelle version, sans effacer la précédente.
- Toute modification d'un bail généré rend son PDF périmé : cliquez sur Générer à nouveau.
- En échec : « La génération a échoué : {erreur} ».
- La carte donne le lien de la Note explicative officielle de la région, à joindre au bail.
L'information précontractuelle (Bruxelles)
À Bruxelles, le bailleur remet au candidat preneur, au plus tard à la signature, les informations essentielles du logement. La carte Information précontractuelle produit ce document et note sa remise.
- Pour une courte durée, remplissez Dernier loyer du locataire précédent (€) s'il y a eu un locataire précédent.
- Cliquez sur Générer le document (il faut le type, la durée et le loyer).
- Attendez « Document prêt. », puis ouvrez-le avec Ouvrir le PDF.
- Remettez-le au preneur.
- Remplissez Remis au preneur le et Moyen de remise (Par e-mail, En main propre ou Autre).
- Cliquez sur Enregistrer la remise.
- L'application n'envoie rien au preneur : elle note seulement la remise. Envoyez ou remettez le document vous-même.
- La date de remise ne peut pas être dans le futur.
- Sans remise notée, le bail ne peut pas partir en signature (voir Signer et enregistrer le bail).