Indexation et charges
Indexer le loyer à son anniversaire, repérer la fenêtre de révision et établir le décompte annuel des charges.
Ces cartes se trouvent sur la fiche d'un bail signé : Biens et mandats › Baux, puis cliquez sur le bail. Cartes Indexation et révision et Décompte des charges.
Indexer le loyer
La carte affiche « Loyer en vigueur aujourd'hui : {montant}. »
- Remplissez Date de la demande d'indexation (aujourd'hui par défaut, pas dans le futur).
- Lisez la simulation : Anniversaire, Indice de départ ({mois}), Indice nouveau ({mois}), Loyer indexé et Dû à partir du.
- Si rien ne bloque, cliquez sur Indexer à {montant} et envoyer le courrier.
Ce qui se passe ensuite :
- l'indexation est figée et s'applique à l'échéancier, y compris aux échéances déjà passées depuis la date d'effet ;
- un courrier PDF est produit dans la langue du premier preneur, rangé dans les documents du bien et dans l'espace locataire ;
- chaque preneur qui a une adresse e-mail reçoit « Indexation de votre loyer — {adresse} ».
L'historique Indexations faites montre chaque indexation (avant → après, anniversaire, date d'effet) et son lien Courrier.
Comment l'application calcule
| Élément | Règle appliquée |
|---|---|
| Formule | loyer de base × indice nouveau ÷ indice de départ, arrondi au centime ; le loyer de base est celui du bail, jamais un loyer déjà indexé |
| Indice | l'indice santé de Statbel, base 2025, importé chaque jour |
| Indice de départ | Bruxelles et Wallonie : le mois qui précède la signature ; Flandre : le mois qui précède le début du bail |
| Indice nouveau | le mois qui précède l'anniversaire |
| Anniversaire | le dernier anniversaire du début du bail à la date de la demande ; aucun avant un an ; une indexation au plus par anniversaire |
| Date d'effet | l'anniversaire, mais au plus tôt le premier jour du troisième mois avant le mois de la demande (demandée le 15/03 : effet au plus tôt le 01/12) |
Ce qui bloque l'indexation
- « Le bail n'est pas enregistré : à Bruxelles et en Wallonie, pas d'indexation sans enregistrement. »
- « À Bruxelles, l'indexation exige un certificat PEB valide remis au preneur. » (un certificat avec sa classe, reçu, et pas expiré à la date de la demande)
- « En Flandre, un bail étudiant ne s'indexe que s'il dure plus d'un an. »
- « Le premier anniversaire du bail n'est pas encore atteint. »
- « Le loyer est déjà indexé pour cet anniversaire. »
- « L'indice santé de ce mois n'est pas encore publié par Statbel. »
Les cas particuliers : saisie manuelle
Dans quatre cas, l'application ne calcule pas le loyer elle-même. Elle montre son calcul pour information et vous demande le montant vérifié.
| Cas | Avertissement affiché |
|---|---|
| Bruxelles, bail conclu avant le 14/10/2022, PEB E, F ou G | un facteur de correction peut s'appliquer |
| Wallonie, bail conclu avant le 01/11/2022, PEB D à G ou sans certificat | la limite 2022-2023 a pu changer la base |
| Flandre, résidence principale commencée avant le 01/10/2022, EPC D, E, F ou sans EPC | un correctif s'applique |
| Flandre, demande faite après le mois de l'anniversaire | l'indice à retenir est discuté |
- Ouvrez le lien Calculateur officiel (Statbel) et calculez le loyer.
- Remplissez Loyer indexé vérifié (€).
- Remplissez Justification (10 caractères au moins). Elle figure dans le courrier.
- Cliquez sur Indexer à {montant} et envoyer le courrier.
L'historique marque ces indexations « montant saisi ».
La révision en fin de triennat
Pour un bail de 9 ans, la carte indique : « Révision possible en fin de triennat ({fin}) : accord entre le {du} et le {au}, juge jusqu'au {juge}. »
- Fin de chaque triennat : le début du bail plus 3, 6 ou 9 ans, la veille.
- Accord possible entre 9 mois et 6 mois avant cette fin ; recours au juge jusqu'à 3 mois avant.
C'est une information : l'application ne calcule pas de loyer révisé.
Les rappels
Pour un bail en gestion (voir Les loyers), l'agent du mandat reçoit des tâches :
- « Indexer le loyer (anniversaire du {date}) », 30 jours avant l'anniversaire ;
- « Révision du loyer possible (fin de triennat le {date}) », 30 jours avant l'ouverture de la fenêtre d'accord. Celle-ci se ferme à la main ;
- « Envoyer le décompte des charges (période finie le {date}) », pour un bail à provision.
Les tâches passent en priorité haute à 7 jours de leur échéance.
Le décompte des charges
La carte Décompte des charges n'existe que pour un bail signé dont les charges sont en Provision (décompte annuel). Un bail au forfait n'a pas de décompte.
Avant un an de bail : « Le premier décompte s'établit après un an de bail. »
- Cliquez sur Ouvrir le décompte du {du} au {au}. La période est l'année qui finit la veille du dernier anniversaire du bail (entrée le 01/10/2025 : du 01/10/2025 au 30/09/2026).
- Pour chaque frais, remplissez Frais et Montant (€). Cliquez sur Ajouter une ligne pour en ajouter.
- Hors gestion, remplissez Provisions versées. En gestion, elles sont calculées « (sur les paiements reçus) ».
- Cliquez sur Déposer un justificatif pour chaque facture (PDF ou image, 20 Mo au plus).
- Cliquez sur Enregistrer.
- Cliquez sur Envoyer le décompte.
La carte affiche le Total des frais réels, les Provisions versées et le Solde : « à payer par le preneur » ou « à rembourser au preneur ».
- Envoyer le décompte reste inactif tant qu'une modification n'est pas enregistrée (« Enregistrez avant d'envoyer. ») ou qu'il n'y a aucune ligne.
- Un montant peut être négatif (une ristourne, par exemple). 60 lignes au plus.
- Ouvrir deux fois le décompte rend le même.
Le calcul
- Solde = total des frais − provisions versées.
- En gestion, la provision versée d'un mois est la part charges réellement payée : ce qui dépasse le loyer, dans la limite des charges prévues. Elle est recalculée au moment d'envoyer.
Les délais
| Région | Ce que la carte affiche |
|---|---|
| Bruxelles | « Bruxelles : à communiquer au plus tard le {date} (douze mois après la période). » |
| Bruxelles, période commencée il y a plus de 5 ans | « Bruxelles : les charges de plus de cinq ans ne peuvent plus être réclamées. » |
| Wallonie, Flandre | « Rappel posé pour le {date}. » (3 mois après la période ; ce n'est pas un délai légal) |
L'avertissement bruxellois des cinq ans n'empêche pas l'envoi.
Ce qui se passe à l'envoi
- le décompte est figé ;
- en gestion, un solde non nul s'ajoute à l'échéance du mois suivant, et les paiements sont réaffectés ;
- un PDF est produit dans la langue du premier preneur, rangé avec ses justificatifs dans les documents du bien et dans l'espace locataire ;
- chaque preneur qui a une adresse e-mail reçoit « Décompte des charges — {adresse} » ;
- la carte affiche la période, les montants, « envoyé le {date} » et le lien Le décompte ;
- le rappel « Envoyer le décompte des charges » se ferme.