Le pipeline
Suivre les acquéreurs et les vendeurs étape par étape, créer et déplacer des opportunités, saisir une offre et régler les étapes.
Menu, groupe Relation client, rubrique Pipeline. Deux onglets : Acquéreurs et Vendeurs. Toute l'équipe voit toutes les opportunités de l'agence, quel qu'en soit le responsable.
Les colonnes
| Pipeline | Étapes de départ |
|---|---|
| Acquéreurs | Candidature, Visite, Offre, Compromis, Acte (gagnée), Perdu (perdue) |
| Vendeurs | Nouveau, Contacté, RDV d'estimation, Mandat signé (gagnée), Perdu (perdue) |
- Chaque colonne affiche le nombre d'opportunités et leur valeur cumulée : le prix du bien visé, ou à défaut le budget saisi.
- Les colonnes gagnée et perdue ne montrent que les opportunités entrées dans l'étape depuis 60 jours au plus.
- Une carte montre le contact, le bien, le montant, l'origine et la date d'entrée dans l'étape. Une opportunité née d'un ImmoPass porte le badge « ImmoPass · …/100 » (voir ImmoPass et ImmoScore).
D'où viennent les opportunités
Le pipeline se remplit aussi tout seul. Les automatismes ne font jamais reculer une opportunité et ne touchent pas une opportunité close.
- Une demande de contact du portail, une candidature ou un appel d'un autre outil par l'API crée l'opportunité en Candidature, ou fait avancer celle qui existe.
- Une visite réservée la fait passer en Visite.
- Une offre saisie la fait passer en Offre.
- Une demande d'estimation d'un vendeur crée une opportunité vendeur en Nouveau, sauf s'il en a déjà une ouverte.
- Un même contact n'a jamais deux opportunités acquéreur ouvertes sur le même bien.
Créer une opportunité
- Cliquez sur Nouvelle opportunité.
- Tapez un nom ou un e-mail, puis cliquez sur Rechercher (ou Entrée).
- Choisissez le contact parmi les résultats. S'il n'existe pas : « Aucun contact trouvé : créez-le d'abord dans Contacts. »
- Pour un acquéreur, choisissez si besoin le Bien visé (facultatif), parmi les annonces publiées de l'agence.
- Cliquez sur Créer.
L'opportunité entre dans la première étape en cours, avec l'origine « Ajoutée à la main » et vous comme responsable. Message : « Opportunité créée. »
Déplacer une opportunité
Glissez la carte dans une autre colonne, ou utilisez le menu Déplacer vers… de la carte. Message : « Opportunité déplacée. »
- Vers une étape perdue : la fenêtre « Pourquoi cette opportunité est-elle perdue ? » s'ouvre. Remplissez le Motif, puis cliquez sur Classer perdue.
- Vers Compromis, pour un acquéreur sur un bien : si d'autres acheteurs sont encore en cours sur ce bien, la fenêtre « Clore les autres opportunités de ce bien ? » s'ouvre. Classer « Perdu » les clôt avec le motif « Bien sous compromis » ; Garder en cours ne change rien.
Chaque déplacement est noté dans l'historique du contact et sert au Tableau de bord.
Le détail d'une opportunité
Cliquez sur une carte : un panneau s'ouvre sur le côté.
- En lecture : Étape, Contact, Bien visé, Origine, ImmoPass, Responsable, Motif de perte.
- À modifier : Budget (€), Financement (Fonds propres, Crédit accordé, Crédit en cours, À définir) et Notes. Cliquez sur Enregistrer.
Le responsable et le bien visé ne se changent pas depuis ce panneau.
Saisir une offre
Pour un acquéreur dont le bien a un mandat signé :
- Dans le panneau, cliquez sur Saisir une offre.
- Remplissez Montant (€), Reçue le (aujourd'hui par défaut), si besoin Valable jusqu'au et Conditions.
- Cliquez sur Transmettre au vendeur.
Ce qui se passe ensuite :
- l'offre est enregistrée sur le mandat et part au vendeur par e-mail ;
- l'opportunité passe en Offre ;
- la liste des offres montre « envoi en cours », puis « transmise le … », et « réception confirmée le … » quand le vendeur l'a confirmée.
Sans mandat signé sur le bien, le panneau affiche « Pas de mandat signé sur ce bien : une offre ne peut pas être transmise au vendeur. »
Régler les étapes
Le lien Régler les étapes n'apparaît qu'avec le droit « Réglages de travail » (voir L'équipe, les rôles et les droits).
- Sur la page Pipeline, cliquez sur Régler les étapes.
- Dans la carte Acquéreurs ou Vendeurs, pour chaque étape : changez le Nom, l'Issue (En cours, Gagnée, Perdue), l'ordre avec Monter et Descendre, ou Retirer.
- Ajouter une étape crée une étape en cours, placée avant la première étape close.
- Cliquez sur Enregistrer. Message : « Étapes enregistrées. »
| Règle | Message si elle n'est pas respectée |
|---|---|
| Au moins une étape en cours | « Il faut au moins une étape en cours. » |
| Au moins une étape perdue | « Il faut au moins une étape « perdue ». » |
| Chaque nouvelle étape a un nom | « Donnez un nom à chaque nouvelle étape. » |
| Douze étapes au plus | « Douze étapes au plus. » |
| Une étape qui contient des opportunités ne se retire pas | « Une étape qui contient des opportunités ne peut pas être retirée : déplacez-les d'abord. » |
- Les étapes de départ portent le badge « automatisme » : même renommées, les automatismes continuent de les viser. Vider leur nom leur rend leur libellé d'origine.
- Une étape que vous créez n'est visée par aucun automatisme.