Agenda et connexions
Tenir son agenda, le relier à Outlook ou Google, et écrire à ses contacts depuis sa propre adresse.
L'agenda se trouve dans Organisation › Agenda. La liaison avec Microsoft ou Google se règle dans Organisation › Connexions.
L'agenda
Chaque membre de l'équipe voit et remplit son propre agenda. Il n'est pas possible d'ouvrir l'agenda d'un collègue depuis cet écran.
Les vues
- Sur grand écran : la semaine en sept colonnes, du lundi au dimanche, de 07:00 à 20:00.
- Sur téléphone : une liste jour par jour. Un jour sans rendez-vous affiche « Rien de prévu. ».
- Pour changer de semaine : Semaine précédente, Cette semaine, Semaine suivante.
- Chaque rendez-vous indique d'où il vient : « Outlook », « Google Agenda » ou « Seulement ici ». Tant qu'il n'est pas encore parti vers Outlook ou Google, il porte la mention « en attente d'envoi ».
- Un rendez-vous importé qui dure toute la journée affiche « Toute la journée » à la place de l'horaire.
- Si vous êtes membre de plusieurs agences, vos rendez-vous des autres agences apparaissent comme un simple créneau « Occupé », sans titre ni lieu, et ne s'ouvrent pas.
- Sans compte relié, un lien Connecter Outlook ou Google Agenda mène à Connexions. Si un compte doit être reconnecté, le lien « Un compte est à reconnecter » s'affiche.
Créer un rendez-vous
- Cliquez sur Nouveau rendez-vous, ou cliquez sur une case vide de la semaine (le jour et l'heure sont alors repris, pour une heure).
- Remplissez le Titre (obligatoire), le Jour, le Début et la Fin.
- Si besoin, ajoutez un Lieu et des Notes.
- Laissez cochée la case Occupé (bloque cette plage pour les visites) si ce moment ne doit pas être proposé aux candidats.
- Cliquez sur Enregistrer. Le message « Rendez-vous créé. » s'affiche.
- Les heures sont celles de la Belgique.
- Le titre compte 200 caractères au plus, le lieu 300, les notes 5 000.
- La fin doit venir après le début.
Modifier ou supprimer un rendez-vous
- Cliquez sur le rendez-vous : la fenêtre Modifier le rendez-vous s'ouvre.
- Changez les champs, puis cliquez sur Enregistrer (« Rendez-vous modifié. »).
- Pour l'effacer, cliquez sur Supprimer et confirmez : « Supprimer ce rendez-vous ? Il disparaîtra aussi de votre agenda Outlook ou Google. ».
Vous ne pouvez modifier ou supprimer que vos propres rendez-vous.
Connecter Outlook ou Google
Chacun relie ses propres comptes, un compte Microsoft et un compte Google au plus. Une connexion relie à la fois l'agenda et la boîte e-mail.
- Ouvrez Organisation › Connexions.
- Sur la carte Microsoft 365 / Outlook ou Google (Gmail, Agenda), cliquez sur Connecter.
- Chez Microsoft ou Google, connectez-vous et cochez toutes les autorisations : agenda, envoi et lecture des e-mails.
- De retour sur la page, attendez : « Connexion en cours… La page se met à jour toute seule. ».
- La carte affiche le badge « Connecté », l'adresse du compte, puis « Synchronisé le » suivi de la date (ou « Première synchronisation en cours »).
| Message affiché | Que faire |
|---|---|
| « Vous avez refusé l'accès : rien n'a été connecté. » | Recommencez et acceptez. |
| « Il manque des autorisations : à l'écran de Google ou de Microsoft, cochez toutes les cases (agenda, envoi et lecture des e-mails), puis recommencez. » | Recommencez en cochant tout. |
| « Votre organisation exige l'approbation de son administrateur informatique : voir ci-dessous. » | Envoyez le lien d'approbation à votre administrateur informatique. |
| « Microsoft ou Google a refusé la connexion (lien expiré ?). Recommencez. » | Recommencez depuis la page Connexions. |
| « Cette connexion ne vous était pas destinée. Recommencez depuis cette page. » | Recommencez depuis la page Connexions. |
| « Connexion indisponible sur ce serveur pour l'instant. » | La connexion n'est pas encore ouverte : prévenez ImmoBooking. |
La synchronisation
- Elle va dans les deux sens : ce que vous créez, modifiez ou supprimez ici part vers Outlook ou Google, et les changements faits là-bas reviennent ici.
- Elle tourne toutes les 5 minutes, et tout de suite après chaque changement fait dans l'agenda.
- Seul l'agenda principal du compte est lu et rempli.
- À la première synchronisation, l'application reprend les rendez-vous des 30 derniers jours et de l'année à venir.
- Si vous avez relié deux comptes, vos rendez-vous créés ici partent vers le premier compte relié.
- Si vous modifiez ici un rendez-vous que vous avez créé ici, votre modification l'emporte sur un changement fait en même temps dans Outlook ou Google.
Quand un compte ne se synchronise plus :
- badge « À reconnecter » : « Microsoft ou Google n'accepte plus l'accès (mot de passe changé, accès retiré). Rien ne se synchronise tant que vous ne vous reconnectez pas. » Cliquez sur Se reconnecter ;
- « La dernière synchronisation a échoué. Elle est retentée toutes les 5 minutes ; si cela dure, déconnectez puis reconnectez le compte. ».
La boîte e-mail
- Seule la boîte de réception est lue, à partir du moment de la connexion : rien d'ancien n'est repris.
- Seuls les messages envoyés par un contact de votre agence sont rapatriés. Ils apparaissent sur sa fiche, dans Échanges par e-mail, lisibles par toute l'équipe.
- Les messages que vous envoyez directement depuis Outlook ou Gmail ne sont pas repris.
- Pour écrire à un contact depuis votre propre adresse : sur sa fiche, Échanges par e-mail › Écrire, choisissez au besoin un Modèle, remplissez Sujet et Message, puis Envoyer. Le message affiché est « Message en cours d'envoi depuis votre adresse. ». Voir Les contacts et Les modèles de courriels.
- Sans compte relié, la fiche affiche le lien « Connectez votre boîte pour écrire d'ici ».
Déconnecter un compte
- Sur la carte du compte, cliquez sur Déconnecter.
- Confirmez : « Déconnecter ce compte ? Les événements importés de votre agenda disparaîtront d'ici ; vos rendez-vous créés ici restent. ».
Le message « Compte déconnecté. » s'affiche. Les rendez-vous créés dans ImmoBooking restent, marqués « Seulement ici ». Une nouvelle connexion repart d'une synchronisation complète.