Les visites en ligne

Ouvrir la réservation des visites, suivre les visites d'une annonce, puis rédiger le compte rendu pour le vendeur.

Les règles de visite se trouvent dans Organisation › Visites en ligne. Les visites d'un bien se suivent sur la fiche de son annonce, carte Visites.

Ouvrir la réservation en ligne

Une seule règle vaut pour toute l'agence. Toute l'équipe la lit ; seul un membre qui a le droit « Réglages de travail » la modifie (par défaut l'administrateur et le manager).

1. Ouvrez Organisation › Visites en ligne.
2. Cochez Réservation en ligne ouverte.
3. Sous Heures de visite, réglez chaque plage : le jour, de, à. Ajoutez-en avec Ajouter une plage, enlevez-en avec Retirer.
4. Réglez les durées (voir le tableau ci-dessous).
5. Si vous le souhaitez, ajoutez des Questions au candidat (5 au plus) avec Ajouter une question. Elles sont posées avant la réservation et les réponses sont jointes à la visite.
6. Cliquez sur Enregistrer. Le message « Règles de visite enregistrées. » s'affiche.

• Au plus 21 plages. Sans plage : « Aucune plage : aucun créneau ne sera proposé. ».
• Une question compte de 3 à 200 caractères.
• Tant que l'agence n'a jamais enregistré ses règles, la page affiche « La réservation en ligne n'est pas encore ouverte pour votre agence. » et aucun créneau n'est proposé.
• Décocher Réservation en ligne ouverte remet vos annonces au simple formulaire de contact. Vos réglages sont gardés.
• En cas d'erreur : « Les règles n'ont pas été enregistrées. Vérifiez les heures (le début avant la fin). ».

Quels créneaux le candidat voit

• Les créneaux sont calculés sur l'agenda de l'agent du mandat. Le candidat ne voit que les créneaux libres, jamais l'agenda.
• Tout rendez-vous coché Occupé dans l'agenda de l'agent bloque la plage, battement compris (voir Agenda et connexions).
• Des créneaux ne s'affichent que si l'annonce est en ligne sur le portail et née d'un mandat, et si la réservation est ouverte.
• Le candidat réserve sur la fiche publique du bien, bloc « Réserver une visite ». Il donne son nom, son e-mail, son téléphone et répond à vos questions. Voir Réserver une visite.

Ce qui se passe après une réservation

• Le créneau est tenu tout de suite. La visite porte le badge « Vérification ».
• Le candidat est créé (ou retrouvé) dans vos contacts, et il entre à l'étape Visite du pipeline.
• L'application vérifie que l'agenda de l'agent est toujours libre. Si l'agent a relié Outlook ou Google, cet agenda est relu d'abord. Un rendez-vous posé entre-temps fait refuser la visite.
• Visite confirmée : un rendez-vous « Visite — » suivi du titre de l'annonce et du nom du candidat s'ajoute à l'agenda de l'agent, avec les coordonnées du candidat dans les notes.
• L'agent reçoit l'e-mail « Nouvelle visite », avec le téléphone du candidat et ses réponses.
• Le candidat reçoit la confirmation, avec l'adresse exacte du bien. S'il est refusé, il reçoit « Ce créneau n'est plus disponible ».
• La veille, le candidat reçoit un rappel (sauf si la visite a été confirmée moins de 24 heures avant).
• Si le candidat annule une visite confirmée, l'agent reçoit « Visite annulée » et le créneau se libère dans son agenda.

La carte « Visites » de l'annonce

La carte liste les visites du bien : date et heure, badge « Vérification », « Confirmée », « Refusée » ou « Annulée » (avec « par le candidat », « par l'agence » ou « créneau changé »), nom du candidat (lien vers sa fiche), e-mail, téléphone et Réponses.

• Annonce sans mandat : « Les visites en ligne s'ouvrent pour les annonces nées d'un mandat. ».
• Réservation fermée : « La réservation en ligne est fermée pour votre agence. », avec le lien Régler les visites en ligne.

Annuler une visite

1. Sur la ligne de la visite, cliquez sur Annuler.
2. Confirmez : « Annuler cette visite ? Le candidat est prévenu par e-mail et le créneau se libère. ».

Le rendez-vous disparaît de l'agenda de l'agent, et d'Outlook ou Google s'il est relié.

Ouvrir une visite groupée

1. Cliquez sur Ouvrir une visite groupée (visible seulement si la réservation est ouverte).
2. Remplissez Jour, Heure, Durée (min) (15 à 480, 60 par défaut) et Places (2 à 50, 6 par défaut).
3. Cliquez sur Ouvrir. Le message « Visite groupée ouverte : elle est dans l'agenda de l'agent. » s'affiche.

• Un agent n'ouvre une visite groupée que pour ses propres mandats ; l'administrateur et le manager, pour tous.
• Refus possibles : « L'agent a déjà un rendez-vous à ce moment-là. », « Ce moment est déjà passé. ».
• La séance est proposée aux candidats tant qu'il reste des places. La liste affiche le nombre d'inscrits sur le nombre de places.
• Annuler la séance prévient chaque inscrit par e-mail.

Après la visite

Ces boutons apparaissent sur une visite confirmée dont l'heure est passée.

Le candidat n'est pas venu

Cliquez sur Marquer absent. La visite porte « Absent (no-show) ». Il était là annule ce choix. Une visite marquée absente n'a pas de compte rendu.

Le retour du candidat

Sous Retour du candidat, choisissez Intéressé ou Pas intéressé, ajoutez au besoin un Motif, puis cliquez sur Enregistrer (« Retour enregistré. »). Pour un bien à louer, ce retour se retrouve dans les candidatures.

Le compte rendu pour le vendeur

1. Cliquez sur Compte rendu.
2. Dans Vos notes (ou votre dictée), écrivez vos notes brutes, ou cliquez sur Dicter si votre navigateur le permet. Cliquez sur Enregistrer les notes.
3. Cliquez sur Proposer une rédaction : un texte propre est préparé à partir de vos notes (« Rédaction en cours… »).
4. Relisez et corrigez le Texte pour le vendeur. Il est rédigé dans la langue du vendeur.
5. Cliquez sur Valider et déposer. Le message « Compte rendu déposé dans l'espace du vendeur. » s'affiche.

• Seul le texte validé est visible du vendeur, dans son espace. Vos notes brutes restent internes.
• Le texte validé compte 10 caractères au moins. Vous pouvez le corriger et le valider à nouveau.
• Aucun e-mail n'est envoyé au vendeur à la validation.
• Si la rédaction assistée n'est pas disponible, écrivez le texte vous-même.
• Tant que le compte rendu n'est pas validé, une relance « Visite sans compte rendu » peut apparaître dans vos tâches (voir Tâches et relances).