Les loyers
Mettre un bail en gestion, suivre l'échéancier, noter ou importer les paiements, laisser partir les relances, reverser au propriétaire et ouvrir l'espace du locataire.
La gestion se règle bail par bail, dans la carte Gestion des loyers de la fiche du bail. La page Biens et mandats › Loyers sert à importer les extraits bancaires et à voir tous les baux en gestion.
Mettre un bail en gestion
La carte Gestion des loyers apparaît sur un bail signé.
- Cochez Bail en gestion : l'agence suit les loyers.
- Remplissez Jour d'échéance (de 1 à 31 ; 1 par défaut).
- Remplissez Honoraires de gestion (%) (de 0 à 30 %, ou vide).
- Remplissez Compte où le preneur paie (IBAN) : le compte dont vous importerez les extraits.
- Transmettez au preneur la Communication à donner au preneur (+++xxx/xxxx/xxxxx+++) et le compte.
Chaque champ s'enregistre quand vous le quittez.
- Le bail doit avoir un loyer et une date de début : « Le bail doit avoir un loyer et une date de début. »
- À la première activation, l'application tire une communication structurée unique dans l'agence. Elle ne change plus.
- Un jour d'échéance qui n'existe pas dans un mois (31 en février, par exemple) est ramené au dernier jour du mois.
L'échéancier
L'Échéancier montre une ligne par mois, du plus récent au plus ancien : « {mois} · {montant} · dû le {date} », avec un badge À payer, Partiel ou Payé. Une échéance passée et impayée est en rouge.
Au-dessus : « {montant} restent dus à ce jour. » ou « Les loyers sont à jour. », et le cas échéant « {montant} payés d'avance ».
Comment l'échéancier se calcule :
- une échéance par mois, du mois du début du bail jusqu'au mois en cours, jamais au-delà de la fin du bail ;
- le loyer se paie d'avance, au jour d'échéance ; le premier mois n'est pas dû avant le jour d'entrée ;
- le premier et le dernier mois incomplets sont comptés au prorata des jours occupés ;
- le montant est le loyer plus les charges, plus une régularisation de charges s'il y en a une ;
- une indexation s'applique aux échéances dues à partir de sa date d'effet, même passées ;
- un congé enregistré arrête l'échéancier à la fin du bail.
L'échéancier s'allonge seul, chaque jour tôt le matin, d'un mois à l'autre.
Noter un paiement à la main
- Dans Paiements reçus, remplissez Reçu le (pas dans le futur), Montant (€) et, si besoin, Note (facultatif).
- Cliquez sur Ajouter le paiement.
- Le montant va de 0,01 € à 100 000 €.
- Les paiements soldent d'abord la dette la plus ancienne, le loyer avant les charges. Le surplus reste « payé d'avance ».
- Chaque paiement indique sa source : « saisi à la main », « extrait CODA » ou « extrait CSV ».
- Un paiement saisi à la main se retire avec Retirer. Un paiement lu dans un extrait ne se retire pas : « Un paiement lu dans un extrait ne se retire pas ; attribuez-le à un autre bail depuis la page Loyers. »
Importer un extrait bancaire
- Ouvrez Biens et mandats › Loyers.
- Dans Importer un extrait bancaire, cliquez sur Choisir l'extrait.
- Choisissez l'extrait du compte où arrivent les loyers, au format CODA ou CSV (5 Mo au plus).
- Lisez le bilan : « {lus} lignes lues : {nouveaux} paiements nouveaux, {rapproches} rapprochés, {aRapprocher} à rapprocher ; {ignores} débits ou lignes ignorés. »
- Seuls les crédits deviennent des paiements. Les débits sont ignorés.
- Un paiement qui porte la communication structurée d'un bail en gestion va à ce bail.
- Importer deux fois le même extrait, ou deux extraits qui se recouvrent, ne double rien.
- Un CSV est lu avec le séparateur « ; » ou « , ». Ses colonnes sont reconnues par leur nom (date, montant, communication, contrepartie), en français, en néerlandais ou en anglais.
- Un fichier illisible affiche « Cet extrait n'a pas pu être lu (CODA ou CSV attendu). »
Rapprocher les autres paiements
Les paiements sans communication reconnue apparaissent dans la carte {n} paiements à rapprocher : montant, date, contrepartie et libellé.
- Dans Attribuer au bail, choisissez le bail.
Le paiement passe à ce bail, qui est recalculé aussitôt.
Les baux en gestion
La carte Les baux en gestion liste les baux en gestion, les plus endettés d'abord : adresse (lien vers le bail), preneurs, et un badge « {montant} dû ({n} échéances) » ou À jour, avec le badge de relance s'il y en a une.
Les relances des loyers impayés
Les relances partent seules, chaque jour tôt le matin, pour les baux en gestion.
| Moment | Ce qui se passe |
|---|---|
| 10 jours après l'échéance impayée | chaque preneur qui a une adresse e-mail reçoit « Rappel : loyer de {periode} » ; l'échéance porte le badge Rappel envoyé |
| 25 jours après l'échéance impayée | chaque preneur reçoit « Mise en demeure : loyer de {periode} », qui lui donne huit jours et annonce un recommandé ; l'échéance porte le badge Mise en demeure ; l'agent du mandat reçoit la tâche « Mise en demeure : loyer de {periode} (recommandé à envoyer) », en priorité haute |
- Chaque relance ne part qu'une fois par échéance.
- Si l'échéance est payée entre-temps, rien ne part.
- Aucuns frais de rappel ne sont jamais comptés.
- L'application ne produit pas la lettre recommandée : c'est l'agent qui l'envoie. La tâche se ferme quand l'échéance est payée.
Reverser au propriétaire
Le bloc Reversements au propriétaire calcule ce qui revient au propriétaire : « À reverser : {encaisse} encaissés, moins {honoraires} d'honoraires sur la part loyer, soit {net}. »
- Faites le virement depuis votre banque.
- Remplissez Reversé le (pas dans le futur) et, si besoin, Référence du virement (facultatif).
- Cliquez sur Marquer {net} reversés.
- Les honoraires de gestion se prennent sur la seule part loyer encaissée, jamais sur les charges.
- Le montant est calculé, pas saisi. Rien ne se reverse deux fois.
- Un paiement d'avance se reverse une fois son échéance venue.
- L'application ne fait pas le virement : elle note qu'il est fait.
- Le propriétaire voit l'échéancier, les reversements et les documents dans son espace.
L'espace locataire
Le bloc Espace locataire montre chaque preneur, avec « accès envoyé », « dernière visite le {date} » ou « pas d'adresse e-mail sur sa fiche ».
- Cliquez sur Envoyer son accès (ou Renvoyer le lien).
Le preneur reçoit l'e-mail « Votre espace locataire — {adresse} », avec le bouton Ouvrir mon espace.
- Il faut une adresse e-mail sur la fiche du preneur : « Ce preneur n'a pas d'adresse e-mail. »
- Le lien reste valable jusqu'à 3 mois après la fin du bail, ou 12 mois si la fin du bail n'est pas connue.
- Couper l'accès désactive le lien tout de suite.
Le locataire y voit son bail, son échéancier et ses paiements, et ses documents (bail signé, états des lieux signés, courriers d'indexation, décomptes de charges, lettres de congé du bailleur, accords de libération de la garantie). Il ne voit jamais les honoraires ni les reversements. Voir L'espace locataire.