Prestataires et devis
Tenir le carnet des prestataires de l'agence, leur adresser une demande depuis un mandat, puis accepter ou refuser leur devis.
Le carnet se trouve dans Organisation › Prestataires. Les demandes se font depuis le récapitulatif d'un mandat.
Le carnet de prestataires
Le carnet réunit les prestataires de votre agence : photographe, certificateur PEB, géomètre, notaire…
- Toute l'équipe le consulte.
- Ajouter, régler, inviter et chercher dans l'annuaire demandent le droit « Réglages de travail » (l'administrateur et le manager l'ont par défaut ; voir L'équipe, les rôles et les droits). Sans ce droit : « Lecture seule : seuls l'administrateur et le manager ajoutent et règlent les prestataires. »
Ajouter un prestataire
- Dans Ajouter un prestataire, remplissez Nom, E-mail et Téléphone.
- Cochez ses Métiers (un au moins, cinq au plus).
- Cliquez sur Ajouter et inviter.
Ce qui se passe ensuite :
- son compte est créé et il reçoit une invitation par e-mail, valable 7 jours : « Prestataire ajouté : son invitation est partie. » ;
- il apparaît dans le carnet avec le badge « Invitation en attente », puis « Compte actif » une fois l'invitation acceptée.
Les métiers : Photographe, Certificateur PEB, Contrôle électrique, Diagnostiqueur (amiante, citerne…), Géomètre, Notaire, Courtier en crédit, Banque, Assureur, Déménageur, Rénovation, Architecte, Entrepreneur.
Sur chaque prestataire :
- Renvoyer l'invitation si elle n'a pas été acceptée ;
- Désactiver : il n'est plus proposé (« Prestataire désactivé : il n'est plus proposé. ») ; Réactiver le rend à nouveau disponible ;
- Régler : changer ses métiers et, pour un photographe, ses plages de rendez-vous et la durée d'une séance (voir Photos et photographe).
Trouver un prestataire dans l'annuaire
La carte Trouver un prestataire cherche dans l'annuaire d'ImmoBooking : des professionnels dont le numéro d'entreprise et les agréments ont été vérifiés.
- Choisissez le Métier et la Province.
- Cliquez sur Chercher.
- Cliquez sur Ajouter à mon carnet à côté du prestataire voulu.
- Aucune invitation ne part : son compte existe déjà. Message : « Ajouté à votre carnet : vous pouvez lui adresser des demandes depuis vos mandats. »
- La note moyenne ne s'affiche qu'à partir de 3 avis.
Commander une prestation
Une demande se fait depuis un mandat : Biens et mandats › Mandats, ouvrez le mandat, puis son Récapitulatif, carte Prestataires. Tout membre de l'équipe peut envoyer une demande.
- Dans Nouvelle demande, choisissez le Métier : Certificateur PEB, Contrôle électrique, Diagnostiqueur, Géomètre, Notaire ou Photographe.
- Choisissez le Prestataire.
- Si besoin, écrivez un Message au prestataire (facultatif).
- Cochez Le vendeur accepte que son adresse et ses coordonnées soient transmises à ce prestataire pour cette mission.
- Cliquez sur Envoyer la demande.
Ce qui se passe ensuite :
- « Demande envoyée. » ; la demande apparaît dans la liste avec le badge Envoyée ;
- le prestataire reçoit un e-mail ;
- l'accord du vendeur est gardé : qui l'a coché et quand.
Ce que le prestataire reçoit, selon son métier :
| Métier | Données transmises |
|---|---|
| Photographe | l'adresse du bien et le contact du vendeur |
| Certificateur PEB, Contrôle électrique, Diagnostiqueur | en plus : le type de bien, la surface habitable, l'année de construction |
| Géomètre | en plus : le type de bien, la surface du terrain, le cadastre |
| Notaire | en plus : le type de bien, le cadastre |
Il ne reçoit jamais le prix ni vos honoraires.
- Seuls les métiers exercés par un prestataire actif du carnet sont proposés. Sinon : « Aucun prestataire de votre carnet n'exerce ce métier. Ajoutez-en un dans Paramètres → Prestataires. »
- Un mandat terminé ne permet plus de demande : « Ce mandat est terminé. »
Suivre la demande et le devis
Chaque demande montre « {métier} — {prestataire} », la date d'envoi et son état :
| Badge | Ce qu'il veut dire |
|---|---|
| Envoyée | le prestataire n'a pas encore répondu |
| Acceptée | le prestataire accepte la mission |
| Refusée | le prestataire refuse ; son motif s'affiche |
| Devis reçu | un devis attend votre décision |
| Devis accepté / Devis refusé | vous avez tranché |
| Annulée | vous avez annulé la demande |
Vous êtes prévenu par e-mail quand le prestataire accepte, refuse ou envoie un devis.
Accepter ou refuser un devis
Le devis s'affiche ainsi : « Devis : {montant} HT ({montant} TTC), sous {n} jours », avec le message du prestataire et, s'il l'a joint, le lien Voir le PDF.
- Cliquez sur Accepter le devis ou sur Refuser.
- Accepté : « Devis accepté : le prestataire est prévenu. » Refusé : « Devis refusé. » Le prestataire reçoit un e-mail dans les deux cas.
- Tant qu'aucun devis n'est accepté, le prestataire peut en envoyer un nouveau, qui remplace le précédent.
- Un devis a un montant HT de plus de 0 € et de 1 000 000 € au plus, une TVA de 0, 6, 12 ou 21 %, et un délai de 0 à 365 jours.
Annuler une demande
- Cliquez sur Annuler.
- Dans la fenêtre « Annuler cette demande ? », cliquez sur Annuler pour confirmer, ou sur Garder.
Le prestataire est prévenu par e-mail.
C'est possible tant que la demande est Envoyée, Acceptée, Devis reçu ou Devis refusé.
Donner votre avis
Après un devis accepté, la carte Votre avis sur cette mission apparaît.
- Choisissez une Note de 1 à 5.
- Écrivez, si vous le voulez, un Commentaire (facultatif).
- Cliquez sur Publier l’avis.
L'avis est publié sur la fiche du prestataire, avec le nom de votre agence, comme « avis vérifié ». Un seul avis par mission.