Signer le mandat

Faire signer le mandat sur la tablette, travailler hors ligne, suivre le mandat signé jusqu'à sa fin et tenir le vendeur informé.

La signature se fait à l'étape 6 — Signature du mandat (Biens et mandats › Mandats, puis le mandat). Le suivi du mandat signé se trouve dans son récapitulatif.

Avant de lancer la signature

• Les étapes 1 à 5 sont complètes (voir Créer un mandat).
• Le PDF du mandat est généré depuis le récapitulatif. Sinon, l'étape 6 affiche « Générez d'abord le document du mandat depuis le récapitulatif. ».
• Le mandat est au statut « Brouillon ».

Lancer la signature

1. Ouvrez l'étape Signature.
2. Lisez la carte Envoyer en signature : elle donne la liste numérotée des signataires, dans l'ordre où ils signeront. Les signataires obligatoires de l'étape 1 viennent d'abord, l'agent du mandat signe en dernier.
3. Cliquez sur Envoyer en signature.

Ce qui se passe ensuite :

• le mandat passe « En signature » et ne se modifie plus : les étapes 1 à 5 sont en lecture seule ;
• l'application vérifie que le PDF correspond toujours aux données du mandat ; sinon, l'envoi échoue avec un message qui demande de régénérer le document ;
• la carte devient Signature en cours et affiche « Préparation chez le prestataire… », puis les liens de signature.

Pendant la signature

Chacun signe sur la tablette, sur place, avec un code reçu par e-mail.

1. Attendez le message « Ouvrez le lien de chaque signataire, dans l'ordre, et tendez-lui la tablette. ».
2. Cliquez sur Ouvrir la signature à côté du premier signataire et tendez-lui la tablette.
3. Le signataire saisit le code reçu dans sa boîte e-mail, puis signe.
4. Revenez au mandat et recommencez pour le signataire suivant, jusqu'à l'agent.

• L'ordre est imposé : tant que le signataire précédent n'a pas signé, la ligne suivante affiche « Lien après la signature précédente ».
• Chaque ligne porte un état : « À signer », « Signé », « Refusé » ou « Erreur ». La carte se met à jour seule toutes les 3 secondes.
• S'il manque un lien, cliquez sur Actualiser les liens.
• Quand tout le monde a signé, la carte affiche « Tout le monde a signé : récupération du document signé… ».

Annuler et reprendre en brouillon

Pour corriger le mandat pendant la signature :

1. À l'étape 6, cliquez sur Reprendre en brouillon.
2. Corrigez les étapes concernées.
3. Retournez au récapitulatif et cliquez sur Générer à nouveau.
4. Revenez à l'étape 6 et cliquez sur Envoyer en signature.

• La demande de signature en cours est annulée chez le prestataire, et la carte affiche « Envoi précédent annulé : … ».
• Reprendre en brouillon n'est plus possible une fois que tout le monde a signé.
• Si un signataire refuse de signer, ou si la demande est annulée ou expire chez le prestataire, le mandat revient seul en « Brouillon ».
• Si l'envoi échoue, la carte affiche « L'envoi a échoué : … » et le bouton Renvoyer en signature.

Après la signature

Quand tous les signataires ont signé, l'application, sans action de votre part :

• range le PDF signé et la preuve de signature dans les documents du bien ;
• passe le mandat au statut « Signé », avec sa date de signature ;
• crée l'annonce en brouillon, préremplie avec le bien et la description (voir Les annonces) ;
• envoie à chaque vendeur qui a une adresse e-mail l'e-mail « Votre mandat est signé — … », avec le lien personnel vers son espace et le rappel du délai de rétractation ;
• envoie à l'agent l'e-mail « Mandat signé — … », avec la liste « Documents encore à obtenir » et les vendeurs sans e-mail.

L'étape 6 affiche alors la carte Mandat signé : « Signé le … », les liens Ouvrir le PDF signé et Ouvrir la preuve de signature, les boutons Voir l'annonce et Récapitulatif et journal, et le Rendez-vous photo (voir Photos et photographe).

Un mandat signé ne se corrige plus : toute modification passe par un avenant.

Remplir le mandat hors ligne, sur la tablette

Ouvrez le mandat sur la tablette tant que vous avez du réseau, et gardez la page ouverte : si la connexion tombe ensuite, vous continuez à remplir l'assistant.

En haut de l'assistant, un indicateur donne l'état : « En ligne », « Hors ligne · n saisie(s) en attente », « Synchronisation… », « Conflit à résoudre » ou « Saisie refusée ». Cliquez dessus pour voir la liste des Saisies hors ligne.

• Hors ligne, chaque champ affiche « Enregistré sur la tablette — envoi au retour du réseau ». Les étapes s'ouvrent selon les mêmes règles qu'en ligne.
• Au retour du réseau, les saisies partent seules, une par une, dans l'ordre.
• Si quelqu'un a changé le même champ entre-temps, rien n'est écrasé : un tableau Votre saisie (tablette) / Sur le serveur s'affiche. Cliquez sur Garder ma saisie ou Garder celle du serveur.
• Si le serveur refuse une saisie, cliquez sur Réessayer maintenant ou Abandonner cette saisie.
• Quand vous quittez la page du mandat et que plus aucune saisie n'attend, la tablette efface le dossier qu'elle gardait (nom, date de naissance, adresse). Il faudra du réseau pour le rouvrir.

La vie du mandat signé

Dans le récapitulatif du mandat (bouton Récapitulatif et journal), la carte Vie du mandat affiche la phase (« Délai de rétractation », « En cours », « Reconduit — durée indéterminée », « Terminé ») et les dates clés.

Le délai de rétractation

• Pendant ce délai, l'annonce ne peut pas être publiée.
• Si le vendeur demande expressément de publier plus tôt : notez dans Comment la demande expresse a été reçue comment vous l'avez reçue (au moins 10 caractères, par exemple « e-mail du mandant du 3 octobre, 14 h 12 »), cliquez sur Enregistrer la demande expresse, puis confirmez.

S'opposer à la reconduction

1. Indiquez Notifiée le (pas de date future) et Par (« le mandant » ou « l'agence »).
2. Cliquez sur Enregistrer l'opposition.

Après la limite, l'écran refuse : « Trop tard : l'opposition devait être notifiée au plus tard le … ». Avec une opposition, le mandat se clôt seul à son terme.

Les alertes

L'agent du mandat reçoit une tâche 30 jours, puis 7 jours avant la limite d'opposition et avant le terme. La tâche à 7 jours n'est pas créée si celle à 30 jours est faite. Voir Tâches et relances.

Clore le mandat

1. Choisissez le Motif : Rétracté (seulement pendant la rétractation), Résilié, Vendu (vente) ou Loué (location).
2. Indiquez Notifiée le.
3. Cliquez sur Enregistrer la fin, puis confirmez. C'est définitif.

Ce qui se passe ensuite :

• le statut du mandat devient le motif choisi ;
• l'annonce passe « Vendue » si elle était « Sous compromis », « Louée » si elle était en ligne ou sous option, sinon « Retirée » ;
• une tâche « candidats informés » est créée pour l'agent.

Une résiliation après reconduction prend effet après le préavis : le mandat reste actif jusque-là. Pendant la période initiale, elle prend effet le jour même.

Communiquer les candidats au mandant

Une fois le mandat terminé, l'écran affiche « À communiquer au plus tard le … (sept jours ouvrables). ». L'application compte le samedi, mais ni le dimanche ni les jours fériés.

1. Dans Les candidats, un par ligne, listez les candidats (laissez vide s'il n'y en a aucun).
2. Cliquez sur Envoyer au mandant, puis confirmez.

Chaque vendeur qui a une adresse e-mail reçoit « Les candidats informés — … », et la tâche se ferme. Si aucun vendeur n'a d'e-mail, rien ne part et la tâche reste ouverte.

Les avenants

1. Cliquez sur Nouvel avenant (mandat signé, non clos, sans autre avenant en cours).
2. Ne remplissez que ce qui change : Nouveau prix (€), Nouvelle durée (mois), Rémunération, Conditions de vente convenues.
3. Cliquez sur Créer l'avenant, puis Générer le document.
4. Cliquez sur Envoyer en signature : mêmes signataires que le mandat, puis l'agent, sur la tablette.

• Chaque avenant affiche un tableau Condition / Avant / Après et son statut (« Brouillon », « En signature », « Signé », « Abandonné »).
• Une fois l'avenant signé, ses nouvelles conditions remplacent celles du mandat.
• Abandonner met fin à un avenant non signé. Un seul avenant à la fois : « Un avenant est déjà en cours : terminez-le ou abandonnez-le. ».

Le nombre de signatures de votre formule

• Votre formule d'abonnement inclut un nombre d'envois en signature.
• Un envoi de mandat ou d'avenant compte une fois, quel que soit le nombre de signataires.
• Un envoi annulé puis renvoyé compte deux fois.
• Les signatures ne sont jamais bloquées : les envois au-delà du forfait sont facturés à l'échéance de l'abonnement. Suivez votre usage dans Abonnement et facturation.

L'espace du vendeur

Dans le récapitulatif, la carte Espace du vendeur s'ouvre une fois le mandat signé. Le vendeur y suit la vente par un lien personnel : vues, contacts, visites, offres, documents et échéances.

Envoyer le lien

1. Cliquez sur Envoyer le lien (ou Envoyer un nouveau lien) à côté du vendeur.
2. Le vendeur reçoit l'e-mail « Votre espace pour suivre la vente — … ».

• Chaque lien affiche « Lien actif jusqu'au … » et la date de sa dernière ouverture, ou « jamais ouvert ».
• Un nouveau lien ne désactive pas les anciens. Pour couper un lien, cliquez sur Désactiver.
• Sans adresse e-mail : « Pas d'adresse e-mail : ajoutez-la sur sa fiche pour lui envoyer un lien. ».

Transmettre une offre

1. Cliquez sur Transmettre une offre.
2. Remplissez Offrant, Montant (€) et Reçue le (obligatoires), et au besoin Valable jusqu'au et Conditions.
3. Cliquez sur Transmettre au vendeur.

Le vendeur reçoit l'e-mail « Une offre pour votre bien — … ». Le suivi affiche « transmise le … », puis « réception confirmée le … » quand le vendeur confirme depuis son espace.

Les rapports au vendeur

• Un rapport part automatiquement le 1er de chaque mois, pour le mois écoulé, pour chaque mandat signé.
• Le bouton Envoyer un point à date envoie un rapport du 1er du mois à aujourd'hui.
• Le rapport donne les vues, les demandes de contact, les favoris, les visites faites et à venir, les offres, la fin du mandat et la limite d'opposition. La marge de négociation n'y figure jamais.

Le côté vendeur est décrit dans L'espace mandant.