Créer un mandat

Ouvrir un mandat de vente ou de location, le remplir étape par étape, puis relire le récapitulatif et générer le document PDF.

Les mandats se trouvent dans le menu Biens et mandats › Mandats. Un mandat est soit de Vente, soit de Location ; en location, les écrans parlent de bailleur, de loyer et d'honoraires.

Qui peut faire quoi

• L'administrateur, le manager et l'agent ouvrent, remplissent, font signer et clôturent les mandats. Aucun droit particulier n'est demandé.
• Un agent voit tous les mandats de l'agence, pas seulement les siens, et peut tous les modifier.
• L'agent du mandat est la personne qui le crée. Il ne se change pas ensuite.
• Seul l'administrateur complète Mon agence : les données légales de l'agence (BCE, IPI, assurance) qui sont reprises dans le mandat.
• Chaque geste (création, champ modifié, étape ouverte, document, signature) est inscrit au journal d'audit du mandat, avec son auteur. Ce journal ne se modifie pas et ne s'efface pas.

La liste des mandats

La page Mandats affiche un tableau :

• Les mandats sont triés du plus récemment modifié au plus ancien.
• Cliquez sur une ligne pour ouvrir le mandat.
• La liste n'a ni filtre ni pages suivantes : elle montre les 50 mandats modifiés le plus récemment.

Ouvrir un nouveau mandat

Depuis la liste

1. Cliquez sur Nouveau mandat.
2. À la question « Que vous confie le propriétaire ? », choisissez Vente ou Location (Vente est coché d'office).
3. Dans Rechercher un contact, tapez au moins 2 caractères du nom du vendeur (ou du bailleur).
4. Cliquez sur le contact trouvé. S'il n'existe pas encore, cliquez sur Créer le contact « … » : il est créé avec le nom saisi (« Marie Dupont » donne le prénom Marie et le nom Dupont).

Depuis la fiche d'un contact

Sur la fiche du contact, cliquez sur Ouvrir un mandat. Le mandat est ouvert en vente, avec ce contact comme premier vendeur.

Depuis un vendeur particulier

Dans Relation client › Vendeurs particuliers, cliquez sur Créer le mandat sous l'estimation reçue. Le mandat est ouvert en vente et reprend les caractéristiques du bien, le prix et le certificat PEB que le particulier avait saisis. Si le mandat existe déjà, le bouton devient Ouvrir le mandat. Voir Les vendeurs particuliers.

Ce qui se passe ensuite, dans les trois cas :

• le mandat est créé au statut « Brouillon », avec le contact choisi comme premier vendeur ;
• l'assistant du mandat s'ouvre à l'étape 1 ;
• un événement « mandat » apparaît dans l'historique du contact ;
• en location, les honoraires sont proposés « En mois de loyer ».

L'assistant en six étapes

• Chaque champ s'enregistre seul quand vous le quittez. Il n'y a pas de bouton « Enregistrer ». En haut de l'écran, vous lisez « Enregistrement… », puis « Enregistré », ou « Non enregistré — réessayez ».
• Une étape ne s'ouvre que si toutes les étapes précédentes sont complètes. Une étape fermée porte un cadenas et l'info-bulle « Complétez d'abord l'étape n. ». Une étape complète porte une coche.
• Passez d'une étape à l'autre avec Étape précédente et Étape suivante. Étape suivante reste grisé tant que l'étape en cours est incomplète.
• Au bas de chaque étape, l'encadré « Pour passer à l'étape suivante » liste exactement ce qui manque.
• En rouvrant un mandat, l'assistant s'ouvre sur la première étape incomplète.
• Dès que le mandat est « En signature » ou « Signé », les étapes 1 à 5 passent en lecture seule (voir Signer le mandat).

Étape 1 — Agence et vendeurs

L'agence et l'agent

La carte Agence reprend la dénomination, l'adresse, la BCE, l'IPI, la RC professionnelle et le Cautionnement de l'agence. S'il en manque, le message « Données légales de l'agence incomplètes : … Elles seront exigées pour éditer le mandat. » s'affiche. L'administrateur voit le lien Compléter dans Mon agence. Voir Mon agence.

La carte Agent affiche le nom de l'agent du mandat et son numéro IPI, ou « non renseigné ».

Les vendeurs

Une carte par vendeur. En tête de carte, la liste de ce qui manque encore.

• Personne physique : Prénom, Nom, Date de naissance, Adresse, Code postal, Localité, Adresse e-mail (valide), Téléphone et État civil sont obligatoires. Si l'état civil est « Marié(e) », le Régime matrimonial l'est aussi. Lieu de naissance et N° de carte d'identité sont facultatifs.
• Personne morale : Dénomination et Numéro d'entreprise (BCE) sont obligatoires, et il faut désigner son Représentant habilité.
• Droits sur le bien : Droit sur le bien (Pleine propriété, Nue-propriété ou Usufruit) et Part (par exemple 1, 1/2 ou 1/3).
• Si le vendeur est marié sous la communauté légale : répondez à « Le bien est-il un bien commun du couple ? ».
• Si le vendeur est marié ou cohabitant légal : cochez au besoin C'est le logement familial du vendeur, et désignez l'Époux, épouse ou cohabitant légal (avec son adresse e-mail).

Pour ajouter un copropriétaire, cliquez sur Ajouter un vendeur et cherchez ou créez le contact. Pour en retirer un, cliquez sur Retirer ce vendeur (impossible s'il ne reste qu'un vendeur). Voir la fiche ouvre la fiche contact.

Les signataires obligatoires

La carte Signataires obligatoires se remplit seule : elle ne se saisit pas. L'application y place :

• chaque titulaire d'un droit sur le bien ;
• pour une société, son représentant habilité ;
• l'époux ou l'épouse si le vendeur est marié sous la communauté universelle, ou sous la communauté légale quand le bien est commun ;
• l'époux ou le cohabitant légal quand le bien est le logement familial.

Chaque signataire est affiché avec son e-mail et le motif de sa signature (« Propriétaire », « Usufruitier », « Époux — logement familial »…).

Pour passer à l'étape 2

• au moins un vendeur, et chaque vendeur complet ;
• les parts couvrent tout le bien (par exemple deux fois 1/2, ou un usufruit et une nue-propriété) ;
• chaque signataire a une adresse e-mail valide.

Étape 2 — Le bien

1. Dans Adresse du bien, tapez le Code postal puis le début de la Rue : choisissez l'adresse proposée (elle vient des registres officiels belges). Complétez Numéro et, au besoin, Boîte.
2. Si une proposition « Parcelle trouvée au cadastre : … » apparaît, cliquez sur Utiliser pour remplir le Cadastre. Vous pouvez aussi saisir Division, Section, Parcelle et Revenu cadastral (€) à la main.
3. Choisissez le Type de bien : Maison, Appartement, Terrain, Immeuble de rapport, Commerce, Bureau, Garage ou Autre. Vous pouvez noter la Date de l'acte d'acquisition et le Notaire de l'acte.
4. Indiquez l'Occupation : Libre, Occupé par le propriétaire ou Loué (dans ce cas, Début du bail, Échéance du bail et Loyer mensuel).

• Une adresse choisie dans les propositions porte le badge « Adresse officielle » et la région du bien (« Wallonie », « Bruxelles-Capitale », « Flandre »). Une adresse retouchée à la main perd ce badge.
• Pour passer à l'étape 3 : la rue, le numéro, le code postal, la localité et le type de bien.

Étape 3 — Description

Obligatoires : Surface habitable (m²), Chambres et État général (Neuf, Excellent, Bon, À rafraîchir, À rénover, À démolir).

Le reste est facultatif : surface du terrain, surfaces par pièce (Ajouter une pièce), salles de bain, WC, niveaux, années de construction et de rénovation, chauffage et isolation, jardin et terrasse, garages et parkings, cuisine et équipements.

La zone Description se rédige dans la langue du vendeur ; indiquez-la dans Langue de la description. Ce texte et cette langue servent ensuite de base à l'annonce.

Étape 4 — Documents

La liste des documents légaux suit la région du bien, déduite du code postal. Si elle est fausse, corrigez la Région dans la carte Documents légaux.

1. Pour chaque document, choisissez son état : À fournir, Demandé, Reçu ou Non applicable.
2. Déposez le fichier avec Déposer un fichier (PDF ou photo, 20 Mo au plus).
3. Pour le certificat énergétique, remplissez Classe énergétique, Consommation (kWh/m².an), Numéro du certificat et Valable jusqu'au.

• En location, seul le certificat énergétique est demandé.
• Chaque document qui reste à fournir devient une tâche, une seule par document. Le nombre de tâches ouvertes s'affiche dans la carte.
• Un document dont la validité finit dans moins de 30 jours porte « Expire bientôt », puis « Expiré ».
• Pour passer à l'étape 5 : le certificat énergétique (PEB, ou EPC en Flandre) doit être au moins Demandé. « Non applicable » ne suffit pas.

Étape 5 — Conditions

Le mandat et le prix

• Type de mandat : Exclusif (par défaut) ou Non exclusif.
• Durée (mois) : de 1 à 60. Date de début. Lieu de signature (vide : la localité de l'agence).
• Prix demandé (€) (location : Loyer mensuel hors charges (€)).
• Marge de négociation (€) : elle reste confidentielle et n'apparaît dans aucun document remis au vendeur ni dans aucune publication.
• En location : Charges (Provision (avec décompte annuel) ou Forfait) et Charges mensuelles (€).

Saisissez les montants comme « 345 000 » ou « 12 523,50 ».

Les conditions de location (location seulement)

• Type de bail proposé : Résidence principale, Courte durée, Étudiant ou Colocation (pas de colocation en Flandre).
• Garantie locative (mois de loyer) : l'écran rappelle le plafond retenu pour la région du bien.
• Disponible à partir du, et à Bruxelles le Loyer de référence (Bruxelles).
• Cases Logement meublé, L'agence gère aussi le bien loué (gestion locative) et Le bailleur valide lui-même le candidat.

La commission

1. Choisissez le Type de commission : Pourcentage du prix ou Forfait (en location : En mois de loyer ou Forfait).
2. Saisissez le Taux (%), le Forfait (€) ou les Honoraires (mois).
3. Cochez Montant saisi TVAC si votre montant inclut la TVA.

L'écran calcule le montant hors TVA et TVAC (TVA à 21 %). Un pourcentage ne dépasse pas 100 %, et les honoraires de location ne dépassent pas 12 mois de loyer.

Durée, reconduction, résiliation

• Délai d'opposition (mois) (1 par défaut) et Préavis après reconduction (mois) (2 par défaut). L'écran calcule la Fin du mandat et le Dernier jour pour s'opposer à la reconduction (inclus).
• Résiliation et indemnités : les pourcentages et durées sont proposés d'office ; modifiez-les au besoin.

Publicité, documents et consentements

• Supports de publicité convenus : cochez les canaux convenus avec le vendeur (Immoweb, Immovlan, Zimmo, ImmoBooking, site de l'agence, réseaux sociaux, panneau, fichier d'acquéreurs, vitrine).
• Documents de la vente (article 5) : pour chaque document de l'étape 4, dites s'il est Obtenu par L'agent ou Le mandant. Si c'est l'agent, indiquez le Coût TVAC (€) et cochez Accord exprès du mandant.
• Conditions de vente : conditions convenues, frais à charge du vendeur, remise des clés.
• Consentements : les trois cases sont obligatoires — conditions générales acceptées, information précontractuelle remise, information sur les données personnelles.

Pour passer à l'étape 6

• le prix (ou le loyer), la commission, la durée et la date de début ;
• les trois consentements cochés ;
• en location, en plus : les charges, un type de bail possible dans la région, une garantie dans le plafond.

Le récapitulatif et le document PDF

Quand les étapes 1 à 5 sont complètes, l'assistant affiche « Le mandat est complet : relisez le récapitulatif avec le vendeur et générez le document. ».

1. Cliquez sur Voir le récapitulatif.
2. Relisez avec le vendeur : les parties, les signataires, le bien, la durée et ses dates, le prix et la commission, les indemnités, la publicité, les documents, les conditions et le journal d'audit. La marge de négociation n'y figure pas.
3. Cliquez sur Générer le PDF.
4. Attendez « Document prêt (texte …). », puis cliquez sur Ouvrir le PDF pour le vérifier.

Ce qui se passe ensuite :

• le mandat reçoit sa référence, sous la forme « IB-AAAA-NNNN » ;
• le document est rangé dans les documents du bien. Si vous corrigez le mandat puis cliquez sur Générer à nouveau, une nouvelle version est ajoutée : l'ancienne n'est pas écrasée ;
• l'étape 6 permet alors d'envoyer le mandat en signature (voir Signer le mandat).