Agences · Agenda et visites

Tâches et relances

Suivre ses tâches et celles de l'équipe, en créer à la main, et régler les relances automatiques.

Les tâches se trouvent dans Organisation › Tâches. Les relances se règlent dans Organisation › Relances.

La liste des tâches

Toute l'équipe a accès aux tâches de l'agence.

Les tâches à faire sont triées par échéance, la plus proche d'abord ; celles sans échéance viennent en dernier.
Les tâches faites sont triées de la plus récente à la plus ancienne.
La liste montre 200 tâches au plus.

Colonne	Ce qu'elle montre
Tâche	l'intitulé, avec le badge « Automatique » pour une tâche créée par l'application et « Prioritaire » pour une tâche urgente
Bien	l'adresse du bien, avec un lien vers le mandat ou le bail
Échéance	la date, avec le badge « En retard » si elle est dépassée
Responsable	la personne chargée de la tâche ; changez-la dans la liste pour réassigner (« Tâche réassignée. »)

Marquer comme faite ferme la tâche (« Tâche terminée. »).
Rouvrir la remet à faire (« Tâche rouverte. »).
Tout membre de l'équipe peut réassigner, fermer ou rouvrir n'importe quelle tâche de l'agence.

Cliquez sur Nouvelle tâche.
Remplissez l'Intitulé (obligatoire).
Si besoin, choisissez une Échéance.
Choisissez le Responsable (vous-même par défaut ; un membre actif de l'agence).
Cliquez sur Créer la tâche. Le message « Tâche créée. » s'affiche.

L'application crée elle-même des tâches, avec le badge « Automatique ».

D'où elle vient	Intitulé affiché
Un document manquant du dossier d'un mandat	« Obtenir : » suivi du document
Une demande de contact reçue par le portail	« Répondre à » suivi du nom
Une demande d'estimation d'un vendeur	« Estimer pour » suivi du nom
La vie d'un mandat	« Décider avant le … : reconduire le mandat, ou s'y opposer », « Le mandat arrive à son terme le … », « Communiquer au mandant les candidats informés, au plus tard le … »
Un bail signé	l'enregistrement du bail, la garantie locative, les états des lieux, l'indexation, le décompte des charges, la fin du bail…
Un loyer impayé	« Mise en demeure : loyer de … (recommandé à envoyer) »
Une relance	« Relancer : … (relance n) », voir plus bas

Une tâche « Obtenir : » est confiée à l'agent du mandat, avec une échéance à 7 jours. Elle se ferme d'elle-même quand le document est « Reçu » ou « Non applicable », ou qu'un fichier est déposé. Elle se rouvre si le document redevient manquant.
Une tâche d'un bail devient « Prioritaire » à 7 jours de son échéance.

Une relance est une tâche qui apparaît chez la personne responsable quand un travail attend. Aucun e-mail n'est envoyé.

Toute l'équipe lit les réglages ; seul un membre qui a le droit « Réglages de travail » les modifie (par défaut l'administrateur et le manager).

Séquence	Quand elle se déclenche	Réglage de départ
Lead sans réponse	une demande reçue par le portail dont la tâche « Répondre à » est encore à faire	active, 1re relance après 1 jour, puis tous les 2 jours, 2 relances
Visite sans compte rendu	une visite confirmée et passée depuis moins de 60 jours, dont le compte rendu n'est pas validé (sauf si le candidat est marqué absent)	active, 1re relance après 1 jour, puis tous les 2 jours, 2 relances
Document manquant	une tâche « Obtenir : » encore à faire	active, 1re relance après 7 jours, puis tous les 7 jours, 3 relances

Ouvrez Organisation › Relances.
Sur la carte de la séquence, cochez ou décochez Active.
Réglez Première relance après (jours) (0 à 60), Puis tous les (jours) (1 à 60) et Nombre de relances (1 à 5).
Cliquez sur Enregistrer. Le message « Relances enregistrées. » s'affiche.

Ce qui se passe ensuite :

les relances sont calculées chaque heure ;
chaque relance est une tâche à échéance du jour même, créée une seule fois ; la dernière de la série est « Prioritaire » ;
elle va au responsable de la tâche ou de la visite d'origine ; s'il n'est plus actif, au plus ancien administrateur actif ;
dès que le travail est fait (tâche d'origine faite, demande traitée, compte rendu validé, document obtenu), les relances encore ouvertes se ferment d'elles-mêmes ;
une séquence décochée ne crée plus de relance.