Taken en herinneringen
Uw eigen taken en die van het team opvolgen, er manueel aanmaken en de automatische herinneringen instellen.
De taken vindt u in Organisatie › Taken. De herinneringen stelt u in via Organisatie › Opvolging.
De takenlijst
Het hele team heeft toegang tot de taken van het makelaarskantoor.
- Kies Mijn taken of Het hele team.
- Kies Te doen of Gedaan.
- De taken die nog te doen zijn, worden gesorteerd op vervaldag, de dichtstbijzijnde eerst; taken zonder vervaldag komen als laatste.
- De afgewerkte taken worden gesorteerd van de recentste naar de oudste.
- De lijst toont hoogstens 200 taken.
| Kolom | Wat ze toont |
|---|---|
| Taak | de omschrijving, met het label „Automatisch“ voor een taak die de applicatie heeft aangemaakt en „Prioritair“ voor een dringende taak |
| Pand | het adres van het pand, met een link naar de opdracht of de huurovereenkomst |
| Vervaldag | de datum, met het label „Te laat“ als die verstreken is |
| Verantwoordelijke | de persoon die de taak uitvoert; wijzig die in de lijst om de taak opnieuw toe te wijzen („Taak opnieuw toegewezen.“) |
- Als gedaan markeren sluit de taak af („Taak afgewerkt.“).
- Heropenen zet ze weer op te doen („Taak heropend.“).
- Elk teamlid kan om het even welke taak van het kantoor opnieuw toewijzen, afsluiten of heropenen.
Een taak manueel aanmaken
- Klik op Nieuwe taak.
- Vul de Omschrijving in (verplicht).
- Kies zo nodig een Vervaldag.
- Kies de Verantwoordelijke (standaard uzelf; een actief lid van het kantoor).
- Klik op Taak aanmaken. Het bericht „Taak aangemaakt.“ verschijnt.
De automatische taken
De applicatie maakt zelf taken aan, met het label „Automatisch“.
| Waar ze vandaan komt | Getoonde omschrijving |
|---|---|
| Een ontbrekend document in het dossier van een opdracht | „Verkrijgen:“ gevolgd door het document |
| Een contactaanvraag via het portaal | „… antwoorden“, voorafgegaan door de naam |
| Een schattingsaanvraag van een verkoper | „Schatting voor“ gevolgd door de naam |
| Het verloop van een opdracht | „Beslissen vóór …: de opdracht verlengen, of zich ertegen verzetten“, „De opdracht loopt af op …“, „De geïnformeerde kandidaten aan de opdrachtgever meedelen, uiterlijk op …“ |
| Een ondertekende huurovereenkomst | de registratie van de huurovereenkomst, de huurwaarborg, de plaatsbeschrijvingen, de indexering, de afrekening van de kosten, het einde van de huurovereenkomst… |
| Een onbetaalde huur | „Ingebrekestelling: huur van … (aangetekende brief te versturen)“ |
| Een herinnering | „Opvolgen: … (herinnering n)“, zie verderop |
- Een taak „Verkrijgen:“ wordt toevertrouwd aan de makelaar van de opdracht, met een vervaldag op 7 dagen. Ze sluit vanzelf af wanneer het document „Ontvangen“ of „Niet van toepassing“ is, of wanneer er een bestand wordt opgeladen. Ze gaat weer open als het document opnieuw ontbreekt.
- Een taak van een huurovereenkomst wordt „Prioritair“ 7 dagen voor haar vervaldag.
De herinneringen
Een herinnering is een taak die verschijnt bij de verantwoordelijke persoon wanneer er werk wacht. Er wordt geen e-mail verstuurd.
Het hele team kan de instellingen lezen; alleen een lid met het recht „Werkinstellingen“ kan ze wijzigen (standaard de beheerder en de manager).
| Reeks | Wanneer ze start | Standaardinstelling |
|---|---|---|
| Lead zonder antwoord | een aanvraag via het portaal waarvan de taak „… antwoorden“ nog te doen is | actief, 1e herinnering na 1 dag, daarna om de 2 dagen, 2 herinneringen |
| Bezoek zonder verslag | een bevestigd bezoek dat minder dan 60 dagen geleden plaatsvond en waarvan het verslag niet gevalideerd is (behalve als de kandidaat als afwezig is gemarkeerd) | actief, 1e herinnering na 1 dag, daarna om de 2 dagen, 2 herinneringen |
| Ontbrekend document | een taak „Verkrijgen:“ die nog te doen is | actief, 1e herinnering na 7 dagen, daarna om de 7 dagen, 3 herinneringen |
Een reeks instellen
- Open Organisatie › Opvolging.
- Vink op de kaart van de reeks Actief aan of uit.
- Stel Eerste herinnering na (dagen) (0 tot 60), Daarna elke (dagen) (1 tot 60) en Aantal herinneringen (1 tot 5) in.
- Klik op Opslaan. Het bericht „Opvolging opgeslagen.“ verschijnt.
Wat er daarna gebeurt:
- de herinneringen worden elk uur berekend;
- elke herinnering is een taak met als vervaldag dezelfde dag, en wordt maar één keer aangemaakt; de laatste van de reeks is „Prioritair“;
- ze gaat naar de verantwoordelijke van de oorspronkelijke taak of van het oorspronkelijke bezoek; is die niet meer actief, dan naar de oudste actieve beheerder;
- zodra het werk gedaan is (oorspronkelijke taak afgewerkt, aanvraag behandeld, verslag gevalideerd, document verkregen), sluiten de nog openstaande herinneringen vanzelf af;
- een uitgevinkte reeks maakt geen herinneringen meer aan.