Kantoren · Verhuur en beheer

De huurgelden

Een huurovereenkomst in beheer nemen, het vervaldagenschema opvolgen, betalingen noteren of importeren, de herinneringen laten vertrekken, doorstorten aan de eigenaar en de huurdersruimte openen.

Het beheer stelt u per huurovereenkomst in, in de kaart Huurbeheer van de fiche van de huurovereenkomst. De pagina Panden en opdrachten › Huurgelden dient om rekeninguittreksels te importeren en alle huurovereenkomsten in beheer te bekijken.

Een huurovereenkomst in beheer nemen

De kaart Huurbeheer verschijnt op een ondertekende huurovereenkomst.

Vink Huurovereenkomst in beheer: het kantoor volgt de huur op aan.
Vul de Vervaldag in (van 1 tot 31; standaard 1).
Vul Beheerkosten (%) in (van 0 tot 30 %, of leeg).
Vul Rekening waarop de huurder betaalt (IBAN) in: de rekening waarvan u de uittreksels zult importeren.
Bezorg de huurder de Mededeling voor de huurder (+++xxx/xxxx/xxxxx+++) en de rekening.

Elk veld wordt opgeslagen wanneer u het verlaat.

De huurovereenkomst moet een huurprijs en een begindatum hebben: „De huurovereenkomst moet een huurprijs en een aanvangsdatum hebben.“
Bij de eerste activering maakt de applicatie een gestructureerde mededeling aan die uniek is binnen het kantoor. Ze verandert daarna niet meer.
Een vervaldag die in een maand niet bestaat (bijvoorbeeld 31 in februari), wordt teruggebracht tot de laatste dag van de maand.

Het vervaldagenschema

Het Vervaldagenschema toont één regel per maand, van de recentste naar de oudste: „{mois} · {montant} · verschuldigd op {date}“, met een label Te betalen, Gedeeltelijk of Betaald. Een verstreken en onbetaalde vervaldag staat in het rood.

Erboven: „Vandaag nog {montant} verschuldigd.“ of „De huur is in orde.“, en in voorkomend geval „{montant} vooraf betaald“.

Hoe het vervaldagenschema wordt berekend:

één vervaldag per maand, vanaf de maand van het begin van de huurovereenkomst tot de lopende maand, nooit voorbij het einde van de huurovereenkomst;
de huur wordt vooraf betaald, op de vervaldag; de eerste maand is niet verschuldigd vóór de dag van intrek;
de onvolledige eerste en laatste maand worden berekend naar rata van de bewoonde dagen;
het bedrag is de huur plus de kosten, plus een regularisatie van kosten als die er is;
een indexering geldt voor de vervaldagen die verschuldigd zijn vanaf haar ingangsdatum, ook als die al voorbij zijn;
een geregistreerde opzegging stopt het vervaldagenschema op het einde van de huurovereenkomst.

Het vervaldagenschema verlengt zichzelf, elke dag vroeg in de ochtend, van maand tot maand.

Een betaling manueel noteren

Vul in Ontvangen betalingen Ontvangen op (niet in de toekomst), Bedrag (€) en zo nodig Notitie (optioneel) in.
Klik op Betaling toevoegen.

Het bedrag gaat van 0,01 € tot 100 000 €.
De betalingen vereffenen eerst de oudste schuld, de huur vóór de kosten. Het overschot blijft „vooraf betaald“.
Elke betaling vermeldt haar bron: „manueel ingevoerd“, „CODA-uittreksel“ of „CSV-uittreksel“.
Een manueel ingevoerde betaling verwijdert u met Verwijderen. Een betaling uit een uittreksel kan niet verwijderd worden: „Een betaling uit een uittreksel kan niet verwijderd worden; wijs ze toe aan een andere huurovereenkomst vanaf de pagina Huurgelden.“

Een rekeninguittreksel importeren

Open Panden en opdrachten › Huurgelden.
Klik in Een rekeninguittreksel importeren op Uittreksel kiezen.
Kies het uittreksel van de rekening waarop de huurgelden binnenkomen, in CODA- of CSV-formaat (hoogstens 5 MB).
Lees het overzicht: „{lus} regels gelezen: {nouveaux} nieuwe betalingen, {rapproches} gekoppeld, {aRapprocher} te koppelen; {ignores} debets of regels genegeerd.“

Alleen de credits worden betalingen. De debets worden genegeerd.
Een betaling met de gestructureerde mededeling van een huurovereenkomst in beheer gaat naar die huurovereenkomst.
Hetzelfde uittreksel twee keer importeren, of twee uittreksels die elkaar overlappen, verdubbelt niets.
Een CSV wordt gelezen met het scheidingsteken „;“ of „,“. De kolommen worden herkend aan hun naam (datum, bedrag, mededeling, tegenpartij), in het Frans, Nederlands of Engels.
Een onleesbaar bestand toont „Dit uittreksel kon niet gelezen worden (CODA of CSV verwacht).“

De andere betalingen koppelen

De betalingen zonder herkende mededeling verschijnen in de kaart {n} betalingen te koppelen: bedrag, datum, tegenpartij en omschrijving.

Kies in Toewijzen aan de huurovereenkomst de huurovereenkomst.

De betaling gaat naar die huurovereenkomst, die meteen opnieuw wordt berekend.

De huurovereenkomsten in beheer

De kaart De huurovereenkomsten in beheer toont de huurovereenkomsten in beheer, met de grootste schulden eerst: adres (link naar de huurovereenkomst), huurders, en een label „{montant} verschuldigd ({n} vervaldagen)“ of In orde, met het label van de herinnering als er een is.

De herinneringen voor onbetaalde huur

De herinneringen vertrekken vanzelf, elke dag vroeg in de ochtend, voor de huurovereenkomsten in beheer.

Moment	Wat er gebeurt
10 dagen na de onbetaalde vervaldag	elke huurder met een e-mailadres ontvangt „Herinnering: huur van {periode}“; de vervaldag krijgt het label Herinnering verstuurd
25 dagen na de onbetaalde vervaldag	elke huurder ontvangt „Ingebrekestelling: huur van {periode}“, die hem acht dagen geeft en een aangetekende brief aankondigt; de vervaldag krijgt het label Ingebrekestelling; de makelaar van de opdracht krijgt de taak „Ingebrekestelling: huur van {periode} (aangetekende brief te versturen)“, met hoge prioriteit

Elke herinnering vertrekt maar één keer per vervaldag.
Wordt de vervaldag intussen betaald, dan vertrekt er niets.
Er worden nooit herinneringskosten aangerekend.
De applicatie maakt de aangetekende brief niet op: de makelaar verstuurt hem. De taak sluit af wanneer de vervaldag betaald is.

Doorstorten aan de eigenaar

Het blok Doorstortingen aan de eigenaar berekent wat de eigenaar toekomt: „Door te storten: {encaisse} ontvangen, min {honoraires} beheerkosten op het huurgedeelte, dus {net}.“

Voer de overschrijving uit vanuit uw bank.
Vul Doorgestort op in (niet in de toekomst) en zo nodig Referentie van de overschrijving (optioneel).
Klik op {net} als doorgestort markeren.

De beheerkosten worden alleen op het ontvangen huurgedeelte genomen, nooit op de kosten.
Het bedrag wordt berekend, niet ingevoerd. Niets wordt twee keer doorgestort.
Een vooruitbetaling wordt doorgestort zodra de vervaldag ervan bereikt is.
De applicatie voert de overschrijving niet uit: ze noteert dat ze gedaan is.
De eigenaar ziet het vervaldagenschema, de doorstortingen en de documenten in zijn ruimte.

De huurdersruimte

Het blok Huurdersruimte toont elke huurder, met „toegang verstuurd“, „laatste bezoek op {date}“ of „geen e-mailadres op zijn fiche“.

Klik op Toegang versturen (of Link opnieuw versturen).

De huurder ontvangt de e-mail „Uw huurdersruimte — {adresse}“, met de knop Mijn ruimte openen.

Er is een e-mailadres op de fiche van de huurder nodig: „Deze huurder heeft geen e-mailadres.“
De link blijft geldig tot 3 maanden na het einde van de huurovereenkomst, of 12 maanden als het einde van de huurovereenkomst niet gekend is.
Toegang intrekken schakelt de link meteen uit.

De huurder ziet er zijn huurovereenkomst, zijn vervaldagenschema en zijn betalingen, en zijn documenten (ondertekende huurovereenkomst, ondertekende plaatsbeschrijvingen, indexeringsbrieven, afrekeningen van kosten, opzeggingsbrieven van de verhuurder, akkoorden voor de vrijgave van de waarborg). Hij ziet nooit de beheerkosten of de doorstortingen. Zie De huurdersruimte.