Agenda en koppelingen
Uw agenda bijhouden, koppelen aan Outlook of Google, en uw contacten mailen vanaf uw eigen adres.
De agenda vindt u in Organisatie › Agenda. De koppeling met Microsoft of Google stelt u in via Organisatie › Koppelingen.
De agenda
Elk teamlid ziet en vult zijn eigen agenda. Vanuit dit scherm kunt u de agenda van een collega niet openen.
De weergaven
- Op een groot scherm: de week in zeven kolommen, van maandag tot zondag, van 07:00 tot 20:00.
- Op een telefoon: een lijst per dag. Een dag zonder afspraken toont „Niets gepland.“.
- Van week wisselen: Vorige week, Deze week, Volgende week.
- Elke afspraak toont waar ze vandaan komt: „Outlook“, „Google Agenda“ of „Alleen hier“. Zolang ze nog niet naar Outlook of Google is vertrokken, draagt ze de vermelding „wacht op verzending“.
- Een geïmporteerde afspraak die de hele dag duurt, toont „Hele dag“ in plaats van het uur.
- Bent u lid van meerdere makelaarskantoren, dan verschijnen uw afspraken van de andere kantoren als een eenvoudig tijdslot „Bezet“, zonder titel of plaats, en kunt u ze niet openen.
- Zonder gekoppeld account leidt een link Outlook of Google Agenda koppelen naar Koppelingen. Moet een account opnieuw gekoppeld worden, dan verschijnt de link „Een account moet opnieuw gekoppeld worden“.
Een afspraak maken
- Klik op Nieuwe afspraak, of klik op een leeg vak in de week (dag en uur worden dan overgenomen, voor één uur).
- Vul de Titel (verplicht), de Dag, het Begin en het Einde in.
- Voeg zo nodig een Plaats en Notities toe.
- Laat het vakje Bezet (blokkeert dit tijdslot voor bezoeken) aangevinkt als dit moment niet aan kandidaten mag worden voorgesteld.
- Klik op Opslaan. Het bericht „Afspraak gemaakt.“ verschijnt.
- De uren zijn Belgische uren.
- De titel telt hoogstens 200 tekens, de plaats 300, de notities 5 000.
- Het einde moet na het begin komen.
Een afspraak wijzigen of verwijderen
- Klik op de afspraak: het venster Afspraak wijzigen opent.
- Wijzig de velden en klik op Opslaan („Afspraak gewijzigd.“).
- Om ze te wissen, klikt u op Verwijderen en bevestigt u: „Deze afspraak verwijderen? Ze verdwijnt ook uit uw Outlook- of Google-agenda.“.
U kunt alleen uw eigen afspraken wijzigen of verwijderen.
Outlook of Google koppelen
Iedereen koppelt zijn eigen accounts, hoogstens één Microsoft-account en één Google-account. Eén koppeling verbindt zowel de agenda als de mailbox.
- Open Organisatie › Koppelingen.
- Klik op de kaart Microsoft 365 / Outlook of Google (Gmail, Agenda) op Koppelen.
- Meld u bij Microsoft of Google aan en vink alle toestemmingen aan: agenda, e-mails verzenden en lezen.
- Terug op de pagina wacht u even: „Koppeling bezig… De pagina werkt zichzelf bij.“.
- De kaart toont het label „Gekoppeld“, het adres van het account, en daarna „Gesynchroniseerd op“ gevolgd door de datum (of „Eerste synchronisatie bezig“).
| Getoond bericht | Wat te doen |
|---|---|
| „U hebt de toegang geweigerd: er is niets gekoppeld.“ | Begin opnieuw en aanvaard. |
| „Er ontbreken toestemmingen: vink in het scherm van Google of Microsoft alle vakjes aan (agenda, e-mails verzenden en lezen) en begin opnieuw.“ | Begin opnieuw en vink alles aan. |
| „Uw organisatie eist de goedkeuring van haar IT-beheerder: zie hieronder.“ | Stuur de goedkeuringslink naar uw IT-beheerder. |
| „Microsoft of Google weigerde de koppeling (link verlopen?). Begin opnieuw.“ | Begin opnieuw vanaf de pagina Koppelingen. |
| „Deze koppeling was niet voor u bedoeld. Begin opnieuw vanaf deze pagina.“ | Begin opnieuw vanaf de pagina Koppelingen. |
| „Koppeling momenteel niet beschikbaar op deze server.“ | De koppeling is nog niet opengesteld: verwittig ImmoBooking. |
De synchronisatie
- Ze werkt in beide richtingen: wat u hier maakt, wijzigt of verwijdert, gaat naar Outlook of Google, en de wijzigingen die daar gebeuren, komen hier terug.
- Ze loopt om de 5 minuten, en meteen na elke wijziging in de agenda.
- Alleen de hoofdagenda van het account wordt gelezen en gevuld.
- Bij de eerste synchronisatie neemt de applicatie de afspraken van de laatste 30 dagen en van het komende jaar over.
- Hebt u twee accounts gekoppeld, dan gaan uw hier gemaakte afspraken naar het eerst gekoppelde account.
- Wijzigt u hier een afspraak die u hier hebt gemaakt, dan krijgt uw wijziging voorrang op een gelijktijdige wijziging in Outlook of Google.
Wanneer een account niet meer synchroniseert:
- label „Opnieuw koppelen“: „Microsoft of Google aanvaardt de toegang niet meer (wachtwoord gewijzigd, toegang ingetrokken). Er wordt niets gesynchroniseerd zolang u niet opnieuw koppelt.“ Klik op Opnieuw koppelen;
- „De laatste synchronisatie is mislukt. Ze wordt elke 5 minuten opnieuw geprobeerd; blijft het duren, ontkoppel en koppel het account dan opnieuw.“.
De mailbox
- Alleen het Postvak IN wordt gelezen, vanaf het moment van de koppeling: oude berichten worden niet overgenomen.
- Alleen berichten die verstuurd zijn door een contact van uw makelaarskantoor worden opgehaald. Ze verschijnen op zijn fiche, in E-mailuitwisselingen, leesbaar voor het hele team.
- Berichten die u rechtstreeks vanuit Outlook of Gmail verstuurt, worden niet overgenomen.
- Om een contact te mailen vanaf uw eigen adres: op zijn fiche, E-mailuitwisselingen › Schrijven, kies zo nodig een Sjabloon, vul Onderwerp en Bericht in en klik op Versturen. Het getoonde bericht is „Bericht wordt verstuurd vanaf uw adres.“. Zie De contacten en De e-mailsjablonen.
- Zonder gekoppeld account toont de fiche de link „Koppel uw mailbox om hiervandaan te schrijven“.
Een account ontkoppelen
- Klik op de kaart van het account op Ontkoppelen.
- Bevestig: „Dit account ontkoppelen? De geïmporteerde gebeurtenissen uit uw agenda verdwijnen hier; uw hier gemaakte afspraken blijven.“.
Het bericht „Account ontkoppeld.“ verschijnt. De afspraken die in ImmoBooking zijn gemaakt, blijven, gemarkeerd als „Alleen hier“. Een nieuwe koppeling begint opnieuw met een volledige synchronisatie.