De zoekertjes

Het zoekertje voorbereiden dat uit de ondertekende opdracht voortkomt, het vertalen, de ontbrekende punten wegwerken, het op het portaal publiceren en de ontvangen contacten opvolgen.

De zoekertjes staan in het menu Panden en opdrachten › Advertenties. De beheerder, de manager en de makelaar hebben er toegang toe; een makelaar ziet en wijzigt alle zoekertjes van het kantoor.

Waar een zoekertje vandaan komt

Er is geen knop om een zoekertje aan te maken. Een zoekertje ontstaat vanzelf bij de ondertekening van de opdracht (zie De opdracht ondertekenen):

• met de status „Concept“, voor verkoop of verhuur zoals de opdracht;
• met een voorgestelde titel, bijvoorbeeld „Huis 3 slaapkamers in Namen“;
• met de beschrijving uit stap 3 van de opdracht, in haar taal;
• één enkel zoekertje per opdracht.

Komt de opdracht van een particuliere verkoper, dan wordt het zoekertje dat die particulier zelf gepubliceerd had op dat moment ingetrokken.

De lijst van zoekertjes

• De zoekertjes zijn gesorteerd van het laatst gewijzigde naar het oudste. Klik op een regel om de fiche te openen.
• De lijst heeft geen filter en geen volgende pagina's: ze toont de 50 laatst gewijzigde zoekertjes.

De statussen van een zoekertje

• De eerste wijziging van een zoekertje in „Concept“ (foto, tekst, optie) zet het vanzelf op „In voorbereiding“.
• Het zoekertje is zichtbaar op het portaal wanneer het „Gepubliceerd“, „Onder optie“ of „Onder compromis“ is.
• Verkocht, Verhuurd en Intrekken vragen een bevestiging: dat is definitief. Een afgesloten zoekertje kan niet meer gewijzigd worden.
• Wanneer de opdracht eindigt, verandert het zoekertje vanzelf van status (zie De opdracht ondertekenen).
• Een zoekertje van een kantoor heeft geen einddatum: het blijft online tot u de status wijzigt.
• Elke statuswijziging wordt ingeschreven in de sectie Geschiedenis van de fiche, met de datum en de auteur (of „automatisch“).

De fiche van een zoekertje

Bovenaan: de status, de referentie, „Exclusieve opdracht“ of „Niet-exclusieve opdracht“, de prijs en de link Opdracht bekijken.

• De foto's, de opties, het certificaat en de statussen worden opgeslagen zodra u klikt.
• De teksten worden opgeslagen met de knop Opslaan die onderaan het scherm verschijnt („n niet-opgeslagen wijziging(en)“), of met Ctrl+S (Cmd+S op een Mac).
• Verlaat u de pagina met niet-opgeslagen teksten, dan meldt het scherm dat en stelt het Verlaten zonder opslaan of Op de pagina blijven voor.

De foto's worden beschreven in Foto's en fotograaf.

De teksten en de vertaling

1. Controleer in Teksten van de advertentie de Redactietaal.
2. Schrijf in het tabblad van die taal (bijvoorbeeld FR · redactie) de Titel (hoogstens 120 tekens) en de Beschrijving (hoogstens 5 000 tekens).
3. Klik op Vertalen naar de andere talen.
4. Wacht op de melding „Vertaling klaar.“ en lees daarna elk tabblad na (NL, EN, DE).

• De getoonde tekst wordt vóór de vertaling opgeslagen.
• Een vertaalde tekst draagt de vermelding „Automatisch vertaald: lees na voor publicatie. Een wijziging maakt er uw eigen tekst van.“.
• De teksten die u zelf in een andere taal geschreven hebt, worden niet vervangen, tenzij u Ook handgeschreven teksten vervangen aanvinkt.
• Een tekst die al vertaald werd vanuit dezelfde oorspronkelijke tekst, wordt niet opnieuw vertaald.
• Uw kantoor heeft recht op 200 vertaalaanvragen per dag. Elke klik telt. Daarboven: „Het dagelijkse vertaalplafond van het kantoor is bereikt. Probeer morgen opnieuw.“.

Voor publicatie

De sectie Voor publicatie toont „Alles is klaar voor publicatie.“ of de lijst van wat ontbreekt:

De prijs, het adres, het type pand, de kosten en de huurovereenkomst verbetert u in de opdracht, niet in het zoekertje. Een ondertekende opdracht verbetert u met een bijvoegsel.

Het energiecertificaat

Het certificaat komt vaak na de ondertekening. Vul het hier aan:

1. Kies in Energiecertificaat de Klasse.
2. Vul het Verbruik (kWh/m².jaar) en het Nummer van het certificaat in.
3. Klik op Certificaat opslaan.

Het certificaat komt bij de documenten van het pand, met de status „Ontvangen“. Het is een PEB, of een EPC in Vlaanderen. Toont de sectie „Geen energiecertificaat in het dossier van het pand.“, vul dan stap 4 van de opdracht aan.

De verspreidingsopties

• Getoond adres: Bij benadering: postcode en gemeente of Exact: straat en huisnummer. Bij benadering worden noch de straat noch het nummer gepubliceerd, en wordt de positie op de kaart afgerond tot ongeveer 1 km.
• In de kijker zetten op het portaal: een vakje om aan te vinken.

De sectie Wat het portaal zal tonen toont de enige velden die gepubliceerd worden: prijs, adres, type, slaapkamers, oppervlakte en energiecertificaat. De onderhandelingsmarge, de verkopers en het kadaster worden nooit gepubliceerd.

Publiceren

1. Werk alle ontbrekende punten weg: de knop Valideren en publiceren blijft grijs zolang er nog zijn.
2. Klik op Valideren en publiceren.
3. Vink de drie controles aan: de foto's, de beschrijving en haar vertalingen, de conformiteit van de documenten.
4. Klik in het venster op Valideren en publiceren.

Wat er daarna gebeurt:

• het zoekertje gaat naar „Gepubliceerd“ en verschijnt meteen op het ImmoBooking-portaal: er is geen wachttijd voor validatie;
• de portalen waarop u het geactiveerd hebt, ontvangen het (zie De verspreiding).

De publicatie wordt in deze gevallen geweigerd:

• De limiet van uw formule telt de online zoekertjes. Een zoekertje dat al online staat en naar „Onder optie“ gaat, wordt geen tweede keer geteld.
• Om een opgeschort zoekertje opnieuw online te zetten, klikt u op Publicatie hervatten: hetzelfde controlevenster opent.

De publicatie inplannen

Voor een zoekertje dat nog niet online staat:

1. Vul in Verspreidingsopties Automatisch publiceren op in (datum en uur).
2. Klik op Plannen.
3. Vink de drie controles aan en klik op Valideren en plannen.

• De fiche en de lijst tonen „Publicatie gepland op …“. Planning annuleren annuleert ze.
• Op het gekozen tijdstip wordt het zoekertje gepubliceerd als alles klaar is, binnen de minuten daarna, met dezelfde controles als een publicatie met de hand.
• Mislukt een controle, dan wordt de planning gewist en toont de fiche „De geplande publicatie is niet doorgegaan: …“. Er volgt geen nieuwe poging: plan opnieuw.

De moderatie

• Schort de moderatie van ImmoBooking een zoekertje op, dan gaat het naar „Opgeschort“ en toont de fiche „Opgeschort door de moderatie op …: …“.
• Schort ze het kantoor op, dan worden al zijn online zoekertjes ingetrokken en kan er geen enkel gepubliceerd worden. De lijst toont de reden en „Neem contact op met ImmoBooking om ze op te heffen.“.
• Wanneer de opschorting opgeheven wordt, wordt niets vanzelf weer online gezet: klik op Publicatie hervatten.

De ontvangen contacten

De sectie Ontvangen contacten toont „n weergave(n) · n contact(en) op het portaal“, daarna elke aanvraag: naam, datum, e-mail, telefoon, bericht, en in voorkomend geval de vermelding „Wil opnieuw gecontacteerd worden“.

1. Klik op Contactfiche om het contact in het CRM te openen.
2. Zodra de aanvraag behandeld is, klikt u op Als behandeld markeren.

De aanvraag toont „Behandeld op …“ en de taak die aan deze aanvraag gekoppeld is, wordt gesloten.

De ImmoPass-kandidaten

De kaart ImmoPass-kandidaten geeft alleen aantallen: „n kandidaat/kandidaten om aan voor te stellen · n al voorgesteld · n wachten op het plafond“. U ziet niet wie ze zijn.

1. Klik op Het pand aan de n kandidaten voorstellen (of Het pand aan de kandidaat voorstellen).
2. Bevestig.

• Elke kandidaat ontvangt een e-mail met het pand en beslist daarna zelf of hij zijn dossier met u deelt.
• Een kandidaat ontvangt hoogstens 3 voorstellen per week, alle kantoren samen. De andere vertrekken later.
• Heeft het kantoor Panden automatisch voorstellen aan ImmoPass-kandidaten aangevinkt in Organisatie › ImmoScore, dan vermeldt de kaart dat en toont ze geen knop. Zie ImmoPass en ImmoScore.

De kandidaturen en de bezoeken

• Voor een pand te huur ontvangt de kaart Kandidaturen de kandidaturen die vanuit het portaal verstuurd worden. Zie De kandidaturen.
• De kaart Bezoeken toont de online geboekte bezoeken en laat toe een groepsbezoek te openen. Zie De bezoeken.