Les annonces
Préparer l'annonce née du mandat signé, la traduire, lever les manques, la publier sur le portail et suivre les contacts reçus.
Les annonces se trouvent dans le menu Biens et mandats › Annonces. L'administrateur, le manager et l'agent y ont accès ; un agent voit et modifie toutes les annonces de l'agence.
D'où vient une annonce
Il n'y a pas de bouton pour créer une annonce. Une annonce naît toute seule à la signature du mandat (voir Signer le mandat) :
- au statut « Brouillon », en vente ou en location comme le mandat ;
- avec un titre proposé, par exemple « Maison 3 chambres à Namur » ;
- avec la description de l'étape 3 du mandat, dans sa langue ;
- une seule annonce par mandat.
Si le mandat vient d'un vendeur particulier, l'annonce que ce particulier avait publiée lui-même est retirée à ce moment.
La liste des annonces
| Colonne | Contenu |
|---|---|
| Bien | la photo de couverture, le titre (ou « Annonce sans titre »), l'adresse et la référence du mandat |
| État | l'état de l'annonce, et « Publication prévue le … » si elle est planifiée |
| Prix | le prix, ou le loyer « … / mois » |
| Photos | le nombre de photos |
| Diffusion | chaque canal et son état (« Portail ImmoBooking · en ligne »…), ou « Pas encore diffusée » |
| Modifiée | la date de la dernière modification |
- Les annonces sont triées de la plus récemment modifiée à la plus ancienne. Cliquez sur une ligne pour ouvrir la fiche.
- La liste n'a ni filtre ni pages suivantes : elle montre les 50 annonces modifiées le plus récemment.
Les états d'une annonce
| État | Boutons proposés en haut de la fiche |
|---|---|
| Brouillon | Commencer la préparation, Retirer |
| En préparation | Valider et publier, Suspendre, Retirer |
| Publiée | Sous option, Sous compromis (vente) ou Louée (location), Suspendre, Retirer |
| Sous option | Remettre en vente (ou Remettre en location), Sous compromis (vente) ou Louée (location), Suspendre, Retirer |
| Sous compromis (vente) | Remettre en vente, Vendue, Suspendre, Retirer |
| Suspendue | Reprendre la publication, Retirer |
| Vendue, Louée, Retirée | aucun : l'annonce est terminée |
- La première modification d'une annonce en « Brouillon » (photo, texte, option) la fait passer seule « En préparation ».
- L'annonce est visible sur le portail quand elle est « Publiée », « Sous option » ou « Sous compromis ».
- Vendue, Louée et Retirer demandent une confirmation : c'est définitif. Une annonce terminée ne se modifie plus.
- Quand le mandat se termine, l'annonce change d'état seule (voir Signer le mandat).
- Une annonce d'agence n'a pas de date de fin : elle reste en ligne jusqu'à ce que vous changiez son état.
- Chaque changement d'état est inscrit dans la section Historique de la fiche, avec la date et son auteur (ou « automatique »).
La fiche d'une annonce
En haut : l'état, la référence, « Mandat exclusif » ou « Mandat simple », le prix et le lien Voir le mandat.
| Colonne principale | Colonne de droite | Sous la fiche |
|---|---|---|
| Photos, Contacts reçus, Textes de l'annonce | Avant de publier, Certificat énergétique, Options de diffusion, Diffusion, Ce que le portail affichera, Historique | Candidatures (location), Visites, Candidats ImmoPass, Diffusion sur les autres portails |
- Les photos, les options, le certificat et les états s'enregistrent dès le clic.
- Les textes s'enregistrent avec le bouton Enregistrer qui apparaît en bas de l'écran (« n modification(s) non enregistrée(s) »), ou avec Ctrl+S (Cmd+S sur Mac).
- Si vous quittez la page avec des textes non enregistrés, l'écran le signale et propose Quitter sans enregistrer ou Rester sur la page.
Les photos sont décrites dans Photos et photographe.
Les textes et la traduction
- Dans Textes de l'annonce, vérifiez la Langue de rédaction.
- Dans l'onglet de cette langue (par exemple FR · rédaction), écrivez le Titre (120 caractères au plus) et la Description (5 000 caractères au plus).
- Cliquez sur Traduire vers les autres langues.
- Attendez le message « Traduction terminée. », puis relisez chaque onglet (NL, EN, DE).
- Le texte affiché est enregistré avant la traduction.
- Un texte traduit porte la mention « Traduit automatiquement : relisez avant de publier. Une modification en fait un texte à vous. ».
- Les textes que vous avez écrits vous-même dans une autre langue ne sont pas remplacés, sauf si vous cochez Remplacer aussi les textes écrits à la main.
- Un texte déjà traduit depuis le même texte d'origine n'est pas retraduit.
- Votre agence a droit à 200 demandes de traduction par jour. Chaque clic compte. Au-delà : « Le plafond quotidien de traductions de l'agence est atteint. Réessayez demain. ».
Avant de publier
La section Avant de publier affiche « Tout est prêt pour la publication. » ou la liste de ce qui manque :
| Manque affiché | Où le corriger |
|---|---|
| « Ajoutez au moins une photo. » | la section Photos |
| « Écrivez un titre dans la langue de rédaction. » | Textes de l'annonce |
| « Écrivez une description d'au moins 80 caractères dans la langue de rédaction. » | Textes de l'annonce |
| « La classe et le numéro du certificat énergétique (PEB/EPC) sont obligatoires pour publier. » | la section Certificat énergétique |
| « Le prix manque au mandat. » | le mandat, étape 5 |
| « L'adresse du bien est incomplète au mandat. » | le mandat, étape 2 |
| « Le type de bien manque au mandat. » | le mandat, étape 2 |
| En location : charges, type de bail ou garantie locative | le mandat, étape 5 |
Le prix, l'adresse, le type de bien, les charges et le bail se corrigent dans le mandat, pas dans l'annonce. Un mandat signé se corrige par un avenant.
Le certificat énergétique
Le certificat arrive souvent après la signature. Complétez-le ici :
- Dans Certificat énergétique, choisissez la Classe.
- Saisissez la Consommation (kWh/m².an) et le Numéro du certificat.
- Cliquez sur Enregistrer le certificat.
Le certificat rejoint les documents du bien, au statut « Reçu ». C'est un PEB, ou un EPC en Flandre. Si la section affiche « Aucun certificat énergétique au dossier du bien. », complétez l'étape 4 du mandat.
Les options de diffusion
- Adresse affichée : Approchée : code postal et localité ou Exacte : rue et numéro. En approchée, ni la rue ni le numéro ne sont publiés, et la position sur la carte est arrondie à environ 1 km.
- Mettre en avant sur le portail : une case à cocher.
La section Ce que le portail affichera montre les seuls champs publiés : prix, adresse, type, chambres, surface et certificat énergétique. La marge de négociation, les vendeurs et le cadastre ne sont jamais publiés.
Publier
- Levez tous les manques : le bouton Valider et publier reste grisé tant qu'il en reste.
- Cliquez sur Valider et publier.
- Cochez les trois vérifications : les photos, la description et ses traductions, la conformité des documents.
- Cliquez sur Valider et publier dans la fenêtre.
Ce qui se passe ensuite :
- l'annonce passe « Publiée » et apparaît aussitôt sur le portail ImmoBooking : il n'y a pas d'attente de validation ;
- les portails sur lesquels vous l'avez activée la reçoivent (voir La diffusion).
La publication est refusée dans ces cas :
| Cas | Message affiché |
|---|---|
| délai de rétractation du mandat en cours, sans demande expresse du vendeur | message d'erreur ; voir Le délai de rétractation |
| suspension par la modération | « Publication impossible : une suspension de la modération est en cours (…). » |
| limite d'annonces en ligne de votre formule atteinte | « La limite d'annonces en ligne de votre formule est atteinte. Retirez une annonce, ou passez à une formule supérieure (Paramètres → Abonnement). » |
| le bien est déjà publié par une autre annonce de l'agence | « Ce bien est déjà publié par une autre annonce de l'agence. Retirez-la d'abord. » |
| le bien est sous mandat exclusif en cours d'une autre agence | « Ce bien est sous mandat exclusif d'une autre agence : la publication est refusée. L'incident est consigné au journal du mandat. » |
- La limite de votre formule compte les annonces en ligne. Une annonce déjà en ligne qui passe « Sous option » n'est pas comptée une seconde fois.
- Pour remettre en ligne une annonce suspendue, cliquez sur Reprendre la publication : la même fenêtre de vérification s'ouvre.
Planifier la publication
Pour une annonce qui n'est pas encore en ligne :
- Dans Options de diffusion, remplissez Publier automatiquement le (date et heure).
- Cliquez sur Planifier.
- Cochez les trois vérifications, puis cliquez sur Valider et planifier.
- La fiche et la liste affichent « Publication prévue le … ». Annuler la planification l'annule.
- À l'heure dite, l'annonce est publiée si tout est prêt, dans les minutes qui suivent, avec les mêmes contrôles qu'une publication à la main.
- Si un contrôle échoue, la planification est effacée et la fiche affiche « La publication planifiée n'est pas partie : … ». Rien n'est retenté : planifiez à nouveau.
La modération
- Si la modération ImmoBooking suspend une annonce, elle passe « Suspendue » et la fiche affiche « Suspendue par la modération le … : … ».
- Si elle suspend l'agence, toutes ses annonces en ligne sont retirées et aucune ne peut être publiée. La liste affiche le motif et « Contactez ImmoBooking pour la lever. ».
- Quand la suspension est levée, rien n'est remis en ligne tout seul : cliquez sur Reprendre la publication.
Les contacts reçus
La section Contacts reçus affiche « n vue(s) · n contact(s) sur le portail », puis chaque demande : nom, date, e-mail, téléphone, message, et la mention « Accepte d'être recontacté » le cas échéant.
- Cliquez sur Fiche du contact pour ouvrir le contact dans le CRM.
- Une fois la demande traitée, cliquez sur Marquer comme traitée.
La demande affiche « Traitée le … » et la tâche liée à cette demande se ferme.
Les candidats ImmoPass
La carte Candidats ImmoPass ne donne que des nombres : « n candidat(s) à qui proposer · n déjà proposé(s) · n en attente du plafond ». Vous ne voyez pas qui ils sont.
- Cliquez sur Proposer le bien aux n candidats (ou Proposer le bien au candidat).
- Confirmez.
- Chaque candidat reçoit un e-mail avec le bien, puis décide lui-même de partager son dossier avec vous.
- Un candidat reçoit 3 propositions par semaine au plus, toutes agences confondues. Les autres partent plus tard.
- Si l'agence a coché Proposer automatiquement les biens aux candidats ImmoPass dans Organisation › ImmoScore, la carte l'indique et n'affiche pas de bouton. Voir ImmoPass et ImmoScore.
Les candidatures et les visites
- Pour un bien à louer, la carte Candidatures reçoit les candidatures envoyées depuis le portail. Voir Les candidatures.
- La carte Visites liste les visites réservées en ligne et permet d'ouvrir une visite groupée. Voir Les visites.