Signer et enregistrer le bail
Faire signer le bail en ligne ou noter une signature sur papier, puis noter l'enregistrement et la garantie locative.
Ces cartes se trouvent sur la fiche du bail : Biens et mandats › Baux, puis cliquez sur le bail.
Avant d'envoyer en signature
Le bouton Envoyer en signature, dans la carte La signature, ne s'active que si :
- plus rien ne manque au bail (sinon « Complétez d'abord ce qui manque. ») ;
- le document à signer est prêt (sinon « Générez d'abord le document à signer. ») ;
- chaque partie a une adresse e-mail sur sa fiche (sinon « Chaque partie doit avoir une adresse e-mail. ») ;
- à Bruxelles, la remise de l'information précontractuelle est notée (sinon « Remettez d'abord l'information précontractuelle au preneur (Bruxelles). »).
| Message affiché | Ce qu'il veut dire |
|---|---|
| « La signature électronique n'est pas configurée. » | La signature en ligne n'est pas disponible pour l'instant. |
| « Notre texte n'est pas encore validé par un juriste : pas de signature réelle. » | Un bail généré par ImmoBooking ne peut pas être signé pour de vrai tant que nos textes ne sont pas validés. Déposez votre propre bail. |
| « Signature de démonstration : rien n'est probant. » | Vous êtes sur un environnement de démonstration : la signature n'engage personne. |
La signature électronique
- Cliquez sur Envoyer en signature.
- Attendez « Les parties signent, dans l'ordre. » (pendant la préparation : « Préparation chez le prestataire… »).
- Pour chaque signataire, copiez son lien Signer et transmettez-le-lui vous-même.
La carte liste les signataires : nom, rôle, adresse e-mail et état (En attente, Signé, Refusé ou Erreur).
- L'ordre est imposé : tous les bailleurs, puis tous les preneurs, dans l'ordre des parties.
- Le lien d'un signataire n'existe qu'une fois que le précédent a signé. En attendant, la carte affiche « Lien après la signature précédente ». Le lien suivant arrive au contrôle fait toutes les 15 minutes ; cliquez sur Actualiser les liens pour le chercher tout de suite.
- En colocation à Bruxelles ou en Wallonie (bail généré), chaque preneur signe aussi le pacte de colocation.
- Un bail généré modifié depuis son PDF ne part pas : regénérez-le d'abord.
Pendant la signature :
- Reprendre en brouillon annule la demande chez le prestataire ; le bail redevient Brouillon et se modifie à nouveau ;
- en cas d'échec (« L'envoi a échoué : {erreur} »), cliquez à nouveau sur Envoyer en signature.
Ce qui se passe quand tout le monde a signé :
- le bail passe Signé : « Bail signé le {date}. » ;
- les liens Bail signé (PDF) et Preuve de signature apparaissent ;
- les rappels du bail sont posés dans les tâches de l'agent du mandat (enregistrement, garantie, état des lieux d'entrée…) ;
- les cartes de la vie du bail apparaissent : états des lieux, loyers, indexation, congés, sortie, enregistrement.
La signature est relevée dès que le prestataire la signale, et au plus tard au contrôle fait toutes les 15 minutes. Une demande abandonnée chez le prestataire remet le bail en Brouillon.
Un bail déjà signé sur papier
Pour un bail déposé seulement.
- Dans La signature, cliquez sur Déjà signé sur papier.
- Remplissez la Date de signature (pas dans le futur).
- Cliquez sur Enregistrer la signature.
- Il faut le PDF déposé, un bail complet et, à Bruxelles, la remise de l'information précontractuelle notée.
- Le PDF déposé devient le bail signé : « Bail signé sur papier le {date}. ». Les rappels sont posés comme pour une signature en ligne.
L'enregistrement
La carte L'enregistrement apparaît une fois le bail signé.
- Échéance : « À enregistrer au plus tard le {date} (deux mois après la signature, jour ouvré suivant). ». Un badge En retard s'affiche une fois la date passée.
- Où : MyRent ou le Bureau de l'enregistrement partout ; Irisrent en plus à Bruxelles.
L'échéance est le jour de la signature plus deux mois. Si ce jour tombe un samedi, un dimanche ou un jour férié légal belge, elle passe au jour ouvré suivant. Par exemple : signé le 15/10, à enregistrer au plus tard le 15/12.
La carte rappelle ce que coûte un bail non enregistré :
| Région | Tant que le bail n'est pas enregistré |
|---|---|
| Bruxelles | le preneur peut partir sans préavis ni indemnité ; le loyer ne peut pas être indexé |
| Wallonie | le preneur peut partir sans préavis ni indemnité si sa mise en demeure reste un mois sans effet (résidence principale) ; le loyer ne peut pas être indexé ; les frais de retard sont à charge du bailleur |
| Flandre | le preneur peut partir sans préavis |
Noter l'enregistrement
- Choisissez Où : MyRent, Bureau de l'enregistrement ou Irisrent (Bruxelles seulement).
- Remplissez Enregistré le et, si vous l'avez, Référence (facultatif).
- Cliquez sur Noter l'enregistrement.
- Cliquez sur Déposer la preuve et choisissez le PDF ou la photo (20 Mo au plus).
- La date ne peut être ni dans le futur, ni avant la signature (« La date est antérieure à la signature. »).
- Noter à nouveau le même canal corrige la saisie.
- Remplacer la preuve dépose une nouvelle preuve. Les preuves sont rangées dans les documents du bien.
- Une fois tout fait : « Le bail est enregistré partout où la région l'exige. ». Le rappel « Enregistrer le bail » se ferme.
La garantie locative
La carte La garantie locative note comment le preneur a constitué sa garantie.
- Choisissez la Forme choisie par le preneur.
- Remplissez Montant (€), Banque ou organisme et Référence du compte ou de la garantie.
- Une fois la garantie constituée, remplissez Constituée le.
- Cliquez sur Déposer la preuve et choisissez le fichier.
Seules les formes de la région sont proposées :
| Région | Formes proposées |
|---|---|
| Bruxelles | Compte individualisé au nom du preneur, Garantie bancaire progressive, Garantie du CPAS, Sûreté réelle, Sûreté personnelle (caution) |
| Wallonie | Compte individualisé au nom du preneur, Garantie bancaire progressive, Garantie du CPAS |
| Flandre | Compte individualisé au nom du preneur, Sûreté réelle, Garantie du CPAS, Sûreté personnelle (caution) |
| Flandre, bail étudiant | Espèces, Sûreté réelle |
- Le montant ne peut pas dépasser le plafond de la région (« Au plus {montant} € dans la région. ») : 2 mois de loyer hors charges à Bruxelles et en Wallonie, 3 mois en Flandre (2 pour un bail étudiant).
- La date de constitution ne peut pas être dans le futur.
- Tant qu'elle manque : « Un rappel reste ouvert tant que la date de constitution n'est pas saisie. ». Ce rappel a pour échéance la date de début du bail.
- Une fois saisie : « Garantie constituée le {date}. ».
La libération de la garantie à la fin du bail est décrite dans La fin du bail.