Les états des lieux

Dresser l'état des lieux d'entrée, de sortie ou un avenant sur la tablette, même sans réseau, le faire signer au doigt et comparer l'entrée et la sortie.

Les états des lieux s'ouvrent depuis la fiche d'un bail signé : Biens et mandats › Baux, cliquez sur le bail, puis carte États des lieux. Ils n'ont pas de rubrique dans le menu.

Ouvrir un état des lieux

1. Dans la carte États des lieux, cliquez sur Dresser l'état des lieux d'entrée ou Dresser l'état des lieux de sortie.
2. L'éditeur s'ouvre.

• Sans entrée, la carte rappelle la limite : « À dresser au plus tard le {date} (premier mois d'occupation). » C'est le début du bail plus un mois, la veille (début le 01/11 : jusqu'au 30/11 inclus).
• Une sortie peut s'ouvrir sans entrée. La carte prévient alors : « Sans état des lieux d'entrée, le logement est présumé reçu dans l'état où il se trouve à la sortie. »
• Il n'y a qu'une entrée et qu'une sortie par bail. Cliquer à nouveau rouvre la même.
• La carte liste les états des lieux (Entrée, Sortie, Avenant), avec « Signé le {date}. » ou « En cours, commencé le {date}. », et les liens Ouvrir l'état des lieux et PDF de l'état des lieux.

Ce qui est prérempli

L'avenant de colocation (Wallonie)

Pour une colocation en Wallonie, après une entrée signée et avant la sortie :

1. Remplissez Arrivée ou départ d'un colocataire (par exemple « Départ de Paul Partage »).
2. Cliquez sur Faire l'avenant à l'état des lieux.

Un seul avenant peut être en cours à la fois.

L'éditeur

En tête : l'adresse, l'état (En cours, Signé, Annulé) et l'état de l'enregistrement (voir Hors ligne sur la tablette).

• Ajouter une pièce crée une « Nouvelle pièce » avec les six éléments de base.
• Photo ouvre l'appareil photo de la tablette. La photo est réduite sur la tablette avant l'envoi.

Le contenu minimal

Tant que le contenu minimal n'est pas complet, la signature est impossible. L'éditeur liste ce qui manque :

• « Indiquez la date. »
• « Indiquez qui dresse l'état des lieux. »
• « Donnez l'appréciation générale. »
• « Ajoutez au moins une pièce. »
• « Une pièce n'a aucun élément. »
• « Donnez l'état de chaque élément. »
• « Relevez les compteurs. »
• « Un compteur n'a pas d'index. »
• « À Bruxelles : numéro et code EAN des compteurs d'électricité et de gaz. » (Bruxelles seulement)
• « Notez les clés, télécommandes et badges remis. »
• « Notez les détecteurs de fumée. »

Une fois tout rempli : « Le contenu minimal est complet : les parties peuvent signer. » Ce contenu minimal est le même dans les trois régions.

La signature au doigt

La règle : « Chaque preneur signe ; côté bailleur, chaque bailleur ou l'agent qui le représente. Une modification après une signature l'annule. »

1. Dans Lu et approuvé : les signatures, cliquez sur Faire signer à côté du signataire.
2. Tendez la tablette : la personne lit « Lu et approuvé : je signe l'état des lieux tel qu'il est affiché. » et signe du doigt ou au stylet.
3. Cliquez sur Valider la signature (ou Effacer pour recommencer).
4. Recommencez pour chaque signataire.

• Les signataires sont chaque bailleur, chaque preneur, et vous-même (« {nom} (agent) », « pour le bailleur »).
• Chaque signature porte l'empreinte du contenu affiché. Toute modification ensuite efface les signatures déjà données : « La signature de {nom} ne vaut plus (le contenu a changé) : faites-la signer à nouveau. »
• Les photos doivent être arrivées sur le serveur : sinon « Des photos ne sont pas encore arrivées. »

Ce qui se passe quand tous les preneurs ont signé, et côté bailleur l'agent ou tous les bailleurs :

• l'état des lieux passe Signé et ne se modifie plus : « Signé par toutes les parties le {date}. » ;
• un PDF est produit (« PDF en préparation… », puis Ouvrir le PDF), rangé dans les documents du bien et visible dans les espaces du locataire et du propriétaire ;
• le rappel « Faire l'état des lieux d'entrée » ou « de sortie » se ferme.

Aucun e-mail n'est envoyé aux parties à la signature.

La comparaison entrée et sortie

Dans une sortie ou un avenant, la carte Comparaison affiche « Comparé à l'état des lieux d'entrée du {date}. » (ou à l'avenant), puis :

• « Aucune dégradation constatée pour l'instant. », ou la liste « {pièce}, {élément} : {état d'entrée} → {état de sortie} » ;
• les accès manquants : « {type} : {n} remis, {n} rendus ».

Dans l'éditeur, chaque élément montre « À l'entrée : {état} », avec « dégradé » s'il a empiré. Chaque compteur montre « Relevé précédent : {index} · consommation : {valeur} ».

• Un élément est dégradé si son état est pire qu'à l'entrée, dans l'ordre Neuf, Bon, Usagé, Mauvais, Hors service.
• Un élément absent à l'entrée compte comme dégradé s'il est Mauvais ou Hors service.
• La comparaison figure aussi dans le PDF.
• Les dégâts relevés sont repris dans la libération de la garantie (voir La fin du bail).

Hors ligne sur la tablette

L'état des lieux s'enregistre d'abord sur la tablette, puis part au serveur dès que le réseau le permet : le contenu d'abord, puis les photos, puis les signatures. Sans réseau, vous continuez à travailler, signatures comprises.

• L'envoi est retenté au retour du réseau et toutes les 30 secondes.
• En cas de conflit : « Cet état des lieux a été modifié ailleurs pendant que vous travailliez. Quelle version garder ? ». Cliquez sur Garder la mienne (votre version remplace l'autre) ou Prendre l'autre.
• Ouvrez l'état des lieux une première fois avec du réseau : la tablette garde alors la page pour la suite.
• Une fois signé et tout envoyé, l'état des lieux est effacé de la tablette (noms, photos, signatures).