L'équipe, les rôles et les droits
Inviter un membre, rejoindre une équipe, régler les droits de chacun, désactiver un membre et déposer les photos de l'équipe.
Tout se passe dans le menu, groupe Organisation, rubrique Équipe. La page liste les membres actifs de l'agence : photo ou initiales, nom (le vôtre suivi de « (vous) »), adresse e-mail et rôle.
Qui peut faire quoi sur cette page
| Action | Qui |
|---|---|
| Voir les membres | Toute l'équipe |
| Inviter un membre, voir, renvoyer et annuler les invitations | Le droit « Inviter des membres » |
| Régler les droits d'un membre | L'administrateur |
| Désactiver un membre | L'administrateur |
| Changer la photo d'un membre | Le droit « Modifier le site » |
Les rôles
Une agence a trois rôles : Administrateur, Manager et Agent. Le rôle se tient par agence : une personne qui travaille pour deux agences peut être administrateur dans l'une et agent dans l'autre.
Sont réservés à l'administrateur, quels que soient les droits :
- régler les droits d'un membre et désactiver un membre ;
- modifier Mon agence ;
- ouvrir les pages API, Webhooks et Diffusion.
Cet écran ne permet ni de changer le rôle d'un membre, ni de réactiver un membre désactivé.
Les droits
Chaque membre reçoit les droits de son rôle. L'administrateur peut ensuite en ajouter ou en retirer, membre par membre.
| Droit | Ce qu'il permet | Administrateur | Manager | Agent |
|---|---|---|---|---|
| « Modifier le site » | Le brouillon, la médiathèque, les photos de l'équipe, l'assistant IA. | oui | oui | non |
| « Publier le site » | Publier les modifications, mettre en ligne, l'adresse, le logo. | oui | oui | non |
| « Noms de domaine » | Connecter un domaine, acheter et renouveler des noms (payant). | oui | oui | non |
| « Facturation » | Les coordonnées de facturation et le paiement des factures. | oui | oui | non |
| « Abonnement » | Choisir, changer ou résilier l'abonnement de l'agence. | oui | non | non |
| « Inviter des membres » | Jamais au-dessus de son propre rôle. | oui | oui | non |
| « Réglages de travail » | Relances, pipelines, visites, ImmoScore, modèles d'e-mail, prestataires. | oui | oui | non |
| « Intégrations » | Canaux de diffusion, clés d'API, webhooks. | oui | non | non |
- L'administrateur a toujours tous les droits. On ne peut pas les lui retirer : pour le restreindre, il faut lui donner un autre rôle.
Régler les droits d'un membre
- Sur la ligne du membre, cliquez sur Droits. Le bouton n'apparaît ni sur votre ligne ni sur celle d'un administrateur.
- Dans la fenêtre « Droits de … », cochez ce que le membre peut faire en plus, décochez ce qu'il ne doit pas faire. Les droits de son rôle portent la mention « compris dans son rôle ».
- Cliquez sur Enregistrer. Le message « Droits de … enregistrés. » s'affiche.
Pour annuler tout réglage, cliquez sur Revenir aux droits du rôle.
Ce qui se passe ensuite :
- le changement s'applique tout de suite, dès la prochaine action du membre ;
- le badge « Droits personnalisés » s'affiche sur sa ligne tant que ses droits diffèrent de ceux de son rôle.
Inviter un membre
- Cliquez sur Inviter un membre.
- Saisissez le Nom (2 caractères au moins) et l'E-mail de la personne.
- Choisissez le Rôle.
- Cliquez sur Envoyer l'invitation. Le message « Invitation envoyée à … » s'affiche.
On n'invite jamais au-dessus de son propre rôle :
| Vous êtes | Vous pouvez inviter un |
|---|---|
| Administrateur | Agent, Manager ou Administrateur |
| Manager | Agent ou Manager |
| Agent (avec le droit) | Agent |
Ce qui se passe ensuite :
- la personne reçoit l'e-mail « … vous invite dans son équipe sur ImmoBooking », dans votre langue, avec le bouton Rejoindre l'équipe ;
- le lien est valable 48 heures et ne sert qu'une fois ;
- l'invitation apparaît sous Invitations en attente, avec son état : « En cours d'envoi », « En attente » ou « Expirée ».
| Message affiché | Ce qu'il veut dire |
|---|---|
| « Cette personne est déjà membre de l'agence. » | L'adresse a déjà un accès actif à votre agence. |
| « Cette adresse sert déjà à un autre type de compte (particulier, prestataire…) : elle ne peut pas rejoindre l'équipe. » | Utilisez une autre adresse pour cette personne. |
| « Seul l'administrateur peut inviter un administrateur. » | Le rôle choisi est au-dessus du vôtre. |
| « Trop d'invitations aujourd'hui. Réessayez demain. » | L'agence a envoyé 30 invitations en 24 heures. |
Renvoyer ou annuler une invitation
- Renvoyer envoie un nouveau lien ; l'ancien ne fonctionne plus. Au plus 5 renvois par invitation en 24 heures.
- Annuler l'invitation retire l'invitation : son lien ne fonctionne plus.
- Inviter à nouveau la même adresse remplace l'invitation précédente.
Rejoindre une équipe
C'est la personne invitée qui fait ces étapes.
- Ouvrez l'e-mail d'invitation et cliquez sur Rejoindre l'équipe.
- Sur la page « Rejoindre l'équipe de … », votre Adresse e-mail est déjà remplie.
- La page reconnaît votre cas. Sans compte, saisissez un Mot de passe (12 caractères au moins), puis Confirmer le mot de passe.
- Si vous avez déjà un compte dans une autre agence, saisissez seulement votre Mot de passe actuel.
- Cliquez sur Rejoindre l'équipe.
Ce qui se passe ensuite :
- vous devenez membre de l'agence avec le rôle de l'invitation ;
- un nouveau compte prend la langue de la personne qui vous a invité ;
- un compte existant garde ses autres agences : vous passerez de l'une à l'autre avec Changer d'agence (voir Premiers pas) ;
- la page de connexion s'affiche avec « Bienvenue dans l'équipe : connectez-vous. »
| Message affiché | Ce qu'il veut dire |
|---|---|
| « Ce lien n'est plus valable : demandez à l'agence de renvoyer l'invitation. » | Le lien a expiré, a déjà servi, a été remplacé ou annulé. |
| « Mot de passe incorrect. » | Le mot de passe actuel saisi est faux. |
| « Trop d'essais. Réessayez dans une heure. » | Trop de tentatives : attendez une heure. |
| « Cette adresse ne peut pas rejoindre une équipe d'agence (elle sert déjà à un autre type de compte). » | L'adresse sert à un compte particulier ou prestataire. |
Désactiver un membre
- Sur la ligne du membre, cliquez sur Désactiver.
- Dans Qui reprend ses tâches et opportunités ?, choisissez un autre membre.
- Cliquez sur Désactiver. Le message indique combien de tâches et d'opportunités ont été reprises.
Ce qui se passe ensuite :
- le membre ne peut plus entrer dans cette agence ; ses sessions ouvertes dans l'agence sont fermées tout de suite ;
- ses tâches à faire et ses opportunités ouvertes passent au membre choisi ;
- ses mandats et visites passés gardent son nom ;
- s'il travaille aussi pour d'autres agences, il y garde son accès.
Règles :
- vous ne pouvez pas vous désactiver vous-même ;
- l'agence doit garder au moins un administrateur actif ;
- le repreneur doit être un autre membre actif.
Les photos de l'équipe
Avec le droit « Modifier le site » :
- Cliquez sur la photo (ou les initiales) du membre.
- Choisissez une image PNG, JPEG ou WebP de 12 Mo au plus.
Le message « Photo de … enregistrée. Elle sert sur le site, partout, tout de suite. » s'affiche. Les initiales peuvent rester affichées quelques secondes, le temps que la photo soit préparée.