Kantoren · Aan de slag

Het team, de rollen en de rechten

Een lid uitnodigen, een team vervoegen, de rechten van elk lid instellen, een lid deactiveren en de teamfoto's toevoegen.

Alles gebeurt in het menu, groep Organisatie, rubriek Team. De pagina toont de actieve leden van het kantoor: foto of initialen, naam (de uwe gevolgd door „(u)“), e-mailadres en rol.

Wie wat kan doen op deze pagina

Actie	Wie
De leden bekijken	Het hele team
Een lid uitnodigen, de uitnodigingen bekijken, opnieuw versturen en annuleren	Het recht „Leden uitnodigen“
De rechten van een lid instellen	De beheerder
Een lid deactiveren	De beheerder
De foto van een lid wijzigen	Het recht „De site bewerken“

De rollen

Een kantoor heeft drie rollen: Beheerder, Manager en Makelaar. De rol geldt per kantoor: wie voor twee kantoren werkt, kan in het ene beheerder zijn en in het andere makelaar.

Voorbehouden aan de beheerder, ongeacht de rechten:

de rechten van een lid instellen en een lid deactiveren;
Mijn kantoor wijzigen;
de pagina's API, Webhooks en Verspreiding openen.

Op dit scherm kunt u de rol van een lid niet wijzigen, en een gedeactiveerd lid niet opnieuw activeren.

De rechten

Elk lid krijgt de rechten van zijn rol. De beheerder kan er daarna, lid per lid, rechten aan toevoegen of afnemen.

Recht	Wat het toelaat	Beheerder	Manager	Makelaar
„De site bewerken“	Het concept, de mediabibliotheek, de teamfoto's, de AI-assistent.	ja	ja	nee
„De site publiceren“	Wijzigingen publiceren, online zetten, het adres, het logo.	ja	ja	nee
„Domeinnamen“	Een domein koppelen, namen kopen en verlengen (betalend).	ja	ja	nee
„Facturatie“	De facturatiegegevens en de betaling van facturen.	ja	ja	nee
„Abonnement“	Het abonnement van het kantoor kiezen, wijzigen of opzeggen.	ja	nee	nee
„Leden uitnodigen“	Nooit boven de eigen rol.	ja	ja	nee
„Werkinstellingen“	Herinneringen, pipelines, bezoeken, ImmoScore, e-mailsjablonen, dienstverleners.	ja	ja	nee
„Integraties“	Verspreidingskanalen, API-sleutels, webhooks.	ja	nee	nee

De beheerder heeft altijd alle rechten. Ze kunnen hem niet afgenomen worden: om hem te beperken, moet u hem een andere rol geven.

De rechten van een lid instellen

Klik op de regel van het lid op Rechten. De knop verschijnt niet op uw eigen regel en niet op die van een beheerder.
Vink in het venster „Rechten van …“ aan wat het lid extra mag doen en vink uit wat het niet mag doen. De rechten van zijn rol dragen de vermelding „inbegrepen in zijn rol“.
Klik op Opslaan. De melding „Rechten van … opgeslagen.“ verschijnt.

Om elke aanpassing ongedaan te maken, klikt u op Terug naar de rechten van de rol.

Wat er daarna gebeurt:

de wijziging geldt meteen, vanaf de volgende actie van het lid;
de badge „Aangepaste rechten“ staat op zijn regel zolang zijn rechten verschillen van die van zijn rol.

Een lid uitnodigen

Klik op Een lid uitnodigen.
Vul de Naam (minstens 2 tekens) en het E-mail van de persoon in.
Kies de Rol.
Klik op De uitnodiging versturen. De melding „Uitnodiging verstuurd naar …“ verschijnt.

U nodigt nooit iemand uit boven uw eigen rol:

U bent	U kunt uitnodigen als
Beheerder	Makelaar, Manager of Beheerder
Manager	Makelaar of Manager
Makelaar (met het recht)	Makelaar

Wat er daarna gebeurt:

de persoon ontvangt de e-mail „… nodigt u uit in haar team op ImmoBooking“, in uw taal, met de knop Het team vervoegen;
de link is 48 uur geldig en werkt maar één keer;
de uitnodiging verschijnt onder Openstaande uitnodigingen, met haar status: „Wordt verstuurd“, „In afwachting“ of „Verlopen“.

Getoonde melding	Wat ze betekent
„Deze persoon is al lid van het kantoor.“	Het adres heeft al actieve toegang tot uw kantoor.
„Dit adres wordt al voor een ander soort account gebruikt (particulier, dienstverlener…): het kan het team niet vervoegen.“	Gebruik een ander adres voor deze persoon.
„Alleen de beheerder kan een beheerder uitnodigen.“	De gekozen rol ligt boven de uwe.
„Te veel uitnodigingen vandaag. Probeer morgen opnieuw.“	Het kantoor heeft 30 uitnodigingen verstuurd binnen 24 uur.

Een uitnodiging opnieuw versturen of annuleren

Opnieuw versturen stuurt een nieuwe link; de oude werkt niet meer. Hoogstens 5 keer opnieuw versturen per uitnodiging binnen 24 uur.
De uitnodiging annuleren trekt de uitnodiging in: haar link werkt niet meer.
Hetzelfde adres opnieuw uitnodigen vervangt de vorige uitnodiging.

Een team vervoegen

Deze stappen zet de uitgenodigde persoon.

Open de uitnodigingsmail en klik op Het team vervoegen.
Op de pagina „Het team van … vervoegen“ is uw E-mailadres al ingevuld.
De pagina herkent uw situatie. Zonder account vult u een Wachtwoord in (minstens 12 tekens) en daarna Wachtwoord bevestigen.
Hebt u al een account bij een ander kantoor, vul dan alleen uw Huidig wachtwoord in.
Klik op Het team vervoegen.

Wat er daarna gebeurt:

u wordt lid van het kantoor met de rol uit de uitnodiging;
een nieuwe account krijgt de taal van de persoon die u heeft uitgenodigd;
een bestaande account behoudt zijn andere kantoren: u gaat van het ene naar het andere met Van kantoor wisselen (zie Eerste stappen);
de aanmeldpagina verschijnt met „Welkom in het team: meld u aan.“

Getoonde melding	Wat ze betekent
„Deze link is niet meer geldig: vraag het kantoor de uitnodiging opnieuw te sturen.“	De link is verlopen, al gebruikt, vervangen of geannuleerd.
„Onjuist wachtwoord.“	Het ingevulde huidige wachtwoord is fout.
„Te veel pogingen. Probeer over een uur opnieuw.“	Te veel pogingen: wacht een uur.
„Dit adres kan geen kantoorteam vervoegen (het wordt al voor een ander soort account gebruikt).“	Het adres hoort bij een particuliere account of een account van een dienstverlener.

Een lid deactiveren

Klik op de regel van het lid op Deactiveren.
Kies bij Wie neemt zijn taken en opportuniteiten over? een ander lid.
Klik op Deactiveren. De melding geeft aan hoeveel taken en opportuniteiten overgenomen werden.

Wat er daarna gebeurt:

het lid kan dit kantoor niet meer openen; zijn open sessies in het kantoor worden meteen gesloten;
zijn openstaande taken en open opportuniteiten gaan naar het gekozen lid;
zijn voorbije opdrachten en bezoeken behouden zijn naam;
werkt het lid ook voor andere kantoren, dan behoudt het daar zijn toegang.

Regels:

u kunt uzelf niet deactiveren;
het kantoor moet minstens één actieve beheerder behouden;
de overnemer moet een ander actief lid zijn.

De teamfoto's

Met het recht „De site bewerken“:

Klik op de foto (of de initialen) van het lid.
Kies een PNG-, JPEG- of WebP-afbeelding van hoogstens 12 MB.

De melding „Foto van … opgeslagen. Ze geldt meteen overal op de site.“ verschijnt. De initialen kunnen nog enkele seconden zichtbaar blijven, terwijl de foto wordt voorbereid.