Kantoren · Opdrachten en zoekertjes

De opdracht ondertekenen

De opdracht laten ondertekenen op de tablet, offline werken, de ondertekende opdracht opvolgen tot het einde en de verkoper op de hoogte houden.

De ondertekening gebeurt in stap 6 — Ondertekening van de opdracht (Panden en opdrachten › Opdrachten, daarna de opdracht). De opvolging van de ondertekende opdracht vindt u in haar overzicht.

Voor u de ondertekening start

Stappen 1 tot 5 zijn volledig (zie Een opdracht aanmaken).
De pdf van de opdracht is aangemaakt vanuit het overzicht. Anders toont stap 6 „Maak eerst het document van de opdracht aan via het overzicht.“.
De opdracht heeft de status „Ontwerp“.

De ondertekening starten

Open de stap Ondertekening.
Lees de kaart Ter ondertekening versturen: ze geeft de genummerde lijst van ondertekenaars, in de volgorde waarin ze zullen ondertekenen. De verplichte ondertekenaars van stap 1 komen eerst, de makelaar van de opdracht ondertekent als laatste.
Klik op Ter ondertekening versturen.

Wat er daarna gebeurt:

de opdracht gaat naar „Ter ondertekening“ en kan niet meer gewijzigd worden: stappen 1 tot 5 zijn alleen-lezen;
de toepassing controleert of de pdf nog overeenkomt met de gegevens van de opdracht; anders mislukt de verzending met een melding die vraagt het document opnieuw aan te maken;
de kaart wordt Ondertekening bezig en toont „Voorbereiding bij de dienstverlener…“, daarna de ondertekeningslinks.

Getoonde melding	Wat ze betekent
„Elektronische ondertekening is niet ingesteld op deze server.“	De ondertekening is niet beschikbaar: de knop blijft grijs.
„Maak eerst het document van de opdracht aan via het overzicht.“	De pdf is niet klaar.
„Vul eerst stap n aan.“	Een stap is onvolledig.
„Versturen is niet gelukt. Probeer zo dadelijk opnieuw.“	De dienst heeft niet geantwoord: probeer opnieuw.

Tijdens de ondertekening

Iedereen ondertekent op de tablet, ter plaatse, met een code die per e-mail binnenkomt.

Wacht op de melding „Open de link van elke ondertekenaar, in volgorde, en geef hem de tablet.“.
Klik op Ondertekening openen naast de eerste ondertekenaar en geef hem de tablet.
De ondertekenaar vult de code in die hij in zijn mailbox ontvangen heeft, en ondertekent.
Keer terug naar de opdracht en herhaal voor de volgende ondertekenaar, tot bij de makelaar.

De volgorde ligt vast: zolang de vorige ondertekenaar niet ondertekend heeft, toont de volgende regel „Link na de vorige ondertekening“.
Elke regel draagt een status: „Te ondertekenen“, „Ondertekend“, „Geweigerd“ of „Fout“. De kaart wordt elke 3 seconden vanzelf bijgewerkt.
Ontbreekt er een link, klik dan op Links vernieuwen.
Wanneer iedereen ondertekend heeft, toont de kaart „Iedereen heeft ondertekend: ondertekend document wordt opgehaald…“.

Annuleren en terug naar ontwerp

Om de opdracht tijdens de ondertekening te verbeteren:

Klik in stap 6 op Terug naar concept.
Verbeter de betrokken stappen.
Ga terug naar het overzicht en klik op Opnieuw aanmaken.
Ga terug naar stap 6 en klik op Ter ondertekening versturen.

Het lopende ondertekeningsverzoek wordt bij de dienstverlener geannuleerd, en de kaart toont „Vorige verzending geannuleerd: …“.
Terug naar concept is niet meer mogelijk zodra iedereen ondertekend heeft.
Weigert een ondertekenaar te ondertekenen, of wordt het verzoek bij de dienstverlener geannuleerd of verloopt het, dan gaat de opdracht vanzelf terug naar „Ontwerp“.
Mislukt de verzending, dan toont de kaart „Versturen mislukt: …“ en de knop Opnieuw versturen.

Na de ondertekening

Wanneer alle ondertekenaars ondertekend hebben, doet de toepassing het volgende, zonder actie van uw kant:

ze bergt de ondertekende pdf en het bewijs van ondertekening op bij de documenten van het pand;
ze zet de opdracht op de status „Ondertekend“, met haar ondertekeningsdatum;
ze maakt het zoekertje als concept aan, vooraf ingevuld met het pand en de beschrijving (zie De zoekertjes);
ze stuurt elke verkoper met een e-mailadres de e-mail „Uw opdracht is ondertekend — …“, met de persoonlijke link naar zijn ruimte en de herinnering aan de herroepingstermijn;
ze stuurt de makelaar de e-mail „Opdracht ondertekend — …“, met de lijst „Nog te verkrijgen documenten“ en de verkopers zonder e-mail.

Stap 6 toont dan de kaart Opdracht ondertekend: „Ondertekend op …“, de links Ondertekende pdf openen en Bewijs van ondertekening openen, de knoppen Advertentie bekijken en Overzicht en logboek, en de Fotoafspraak (zie Foto's en fotograaf).

Een ondertekende opdracht kan niet meer verbeterd worden: elke wijziging verloopt via een bijvoegsel.

De opdracht offline invullen, op de tablet

Open de opdracht op de tablet zolang u netwerk hebt, en houd de pagina open: valt de verbinding daarna weg, dan blijft u de assistent invullen.

Bovenaan de assistent geeft een indicator de status: „Online“, „Offline · n invoer(en) in wachtrij“, „Synchroniseren…“, „Conflict op te lossen“ of „Invoer geweigerd“. Klik erop om de lijst Offline invoer te zien.

Zonder netwerk	Alleen met netwerk
De velden van stappen 1 tot 5: identiteit en rechten van de verkopers, pand, beschrijving, status van de documenten, voorwaarden	Een verkoper toevoegen, een echtgeno(o)t(e) of vertegenwoordiger aanduiden, een bestand toevoegen, het gewest corrigeren, de pdf aanmaken, ondertekenen

Offline toont elk veld „Opgeslagen op de tablet — wordt verstuurd zodra er netwerk is“. De stappen openen volgens dezelfde regels als online.
Zodra er weer netwerk is, vertrekken de invoeren vanzelf, één voor één, in volgorde.
Heeft iemand intussen hetzelfde veld gewijzigd, dan wordt niets overschreven: er verschijnt een tabel Uw invoer (tablet) / Op de server. Klik op Mijn invoer behouden of Die van de server behouden.
Weigert de server een invoer, klik dan op Nu opnieuw proberen of Deze invoer laten vallen.
Wanneer u de pagina van de opdracht verlaat en er geen invoer meer wacht, wist de tablet het dossier dat ze bewaarde (naam, geboortedatum, adres). U hebt dan netwerk nodig om het opnieuw te openen.

Het verloop van de ondertekende opdracht

In het overzicht van de opdracht (knop Overzicht en logboek) toont de kaart Verloop van de opdracht de fase („Herroepingstermijn“, „Lopend“, „Verlengd — onbepaalde duur“, „Beëindigd“) en de belangrijkste datums.

Datum	Berekening door de toepassing
Einde van de herroeping	14 dagen vanaf de dag na de ondertekening, laatste dag inbegrepen; verschoven naar de volgende werkdag als ze op een zaterdag, een zondag of een feestdag valt
Einddatum	begindatum + duur − 1 dag (02/10/2026 + 6 maanden geeft 01/04/2027)
Uiterste datum voor verzet	einddatum − opzeggingstermijn, laatste dag inbegrepen
Verlenging	de dag na de einddatum, zonder verzet: onbepaalde duur

De herroepingstermijn

Tijdens deze termijn kan het zoekertje niet gepubliceerd worden.
Vraagt de verkoper uitdrukkelijk om vroeger te publiceren: noteer bij Hoe het uitdrukkelijke verzoek werd ontvangen hoe u het ontvangen hebt (minstens 10 tekens, bijvoorbeeld „e-mail van de opdrachtgever van 3 oktober, 14.12 u“), klik op Uitdrukkelijk verzoek registreren en bevestig.

Verzet tegen de verlenging

Vul Betekend op (geen datum in de toekomst) en Door („de opdrachtgever“ of „het kantoor“) in.
Klik op Verzet registreren.

Na de uiterste datum weigert het scherm: „Te laat: het verzet moest uiterlijk op … betekend worden.“. Met een verzet sluit de opdracht vanzelf af op haar einddatum.

De waarschuwingen

De makelaar van de opdracht krijgt een taak 30 dagen en daarna 7 dagen vóór de uiterste datum voor verzet en vóór de einddatum. De taak op 7 dagen wordt niet aangemaakt als die op 30 dagen afgewerkt is. Zie Taken en opvolging.

De opdracht afsluiten

Kies de Reden: Herroepen (alleen tijdens de herroepingstermijn), Opgezegd, Verkocht (verkoop) of Verhuurd (verhuur).
Vul Betekend op in.
Klik op Einde registreren en bevestig. Dit is definitief.

Wat er daarna gebeurt:

de status van de opdracht wordt de gekozen reden;
het zoekertje wordt „Verkocht“ als het „Onder compromis“ stond, „Verhuurd“ als het online of onder optie stond, anders „Ingetrokken“;
er wordt een taak „geïnformeerde kandidaten“ aangemaakt voor de makelaar.

Een opzegging na verlenging gaat in na de opzegtermijn: de opdracht blijft tot dan actief. Tijdens de initiële periode gaat ze dezelfde dag in.

De kandidaten meedelen aan de opdrachtgever

Zodra de opdracht beëindigd is, toont het scherm „Mee te delen uiterlijk op … (zeven werkdagen).“. De toepassing telt de zaterdag mee, maar niet de zondag en de feestdagen.

Som bij De kandidaten, één per regel de kandidaten op (laat leeg als er geen zijn).
Klik op Naar de opdrachtgever sturen en bevestig.

Elke verkoper met een e-mailadres ontvangt „De geïnformeerde kandidaten — …“, en de taak wordt gesloten. Heeft geen enkele verkoper een e-mailadres, dan vertrekt er niets en blijft de taak open.

De bijvoegsels

Klik op Nieuw bijvoegsel (ondertekende opdracht, niet afgesloten, zonder ander lopend bijvoegsel).
Vul alleen in wat verandert: Nieuwe prijs (€), Nieuwe duur (maanden), Vergoeding, Overeengekomen verkoopvoorwaarden.
Klik op Bijvoegsel aanmaken en daarna op Document genereren.
Klik op Ter ondertekening versturen: dezelfde ondertekenaars als voor de opdracht, daarna de makelaar, op de tablet.

Elk bijvoegsel toont een tabel Voorwaarde / Voor / Na en zijn status („Ontwerp“, „In ondertekening“, „Ondertekend“, „Stopgezet“).
Zodra het bijvoegsel ondertekend is, vervangen de nieuwe voorwaarden die van de opdracht.
Stopzetten beëindigt een niet-ondertekend bijvoegsel. Eén bijvoegsel tegelijk: „Er loopt al een bijvoegsel: rond het af of zet het stop.“.

Het aantal ondertekeningen in uw formule

Uw abonnementsformule bevat een aantal verzendingen ter ondertekening.
Een verzending van een opdracht of een bijvoegsel telt één keer, ongeacht het aantal ondertekenaars.
Een geannuleerde en opnieuw verstuurde verzending telt twee keer.
De ondertekeningen worden nooit geblokkeerd: verzendingen boven het forfait worden gefactureerd op de vervaldag van het abonnement. Volg uw verbruik op in Abonnement en facturatie.

De ruimte van de verkoper

In het overzicht opent de kaart Ruimte van de verkoper zodra de opdracht ondertekend is. De verkoper volgt er de verkoop via een persoonlijke link: weergaven, contacten, bezoeken, biedingen, documenten en vervaldata.

De link versturen

Klik op De link sturen (of Een nieuwe link sturen) naast de verkoper.
De verkoper ontvangt de e-mail „Uw ruimte om de verkoop te volgen — …“.

Elke link toont „Link actief tot …“ en de datum waarop hij het laatst geopend werd, of „nooit geopend“.
Een nieuwe link schakelt de oude niet uit. Om een link af te sluiten, klikt u op Uitschakelen.
Zonder e-mailadres: „Geen e-mailadres: voeg het toe op zijn fiche om hem een link te sturen.“.

Een bod doorgeven

Klik op Een bod doorgeven.
Vul Bieder, Bedrag (€) en Ontvangen op (verplicht) in, en zo nodig Geldig tot en Voorwaarden.
Klik op Doorgeven aan de verkoper.

De verkoper ontvangt de e-mail „Een bod op uw pand — …“. De opvolging toont „doorgegeven op …“, daarna „ontvangst bevestigd op …“ wanneer de verkoper bevestigt vanuit zijn ruimte.

De verslagen aan de verkoper

Een verslag vertrekt automatisch op de 1e van elke maand, voor de afgelopen maand, voor elke ondertekende opdracht.
De knop Een tussentijdse stand sturen stuurt een verslag van de 1e van de maand tot vandaag.
Het verslag geeft de weergaven, de contactaanvragen, de favorieten, de uitgevoerde en geplande bezoeken, de biedingen, het einde van de opdracht en de uiterste datum voor verzet. De onderhandelingsmarge staat er nooit in.

De kant van de verkoper wordt beschreven in De ruimte van de opdrachtgever.