Een opdracht aanmaken

Een verkoop- of verhuuropdracht openen, ze stap voor stap invullen, daarna het overzicht nalezen en het pdf-document aanmaken.

De opdrachten staan in het menu Panden en opdrachten › Opdrachten. Een opdracht is ofwel voor Verkoop, ofwel voor Verhuur; bij verhuur spreken de schermen van verhuurder, huurprijs en ereloon.

Wie wat kan doen

• De beheerder, de manager en de makelaar openen, vullen in, laten ondertekenen en sluiten de opdrachten af. Er is geen bijzonder recht nodig.
• Een makelaar ziet alle opdrachten van het kantoor, niet alleen de zijne, en kan ze allemaal wijzigen.
• De makelaar van de opdracht is de persoon die ze aanmaakt. Dat verandert daarna niet meer.
• Alleen de beheerder vult Mijn kantoor in: de wettelijke gegevens van het kantoor (KBO, BIV, verzekering) die in de opdracht worden overgenomen.
• Elke handeling (aanmaak, gewijzigd veld, geopende stap, document, handtekening) wordt in het auditlogboek van de opdracht ingeschreven, met haar auteur. Dat logboek kan niet gewijzigd of gewist worden.

De lijst van opdrachten

De pagina Opdrachten toont een tabel:

• De opdrachten zijn gesorteerd van de laatst gewijzigde naar de oudste.
• Klik op een regel om de opdracht te openen.
• De lijst heeft geen filter en geen volgende pagina's: ze toont de 50 laatst gewijzigde opdrachten.

Een nieuwe opdracht openen

Vanuit de lijst

1. Klik op Nieuwe opdracht.
2. Kies bij de vraag „Wat vertrouwt de eigenaar u toe?“ Verkoop of Verhuur (Verkoop is standaard aangevinkt).
3. Typ bij Een contact zoeken minstens 2 tekens van de naam van de verkoper (of de verhuurder).
4. Klik op het gevonden contact. Bestaat het nog niet, klik dan op Contact « … » aanmaken: het wordt aangemaakt met de ingevoerde naam („Marie Dupont“ geeft de voornaam Marie en de naam Dupont).

Vanuit de fiche van een contact

Klik op de fiche van het contact op Een opdracht openen. De opdracht wordt geopend voor verkoop, met dit contact als eerste verkoper.

Vanuit een particuliere verkoper

Klik in Klantrelatie › Particuliere verkopers op Mandaat aanmaken onder de ontvangen schatting. De opdracht wordt geopend voor verkoop en neemt de kenmerken van het pand, de prijs en het PEB/EPC-certificaat over die de particulier had ingevoerd. Bestaat de opdracht al, dan wordt de knop Mandaat openen. Zie De particuliere verkopers.

Wat er daarna gebeurt, in de drie gevallen:

• de opdracht wordt aangemaakt met de status „Ontwerp“, met het gekozen contact als eerste verkoper;
• de assistent van de opdracht opent bij stap 1;
• een gebeurtenis „opdracht“ verschijnt in de historiek van het contact;
• bij verhuur wordt het ereloon voorgesteld „In maanden huur“.

De assistent in zes stappen

• Elk veld wordt vanzelf opgeslagen wanneer u het verlaat. Er is geen knop „Opslaan“. Bovenaan het scherm leest u „Opslaan…“, dan „Opgeslagen“, of „Niet opgeslagen — probeer opnieuw“.
• Een stap opent alleen als alle vorige stappen volledig zijn. Een gesloten stap draagt een hangslot en de tooltip „Vul eerst stap n aan.“. Een volledige stap draagt een vinkje.
• Ga van de ene stap naar de andere met Vorige stap en Volgende stap. Volgende stap blijft grijs zolang de huidige stap onvolledig is.
• Onderaan elke stap somt het kader „Om naar de volgende stap te gaan“ precies op wat ontbreekt.
• Wanneer u een opdracht opnieuw opent, opent de assistent bij de eerste onvolledige stap.
• Zodra de opdracht „Ter ondertekening“ of „Ondertekend“ is, worden stappen 1 tot 5 alleen-lezen (zie De opdracht ondertekenen).

Stap 1 — Kantoor en verkopers

Het kantoor en de makelaar

De kaart Kantoor neemt de benaming, het adres, het KBO-nummer, het BIV-nummer, de Beroepsaansprakelijkheid en de Borgstelling van het kantoor over. Ontbreekt er iets, dan verschijnt de melding „Wettelijke gegevens van het kantoor onvolledig: … Ze zijn vereist om de opdracht op te maken.“. De beheerder ziet de link Aanvullen in Mijn kantoor. Zie Mijn kantoor.

De kaart Makelaar toont de naam van de makelaar van de opdracht en zijn BIV-nummer, of „niet ingevuld“.

De verkopers

Eén kaart per verkoper. Bovenaan de kaart staat de lijst van wat nog ontbreekt.

• Natuurlijke persoon: Voornaam, Naam, Geboortedatum, Adres, Postcode, Gemeente, E-mailadres (geldig), Telefoon en Burgerlijke staat zijn verplicht. Is de burgerlijke staat „Gehuwd“, dan is ook het Huwelijksstelsel verplicht. Geboorteplaats en Nummer identiteitskaart zijn facultatief.
• Rechtspersoon: Benaming en Ondernemingsnummer (KBO) zijn verplicht, en u moet zijn Gemachtigde vertegenwoordiger aanduiden.
• Rechten op het pand: Recht op het pand (Volle eigendom, Naakte eigendom of Vruchtgebruik) en Aandeel (bijvoorbeeld 1, 1/2 of 1/3).
• Is de verkoper gehuwd onder het wettelijk stelsel: beantwoord „Is het pand een gemeenschappelijk goed van het koppel?“.
• Is de verkoper gehuwd of wettelijk samenwonend: vink zo nodig Het is de gezinswoning van de verkoper aan, en duid de Echtgeno(o)t(e) of wettelijk samenwonende aan (met zijn of haar e-mailadres).

Om een mede-eigenaar toe te voegen, klikt u op Een verkoper toevoegen en zoekt of maakt u het contact aan. Om er een te verwijderen, klikt u op Deze verkoper verwijderen (onmogelijk als er nog maar één verkoper overblijft). Fiche bekijken opent de contactfiche.

De verplichte ondertekenaars

De kaart Verplichte ondertekenaars vult zich vanzelf: ze wordt niet ingevoerd. De toepassing plaatst er:

• elke houder van een recht op het pand;
• voor een vennootschap, haar gemachtigde vertegenwoordiger;
• de echtgeno(o)t(e) als de verkoper gehuwd is onder de algehele gemeenschap, of onder het wettelijk stelsel wanneer het pand gemeenschappelijk is;
• de echtgeno(o)t(e) of wettelijk samenwonende wanneer het pand de gezinswoning is.

Elke ondertekenaar wordt getoond met zijn e-mail en de reden van zijn handtekening („Eigenaar“, „Vruchtgebruiker“, „Echtgeno(o)t(e) — gezinswoning“…).

Om naar stap 2 te gaan

• minstens één verkoper, en elke verkoper volledig;
• de aandelen dekken het hele pand (bijvoorbeeld twee keer 1/2, of een vruchtgebruik en een naakte eigendom);
• elke ondertekenaar heeft een geldig e-mailadres.

Stap 2 — Het pand

1. Typ bij Adres van het pand de Postcode en daarna het begin van de Straat: kies het voorgestelde adres (het komt uit de officiële Belgische registers). Vul Nummer en zo nodig Bus aan.
2. Verschijnt er een voorstel „Perceel gevonden in het kadaster: …“, klik dan op Gebruiken om het Kadaster in te vullen. U kunt ook Afdeling, Sectie, Perceel en Kadastraal inkomen (€) met de hand invoeren.
3. Kies het Type pand: Huis, Appartement, Grond, Opbrengsteigendom, Handelspand, Kantoor, Garage of Andere. U kunt de Datum van de aankoopakte en de Notaris van de akte noteren.
4. Geef de Bewoning aan: Vrij, Bewoond door de eigenaar of Verhuurd (in dat geval Begin van de huur, Einde van de huur en Maandelijkse huurprijs).

• Een adres gekozen uit de voorstellen draagt de badge „Officieel adres“ en het gewest van het pand („Wallonië“, „Brussel-Hoofdstad“, „Vlaanderen“). Een adres dat met de hand aangepast wordt, verliest die badge.
• Om naar stap 3 te gaan: de straat, het nummer, de postcode, de gemeente en het type pand.

Stap 3 — Beschrijving

Verplicht: Bewoonbare oppervlakte (m²), Slaapkamers en Algemene staat (Nieuw, Uitstekend, Goed, Op te frissen, Te renoveren, Te slopen).

De rest is facultatief: oppervlakte van het perceel, oppervlakte per ruimte (Een ruimte toevoegen), badkamers, toiletten, verdiepingen, bouw- en renovatiejaar, verwarming en isolatie, tuin en terras, garages en parkeerplaatsen, keuken en uitrusting.

De zone Beschrijving wordt opgesteld in de taal van de verkoper; vermeld die bij Taal van de beschrijving. Deze tekst en deze taal dienen daarna als basis voor het zoekertje.

Stap 4 — Documenten

De lijst van wettelijke documenten volgt het gewest van het pand, afgeleid uit de postcode. Is het fout, corrigeer dan het Gewest in de kaart Wettelijke documenten.

1. Kies voor elk document zijn status: Te bezorgen, Aangevraagd, Ontvangen of Niet van toepassing.
2. Voeg het bestand toe met Bestand toevoegen (PDF of foto, hoogstens 20 MB).
3. Vul voor het energiecertificaat Energieklasse, Verbruik (kWh/m².jaar), Nummer van het certificaat en Geldig tot in.

• Bij verhuur wordt alleen het energiecertificaat gevraagd.
• Elk document dat nog bezorgd moet worden, wordt een taak, één per document. Het aantal open taken staat in de kaart.
• Een document waarvan de geldigheid binnen minder dan 30 dagen afloopt, draagt „Verloopt binnenkort“, daarna „Verlopen“.
• Om naar stap 5 te gaan: het energiecertificaat (PEB, of EPC in Vlaanderen) moet minstens Aangevraagd zijn. „Niet van toepassing“ volstaat niet.

Stap 5 — Voorwaarden

De opdracht en de prijs

• Soort opdracht: Exclusief (standaard) of Niet-exclusief.
• Duur (maanden): van 1 tot 60. Begindatum. Plaats van ondertekening (leeg: de gemeente van het kantoor).
• Vraagprijs (€) (verhuur: Maandelijkse huurprijs zonder kosten (€)).
• Onderhandelingsmarge (€): ze blijft vertrouwelijk en verschijnt in geen enkel document voor de verkoper en in geen enkele publicatie.
• Bij verhuur: Kosten (Provisie (met jaarlijkse afrekening) of Forfait) en Maandelijkse kosten (€).

Voer de bedragen in als „345 000“ of „12 523,50“.

De huurvoorwaarden (alleen verhuur)

• Voorgesteld type huurovereenkomst: Hoofdverblijfplaats, Korte duur, Student of Medehuur (geen medehuur in Vlaanderen).
• Huurwaarborg (maanden huur): het scherm herinnert aan het maximum dat geldt in het gewest van het pand.
• Beschikbaar vanaf, en in Brussel de Referentiehuurprijs (Brussel).
• Vakjes Gemeubeld, Het kantoor beheert ook het verhuurde pand (huurbeheer) en De verhuurder keurt de kandidaat zelf goed.

De commissie

1. Kies het Soort commissie: Percentage van de prijs of Forfait (bij verhuur: In maanden huur of Forfait).
2. Vul het Percentage (%), het Forfait (€) of het Ereloon (maanden) in.
3. Vink Bedrag incl. btw ingevoerd aan als uw bedrag de btw bevat.

Het scherm berekent het bedrag excl. btw en incl. btw (btw van 21 %). Een percentage bedraagt niet meer dan 100 %, en het ereloon voor verhuur bedraagt niet meer dan 12 maanden huur.

Duur, verlenging, opzegging

• Opzeggingstermijn (maanden) (standaard 1) en Opzegging na verlenging (maanden) (standaard 2). Het scherm berekent het Einde van de opdracht en de Laatste dag om de verlenging te weigeren (inbegrepen).
• Opzegging en vergoedingen: de percentages en termijnen worden standaard voorgesteld; pas ze zo nodig aan.

Reclame, documenten en toestemmingen

• Overeengekomen reclamedragers: vink de kanalen aan die met de verkoper zijn afgesproken (Immoweb, Immovlan, Zimmo, ImmoBooking, website van het kantoor, sociale media, bord, kopersbestand, etalage).
• Documenten van de verkoop (artikel 5): geef voor elk document van stap 4 aan of het Verkregen door De makelaar of De opdrachtgever wordt. Is het de makelaar, vermeld dan de Kostprijs incl. btw (€) en vink Uitdrukkelijk akkoord van de opdrachtgever aan.
• Verkoopsvoorwaarden: overeengekomen voorwaarden, kosten ten laste van de verkoper, overhandiging van de sleutels.
• Toestemmingen: de drie vakjes zijn verplicht — algemene voorwaarden aanvaard, precontractuele informatie overhandigd, informatie over persoonsgegevens.

Om naar stap 6 te gaan

• de prijs (of de huurprijs), de commissie, de duur en de begindatum;
• de drie toestemmingen aangevinkt;
• bij verhuur bovendien: de kosten, een type huurovereenkomst dat in het gewest mogelijk is, een waarborg binnen het maximum.

Het overzicht en het pdf-document

Wanneer stappen 1 tot 5 volledig zijn, toont de assistent „De opdracht is volledig: overloop het overzicht met de verkoper en maak het document aan.“.

1. Klik op Overzicht bekijken.
2. Overloop met de verkoper: de partijen, de ondertekenaars, het pand, de duur en de datums ervan, de prijs en de commissie, de vergoedingen, de reclame, de documenten, de voorwaarden en het auditlogboek. De onderhandelingsmarge staat er niet in.
3. Klik op Pdf aanmaken.
4. Wacht op „Document klaar (tekst …).“ en klik dan op Pdf openen om het te controleren.

Wat er daarna gebeurt:

• de opdracht krijgt haar referentie, in de vorm „IB-JJJJ-NNNN“;
• het document wordt opgeborgen bij de documenten van het pand. Verbetert u de opdracht en klikt u daarna op Opnieuw aanmaken, dan wordt een nieuwe versie toegevoegd: de oude wordt niet overschreven;
• in stap 6 kunt u de opdracht dan ter ondertekening versturen (zie De opdracht ondertekenen).