De contacten

Contactfiches zoeken, aanmaken en bijwerken, dubbels samenvoegen, per e-mail schrijven en AVG-verzoeken beantwoorden.

Menu, groep Klantrelatie, rubriek Contacten. De beheerder, de manager en de makelaar zien alle contacten van het kantoor: er is geen filter „mijn contacten“.

Een contact zoeken

• Zoeken: naam, voornaam, benaming, e-mail, telefoon of plaats, zonder rekening te houden met accenten of hoofdletters. Een deel van een nummer volstaat: „0470 12“ vindt 0470123456.
• Rollen: Eigenaar, Kandidaat-koper, Kandidaat-huurder, Dienstverlener, Aanbrenger. Een contact verschijnt als het minstens één van de gekozen rollen heeft.
• Sorteren: Op naam (standaard) of Meest recent (laatste wijziging eerst).

De lijst toont 50 contacten per pagina. Een klik op een regel opent de fiche. De filters blijven in het adres van de pagina: een gedeelde link toont dezelfde lijst.

Een contact aanmaken

1. Klik op Nieuw contact.
2. Kies het Type: Natuurlijke persoon of Rechtspersoon, en de Taal van het contact.
3. Vul minstens de Naam in. Voor een rechtspersoon is ook de Benaming verplicht.
4. Vink zijn Rollen aan en vul aan wat u weet: E-mailadres, Telefoon, adres, Bron. Voor een natuurlijke persoon: Geboortedatum, Burgerlijke staat (en Huwelijksstelsel bij „Gehuwd“), Geboorteplaats, Nummer identiteitskaart.
5. Klik op Contact aanmaken.

De melding „Contact aangemaakt.“ verschijnt en de fiche opent.

De fiche van een contact

Identiteit en gegevens

Wijzig de velden en klik op Opslaan (de knop wordt actief zodra een veld verandert). Melding: „Contact opgeslagen.“

Het opslaan weigert alleen nieuwe problemen: een fiche die al onvolledig was, verbetert u veld per veld, zonder alles in één keer te moeten invullen.

Notities

Schrijf in Nieuwe notitie (hoogstens 5 000 tekens) en klik op Notitie toevoegen. Elke notitie bewaart haar datum, haar uur en haar auteur.

Toestemmingen

1. Open Toestemming registreren.
2. Kies het Doel: Opnieuw gecontacteerd worden voor andere panden, De nieuwsbrief ontvangen of Delen met partners (notaris, bank…).
3. Geef Gegeven of Geweigerd of ingetrokken aan.
4. Vul Hoe ze werd verkregen in (verplicht).
5. Klik op Toestemming registreren.

De fiche toont de laatste stand van elk doel. Niets wordt overschreven: de volledige historiek blijft bewaard.

Banden tussen contacten

1. Open Band toevoegen.
2. Typ bij Met minstens 2 tekens en kies het contact.
3. Kies de Aard van de band: Echtgeno(o)t(e), Mede-eigenaar, Vertegenwoordiger of Andere band.
4. Klik op Band toevoegen.

Band verwijderen verwijdert hem.

Documentenkluis

De stukken van de persoon: identiteit, adresbewijs… De bestanden zijn nooit openbaar.

1. Kies het Soort document: Identiteitsbewijs, Adresbewijs of Ander document.
2. Klik op Document toevoegen.
3. Klik op de aangemaakte kaart op Bestand toevoegen en geef zo nodig Geldig tot aan.

Historiek

De laatste 200 gebeurtenissen van de fiche (aanmaak, wijzigingen, notities, banden, toestemmingen, samenvoeging, export, verzet, geopende opdracht), met hun datum en hun auteur.

Een opdracht openen

Een opdracht openen, bovenaan de fiche, maakt een ontwerpopdracht voor verkoop aan met dit contact als verkoper, en opent ze. Zie Een opdracht aanmaken.

Het contact per e-mail schrijven

Het blok E-mailuitwisselingen, onder de fiche, toont de e-mails verstuurd vanuit de toepassing en die ontvangen in de gekoppelde mailboxen van de makelaars, gekoppeld via het adres van het contact. Het hele team ziet ze.

1. Klik op Schrijven.
2. Kies desgewenst een Sjabloon: het vult de voornaam, de naam, uw naam en die van het kantoor in.
3. Vul Onderwerp en Bericht in.
4. Klik op Versturen.

• Het bericht vertrekt vanuit uw eigen mailbox. Melding: „Bericht wordt verstuurd vanaf uw adres.“
• Zonder gekoppelde mailbox leidt de link Koppel uw mailbox om hiervandaan te schrijven naar Koppelingen (zie Agenda en koppelingen).
• Een contact zonder e-mailadres toont „Dit contact heeft geen e-mailadres.“
• Een mislukte verzending draagt de badge „Mislukt“.

Twee dubbels samenvoegen

1. Vink in de lijst precies twee contacten aan.
2. Klik op De twee gekozen contacten samenvoegen.
3. Controleer welk contact „Behouden contact“ is en welk „Samengevoegd en verwijderd“. Omwisselen wisselt de twee om.
4. Kies voor elk gegeven dat aan beide kanten anders ingevuld is, de waarde die u behoudt.
5. Vink Ik begrijp dat het samenvoegen definitief is. aan.
6. Klik op Samenvoegen.

Wat er daarna gebeurt:

• een veld dat aan één kant leeg is, krijgt de waarde van de andere kant; de rollen worden opgeteld; een verzet tegen prospectie geldt voor beide;
• de burgerlijke identiteit (geboorte, burgerlijke staat, stelsel, identiteitskaart) wordt niet ter keuze voorgelegd: het behouden contact behoudt de zijne en vult alleen aan wat ontbreekt;
• de notities, toestemmingen, banden, de historiek en de koppelingen aan opdrachten gaan naar het behouden contact;
• de andere fiche wordt verwijderd. Het samenvoegen kan niet ongedaan gemaakt worden.

Persoonsgegevens (AVG)

Het blok Persoonsgegevens (AVG) van de fiche beantwoordt de verzoeken van de persoon.