Die Kontakte

Kontaktkarten suchen, anlegen und aktuell halten, Dubletten zusammenführen, per E-Mail schreiben und auf DSGVO-Anfragen antworten.

Menü, Gruppe Kundenbeziehung, Rubrik Kontakte. Administrator, Manager und Makler sehen alle Kontakte der Agentur: Es gibt keinen Filter „meine Kontakte“.

Einen Kontakt suchen

• Suchen: Nachname, Vorname, Firmenname, E-Mail, Telefon oder Ort, ohne Rücksicht auf Akzente und Großschreibung. Eine Teilnummer genügt: „0470 12“ findet 0470123456.
• Rollen: Eigentümer, Kaufinteressent, Mietinteressent, Dienstleister, Vermittler. Ein Kontakt erscheint, wenn er mindestens eine der gewählten Rollen hat.
• Sortieren: Nach Name (Standard) oder Neueste zuerst (zuletzt geändert zuerst).

Die Liste zeigt 50 Kontakte pro Seite. Ein Klick auf eine Zeile öffnet die Karte. Die Filter bleiben in der Adresse der Seite: Ein geteilter Link zeigt dieselbe Liste.

Einen Kontakt anlegen

1. Klicken Sie auf Neuer Kontakt.
2. Wählen Sie die Art: Natürliche Person oder Juristische Person, und die Sprache des Kontakts.
3. Füllen Sie mindestens den Nachnamen aus. Bei einer juristischen Person ist auch der Firmenname Pflicht.
4. Kreuzen Sie seine Rollen an und ergänzen Sie dann, was Sie wissen: E-Mail-Adresse, Telefon, Adresse, Quelle. Bei einer natürlichen Person: Geburtsdatum, Familienstand (und Güterstand bei „Verheiratet“), Geburtsort, Personalausweisnummer.
5. Klicken Sie auf Kontakt anlegen.

Die Meldung „Kontakt angelegt.“ wird angezeigt und die Karte öffnet sich.

Die Karte eines Kontakts

Identität und Kontaktdaten

Ändern Sie die Felder und klicken Sie dann auf Speichern (die Schaltfläche wird aktiv, sobald sich ein Feld ändert). Meldung: „Kontakt gespeichert.“

Das Speichern lehnt nur neue Probleme ab: Eine bereits unvollständige Karte lässt sich Feld für Feld korrigieren, ohne alles auf einmal ausfüllen zu müssen.

Notizen

Schreiben Sie in Neue Notiz (höchstens 5.000 Zeichen) und klicken Sie dann auf Notiz hinzufügen. Jede Notiz behält Datum, Uhrzeit und Verfasser.

Einwilligungen

1. Öffnen Sie Einwilligung erfassen.
2. Wählen Sie den Zweck: Für andere Immobilien kontaktiert werden, Den Newsletter erhalten oder Weitergabe an Partner (Notar, Bank…).
3. Geben Sie Erteilt oder Verweigert oder widerrufen an.
4. Füllen Sie Wie sie eingeholt wurde aus (Pflichtfeld).
5. Klicken Sie auf Einwilligung erfassen.

Die Karte zeigt den letzten Stand jedes Zwecks. Nichts wird überschrieben: Der vollständige Verlauf bleibt erhalten.

Beziehungen zwischen Kontakten

1. Öffnen Sie Beziehung hinzufügen.
2. Geben Sie unter Mit mindestens 2 Zeichen ein und wählen Sie den Kontakt.
3. Wählen Sie die Art der Beziehung: Ehepartner, Miteigentümer, Vertreter oder Andere Beziehung.
4. Klicken Sie auf Beziehung hinzufügen.

Beziehung entfernen löscht sie.

Dokumententresor

Die Unterlagen der Person: Ausweis, Adressnachweis… Die Dateien sind nie öffentlich.

1. Wählen Sie die Art des Dokuments: Ausweisdokument, Adressnachweis oder Anderes Dokument.
2. Klicken Sie auf Dokument hinzufügen.
3. Klicken Sie auf der angelegten Karte auf Datei hochladen und geben Sie bei Bedarf Gültig bis an.

Verlauf

Die letzten 200 Ereignisse der Karte (Anlage, Änderungen, Notizen, Beziehungen, Einwilligungen, Zusammenführung, Export, Widerspruch, eröffneter Auftrag), mit Datum und Verfasser.

Einen Auftrag öffnen

Auftrag öffnen, oben auf der Karte, legt einen Auftrag für einen Verkauf als Entwurf mit diesem Kontakt als Verkäufer an und öffnet ihn. Siehe Einen Auftrag anlegen.

Dem Kontakt per E-Mail schreiben

Der Block E-Mail-Austausch unter der Karte zeigt die aus der Anwendung gesendeten E-Mails und die in den verbundenen Postfächern der Makler eingegangenen, zugeordnet über die Adresse des Kontakts. Das ganze Team sieht sie.

1. Klicken Sie auf Schreiben.
2. Wählen Sie bei Bedarf eine Vorlage: Sie füllt Vorname, Nachname, Ihren Namen und den der Agentur aus.
3. Füllen Sie Betreff und Nachricht aus.
4. Klicken Sie auf Senden.

• Die Nachricht geht von Ihrem eigenen E-Mail-Postfach aus. Meldung: „Nachricht wird von Ihrer Adresse gesendet.“
• Ohne verbundenes Postfach führt der Link Verbinden Sie Ihr Postfach, um von hier zu schreiben zu Verbindungen (siehe Kalender und Verbindungen).
• Ein Kontakt ohne E-Mail-Adresse zeigt „Dieser Kontakt hat keine E-Mail-Adresse.“
• Ein fehlgeschlagener Versand trägt das Abzeichen „Fehlgeschlagen“.

Zwei Dubletten zusammenführen

1. Kreuzen Sie in der Liste genau zwei Kontakte an.
2. Klicken Sie auf Die zwei ausgewählten Kontakte zusammenführen.
3. Prüfen Sie, welcher Kontakt „Behaltener Kontakt“ und welcher „Zusammengeführt und gelöscht“ ist. Tauschen vertauscht die beiden.
4. Wählen Sie für jede Angabe, die auf beiden Seiten unterschiedlich ausgefüllt ist, den zu behaltenden Wert.
5. Kreuzen Sie Ich verstehe, dass das Zusammenführen endgültig ist. an.
6. Klicken Sie auf Zusammenführen.

Was danach geschieht:

• ein auf einer Seite leeres Feld übernimmt den Wert der anderen; die Rollen werden addiert; ein Widerspruch gegen Werbung gilt für beide;
• die Personenstandsdaten (Geburt, Familienstand, Güterstand, Personalausweis) stehen nicht zur Auswahl: Der behaltene Kontakt behält seine eigenen und ergänzt nur, was ihm fehlt;
• Notizen, Einwilligungen, Beziehungen, der Verlauf und die Verknüpfungen mit Aufträgen gehen auf den behaltenen Kontakt über;
• die andere Karte wird gelöscht. Die Zusammenführung lässt sich nicht rückgängig machen.

Personenbezogene Daten (DSGVO)

Der Block Personenbezogene Daten (DSGVO) der Karte beantwortet die Anfragen der Person.