Online-Besichtigungen
Die Buchung von Besichtigungen öffnen, die Besichtigungen einer Anzeige verfolgen und dann den Bericht für den Verkäufer verfassen.
Die Besichtigungsregeln befinden sich unter Organisation › Online-Besichtigungen. Die Besichtigungen einer Immobilie verfolgen Sie auf dem Datenblatt ihrer Anzeige, Karte Besichtigungen.
Die Online-Buchung öffnen
Eine einzige Regel gilt für die ganze Agentur. Das ganze Team kann sie lesen; nur ein Mitglied mit dem Recht „Arbeitseinstellungen“ kann sie ändern (standardmäßig der Administrator und der Manager).
- Öffnen Sie Organisation › Online-Besichtigungen.
- Kreuzen Sie Online-Buchung geöffnet an.
- Stellen Sie unter Besichtigungszeiten jeden Zeitraum ein: den Tag, von, bis. Fügen Sie mit Einen Zeitraum hinzufügen weitere hinzu, entfernen Sie welche mit Entfernen.
- Stellen Sie die Dauern ein (siehe Tabelle unten).
- Wenn Sie möchten, fügen Sie mit Eine Frage hinzufügen Fragen an den Interessenten (höchstens 5) hinzu. Sie werden vor der Buchung gestellt, und die Antworten werden der Besichtigung beigefügt.
- Klicken Sie auf Speichern. Die Meldung „Besichtigungsregeln gespeichert.“ erscheint.
| Feld | Was es einstellt | Zulässige Werte |
|---|---|---|
| Dauer einer Besichtigung (Min.) | die Länge eines Termins | 15 bis 240 |
| Puffer davor und danach (Min.) | die freie Zeit, die um jeden Termin des Maklers herum freigehalten wird; sie trennt auch zwei Termine | 0 bis 120 |
| Mindestens buchen (Stunden im Voraus) | die Mindestfrist vor einer Besichtigung | 0 bis 168 |
| Anbieten bis (Tage) | wie weit im Voraus Termine angeboten werden | 1 bis 60 |
- Höchstens 21 Zeiträume. Ohne Zeitraum: „Kein Zeitraum: Es wird kein Termin angeboten.“.
- Eine Frage umfasst 3 bis 200 Zeichen.
- Solange die Agentur ihre Regeln nie gespeichert hat, zeigt die Seite „Die Online-Buchung ist für Ihre Agentur noch nicht geöffnet.“ an, und es wird kein Termin angeboten.
- Wenn Sie Online-Buchung geöffnet abwählen, gilt für Ihre Anzeigen wieder das einfache Kontaktformular. Ihre Einstellungen bleiben erhalten.
- Bei einem Fehler: „Die Regeln wurden nicht gespeichert. Prüfen Sie die Zeiten (Beginn vor Ende).“.
Welche Termine der Interessent sieht
- Die Termine werden anhand des Kalenders des Maklers des Auftrags berechnet. Der Interessent sieht nur die freien Termine, nie den Kalender.
- Jeder im Kalender des Maklers als Belegt markierte Termin blockiert den Zeitraum, einschließlich Puffer (siehe Kalender und Verbindungen).
- Termine werden nur angezeigt, wenn die Anzeige online auf dem Portal ist und aus einem Auftrag hervorgeht, und wenn die Buchung geöffnet ist.
- Der Interessent bucht auf dem öffentlichen Datenblatt der Immobilie, Block „Eine Besichtigung buchen“. Er gibt seinen Namen, seine E-Mail-Adresse und seine Telefonnummer an und beantwortet Ihre Fragen. Siehe Eine Besichtigung buchen.
Was nach einer Buchung geschieht
- Der Termin wird sofort reserviert. Die Besichtigung trägt das Abzeichen „Prüfung“.
- Der Interessent wird in Ihren Kontakten angelegt (oder wiedergefunden) und gelangt in die Phase Besichtigung der Pipeline.
- Die Anwendung prüft, ob der Kalender des Maklers noch frei ist. Hat der Makler Outlook oder Google verbunden, wird dieser Kalender zuerst neu gelesen. Ein inzwischen eingetragener Termin führt zur Ablehnung der Besichtigung.
- Bestätigte Besichtigung: Ein Termin „Besichtigung —“, gefolgt vom Titel der Anzeige und dem Namen des Interessenten, wird dem Kalender des Maklers hinzugefügt, mit den Kontaktdaten des Interessenten in den Notizen.
- Der Makler erhält die E-Mail „Neue Besichtigung“ mit der Telefonnummer des Interessenten und seinen Antworten.
- Der Interessent erhält die Bestätigung mit der genauen Adresse der Immobilie. Wird er abgelehnt, erhält er „Dieser Termin ist nicht mehr verfügbar“.
- Am Vortag erhält der Interessent eine Erinnerung (außer wenn die Besichtigung weniger als 24 Stunden vorher bestätigt wurde).
- Storniert der Interessent eine bestätigte Besichtigung, erhält der Makler „Besichtigung storniert“, und der Termin wird in seinem Kalender frei.
Die Karte „Besichtigungen“ der Anzeige
Die Karte listet die Besichtigungen der Immobilie auf: Datum und Uhrzeit, Abzeichen „Prüfung“, „Bestätigt“, „Abgelehnt“ oder „Storniert“ (mit „vom Interessenten“, „von der Agentur“ oder „Termin geändert“), Name des Interessenten (Link zu seinem Datenblatt), E-Mail-Adresse, Telefonnummer und Antworten.
- Anzeige ohne Auftrag: „Online-Besichtigungen gibt es für Anzeigen, die aus einem Auftrag hervorgehen.“.
- Buchung geschlossen: „Die Online-Buchung ist für Ihre Agentur geschlossen.“, mit dem Link Online-Besichtigungen einrichten.
Eine Besichtigung stornieren
- Klicken Sie in der Zeile der Besichtigung auf Stornieren.
- Bestätigen Sie: „Diese Besichtigung stornieren? Der Interessent wird per E-Mail benachrichtigt, und der Termin wird frei.“.
Der Termin verschwindet aus dem Kalender des Maklers und aus Outlook oder Google, falls verbunden.
Eine Gruppenbesichtigung eröffnen
- Klicken Sie auf Eine Gruppenbesichtigung eröffnen (nur sichtbar, wenn die Buchung geöffnet ist).
- Füllen Sie Tag, Uhrzeit, Dauer (Min.) (15 bis 480, standardmäßig 60) und Plätze (2 bis 50, standardmäßig 6) aus.
- Klicken Sie auf Eröffnen. Die Meldung „Gruppenbesichtigung eröffnet: Sie steht im Kalender des Maklers.“ erscheint.
- Ein Makler eröffnet eine Gruppenbesichtigung nur für seine eigenen Aufträge; der Administrator und der Manager für alle.
- Mögliche Ablehnungen: „Der Makler hat zu diesem Zeitpunkt bereits einen Termin.“, „Dieser Zeitpunkt ist bereits vorbei.“.
- Die Gruppenbesichtigung wird den Interessenten angeboten, solange Plätze frei sind. Die Liste zeigt die Zahl der Angemeldeten im Verhältnis zur Zahl der Plätze.
- Die Gruppenbesichtigung stornieren benachrichtigt jeden Angemeldeten per E-Mail.
Nach der Besichtigung
Diese Schaltflächen erscheinen bei einer bestätigten Besichtigung, deren Uhrzeit vorbei ist.
Der Interessent ist nicht gekommen
Klicken Sie auf Als abwesend markieren. Die Besichtigung trägt „Abwesend (No-Show)“. War doch da macht diese Wahl rückgängig. Eine als abwesend markierte Besichtigung hat keinen Bericht.
Die Rückmeldung des Interessenten
Wählen Sie unter Rückmeldung des Interessenten Interessiert oder Nicht interessiert, fügen Sie bei Bedarf einen Grund hinzu und klicken Sie dann auf Speichern („Rückmeldung gespeichert.“). Bei einer Mietimmobilie findet sich diese Rückmeldung in den Bewerbungen wieder.
Der Bericht für den Verkäufer
- Klicken Sie auf Bericht.
- Schreiben Sie unter Ihre Notizen (oder Ihr Diktat) Ihre Rohnotizen, oder klicken Sie auf Diktieren, wenn Ihr Browser dies erlaubt. Klicken Sie auf Notizen speichern.
- Klicken Sie auf Einen Text vorschlagen: Aus Ihren Notizen wird ein sauberer Text vorbereitet („Text wird verfasst…“).
- Lesen und korrigieren Sie den Text für den Verkäufer. Er ist in der Sprache des Verkäufers verfasst.
- Klicken Sie auf Freigeben und hinterlegen. Die Meldung „Bericht im Bereich des Verkäufers hinterlegt.“ erscheint.
- Nur der freigegebene Text ist für den Verkäufer in seinem Bereich sichtbar. Ihre Rohnotizen bleiben intern.
- Der freigegebene Text umfasst mindestens 10 Zeichen. Sie können ihn korrigieren und erneut freigeben.
- Bei der Freigabe wird keine E-Mail an den Verkäufer gesendet.
- Ist das unterstützte Verfassen nicht verfügbar, schreiben Sie den Text selbst.
- Solange der Bericht nicht freigegeben ist, kann in Ihren Aufgaben eine Erinnerung „Besichtigung ohne Bericht“ erscheinen (siehe Aufgaben und Nachfassen).