Online bezoeken

Online boeken van bezoeken openzetten, de bezoeken van een advertentie opvolgen en daarna het verslag voor de verkoper opstellen.

De bezoekregels vindt u in Organisatie › Online bezoeken. De bezoeken van een pand volgt u op de fiche van de advertentie, kaart Bezoeken.

Online boeken openzetten

Eén regel geldt voor het hele makelaarskantoor. Het hele team kan ze lezen; alleen een lid met het recht „Werkinstellingen“ kan ze wijzigen (standaard de beheerder en de manager).

1. Open Organisatie › Online bezoeken.
2. Vink Online boeken open aan.
3. Stel onder Bezoekuren elk tijdvak in: de dag, van, tot. Voeg er toe met Een tijdvak toevoegen, haal er weg met Verwijderen.
4. Stel de duurtijden in (zie de tabel hieronder).
5. Voeg desgewenst Vragen aan de kandidaat (maximaal 5) toe met Een vraag toevoegen. Ze worden vóór het boeken gesteld en de antwoorden worden bij het bezoek gevoegd.
6. Klik op Opslaan. Het bericht „Bezoekregels opgeslagen.“ verschijnt.

• Hoogstens 21 tijdvakken. Zonder tijdvak: „Geen tijdvak: er wordt geen tijdslot voorgesteld.“.
• Een vraag telt 3 tot 200 tekens.
• Zolang het kantoor zijn regels nog nooit heeft opgeslagen, toont de pagina „Online boeken is nog niet geopend voor uw kantoor.“ en wordt er geen tijdslot voorgesteld.
• Vinkt u Online boeken open uit, dan krijgen uw advertenties weer het gewone contactformulier. Uw instellingen blijven bewaard.
• Bij een fout: „De regels zijn niet opgeslagen. Controleer de uren (begin vóór einde).“.

Welke tijdsloten de kandidaat ziet

• De tijdsloten worden berekend op de agenda van de makelaar van de opdracht. De kandidaat ziet alleen de vrije tijdsloten, nooit de agenda.
• Elke afspraak die als Bezet is aangevinkt in de agenda van de makelaar, blokkeert het tijdvak, marge inbegrepen (zie Agenda en koppelingen).
• Er verschijnen alleen tijdsloten als de advertentie online staat op het portaal en uit een opdracht voortkomt, en als online boeken open is.
• De kandidaat boekt op de openbare fiche van het pand, blok „Een bezoek boeken“. Hij geeft zijn naam, e-mail en telefoon op en beantwoordt uw vragen. Zie Een bezoek boeken.

Wat er na een boeking gebeurt

• Het tijdslot wordt meteen vastgehouden. Het bezoek draagt het label „Controle“.
• De kandidaat wordt aangemaakt (of teruggevonden) in uw contacten en komt in de stap Bezoek van de pipeline.
• De applicatie controleert of de agenda van de makelaar nog altijd vrij is. Heeft de makelaar Outlook of Google gekoppeld, dan wordt die agenda eerst opnieuw gelezen. Een intussen geplande afspraak doet het bezoek weigeren.
• Bevestigd bezoek: een afspraak „Visite —“, gevolgd door de titel van de advertentie en de naam van de kandidaat, wordt aan de agenda van de makelaar toegevoegd, met de gegevens van de kandidaat in de notities.
• De makelaar ontvangt de e-mail „Nieuw bezoek“, met het telefoonnummer van de kandidaat en zijn antwoorden.
• De kandidaat ontvangt de bevestiging, met het precieze adres van het pand. Wordt het bezoek geweigerd, dan ontvangt hij „Dit tijdslot is niet meer beschikbaar“.
• De dag vooraf ontvangt de kandidaat een herinnering (behalve als het bezoek minder dan 24 uur vooraf werd bevestigd).
• Annuleert de kandidaat een bevestigd bezoek, dan ontvangt de makelaar „Bezoek geannuleerd“ en komt het tijdslot vrij in zijn agenda.

De kaart „Bezoeken“ van de advertentie

De kaart toont de bezoeken van het pand: datum en uur, label „Controle“, „Bevestigd“, „Geweigerd“ of „Geannuleerd“ (met „door de kandidaat“, „door het kantoor“ of „tijdslot gewijzigd“), naam van de kandidaat (link naar zijn fiche), e-mail, telefoon en Antwoorden.

• Advertentie zonder opdracht: „Online bezoeken openen voor panden die uit een opdracht voortkomen.“.
• Boeken gesloten: „Online boeken is gesloten voor uw kantoor.“, met de link Online bezoeken instellen.

Een bezoek annuleren

1. Klik op de regel van het bezoek op Annuleren.
2. Bevestig: „Dit bezoek annuleren? De kandidaat wordt per e-mail verwittigd en het tijdslot komt vrij.“.

De afspraak verdwijnt uit de agenda van de makelaar, en uit Outlook of Google als die gekoppeld is.

Een groepsbezoek openen

1. Klik op Een groepsbezoek openen (alleen zichtbaar als online boeken open is).
2. Vul Dag, Uur, Duur (min) (15 tot 480, standaard 60) en Plaatsen (2 tot 50, standaard 6) in.
3. Klik op Openen. Het bericht „Groepsbezoek geopend: het staat in de agenda van de makelaar.“ verschijnt.

• Een makelaar opent alleen een groepsbezoek voor zijn eigen opdrachten; de beheerder en de manager voor alle opdrachten.
• Mogelijke weigeringen: „De makelaar heeft op dat moment al een afspraak.“, „Dit moment is al voorbij.“.
• Het groepsbezoek wordt aan kandidaten voorgesteld zolang er plaatsen over zijn. De lijst toont het aantal ingeschrevenen op het aantal plaatsen.
• Het groepsbezoek annuleren verwittigt elke ingeschrevene per e-mail.

Na het bezoek

Deze knoppen verschijnen bij een bevestigd bezoek waarvan het uur voorbij is.

De kandidaat is niet gekomen

Klik op Als afwezig markeren. Het bezoek draagt „Afwezig (no-show)“. Hij was er wel maakt die keuze ongedaan. Een als afwezig gemarkeerd bezoek heeft geen verslag.

De feedback van de kandidaat

Kies onder Feedback van de kandidaat Geïnteresseerd of Niet geïnteresseerd, voeg zo nodig een Reden toe en klik op Opslaan („Feedback opgeslagen.“). Voor een te huur staand pand vindt u deze feedback terug bij de kandidaturen.

Het verslag voor de verkoper

1. Klik op Verslag.
2. Schrijf in Uw notities (of uw dictee) uw ruwe notities, of klik op Dicteren als uw browser dat toelaat. Klik op Notities opslaan.
3. Klik op Een tekst voorstellen: op basis van uw notities wordt een nette tekst opgesteld („Tekst wordt opgesteld…“).
4. Lees en verbeter de Tekst voor de verkoper. Hij is opgesteld in de taal van de verkoper.
5. Klik op Valideren en plaatsen. Het bericht „Verslag geplaatst in de ruimte van de verkoper.“ verschijnt.

• Alleen de gevalideerde tekst is zichtbaar voor de verkoper, in zijn ruimte. Uw ruwe notities blijven intern.
• De gevalideerde tekst telt minstens 10 tekens. U kunt hem verbeteren en opnieuw valideren.
• Bij de validatie wordt geen e-mail naar de verkoper gestuurd.
• Is de geassisteerde tekst niet beschikbaar, schrijf de tekst dan zelf.
• Zolang het verslag niet gevalideerd is, kan er een herinnering „Bezoek zonder verslag“ in uw taken verschijnen (zie Taken en herinneringen).